PAGE桂平市檔案館查閱制度一、總則（一）目的為了規(guī)范桂平市檔案館檔案查閱工作，保障檔案信息的合理利用，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本館實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于所有到桂平市檔案館查閱檔案的單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和檔案管理的相關(guān)規(guī)定開展查閱工作，確保查閱活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則在保障檔案信息合理利用的同時(shí)，切實(shí)做好檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.服務(wù)便民原則以方便查閱者為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化查閱流程，提高服務(wù)質(zhì)量，為查閱者提供高效、便捷的服務(wù)。二、查閱主體與權(quán)限（一）單位查閱1.機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等因工作需要，可以查閱本單位形成的檔案。查閱時(shí)，需出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍和時(shí)間，并加蓋單位公章。2.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等特殊檔案的查閱，需按照國(guó)家相關(guān)保密規(guī)定，經(jīng)有權(quán)限的部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行審批手續(xù)。（二）個(gè)人查閱1.公民因個(gè)人學(xué)習(xí)、研究、解決個(gè)人問題等需要，可以查閱與其自身相關(guān)的檔案。查閱時(shí)，需持本人有效身份證件，并填寫查閱申請(qǐng)表。2.涉及個(gè)人隱私等敏感信息的檔案查閱，需嚴(yán)格遵守相關(guān)保密規(guī)定，保護(hù)個(gè)人隱私。（三）其他查閱1.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門等因辦案需要查閱檔案的，需出具相關(guān)法律文書，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.境外組織和個(gè)人查閱檔案的，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。三、查閱流程（一）申請(qǐng)1.查閱者需提前向桂平市檔案館提出查閱申請(qǐng)。申請(qǐng)方式可以為現(xiàn)場(chǎng)提交、信函申請(qǐng)或網(wǎng)上申請(qǐng)等。2.申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括查閱者基本信息、查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等。3.單位申請(qǐng)需加蓋公章，個(gè)人申請(qǐng)需簽字確認(rèn)。（二）受理1.檔案館工作人員收到查閱申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)主體資格、查閱目的合理性、查閱范圍合規(guī)性等。2.對(duì)于符合條件的申請(qǐng)，予以受理，并向查閱者出具受理通知書；對(duì)于不符合條件的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)告知查閱者不予受理的原因。（三）登記1.對(duì)受理的查閱申請(qǐng)進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括申請(qǐng)時(shí)間、申請(qǐng)主體、查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間、受理人等。2.登記信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，并妥善保存，以備查詢。（四）調(diào)檔1.根據(jù)查閱申請(qǐng)，檔案館工作人員按照規(guī)定的程序和要求，從檔案庫房中調(diào)取相關(guān)檔案。2.調(diào)檔過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全，避免檔案受損。（五）查閱1.查閱者應(yīng)在檔案館指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.查閱者應(yīng)遵守查閱場(chǎng)所的管理制度，保持安靜，愛護(hù)檔案及查閱設(shè)備。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)使用檔案館提供的查閱工具，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。（六）歸還1.查閱完畢后，查閱者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案館工作人員。2.檔案館工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量、完整性等，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（七）注銷查閱申請(qǐng)完成后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)登記信息進(jìn)行注銷，確保檔案管理信息的準(zhǔn)確性。四、查閱范圍與限制（一）查閱范圍1.桂平市檔案館保存的各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等。2.符合查閱主體與權(quán)限規(guī)定的查閱者，可以按照規(guī)定查閱相應(yīng)范圍內(nèi)的檔案。（二）限制查閱1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等檔案，按照國(guó)家相關(guān)保密規(guī)定限制查閱。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱、摘抄、復(fù)制。2.正在形成過程中的檔案，一般不予查閱。確因工作需要查閱的，需經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.法律法規(guī)規(guī)定不得查閱的其他檔案。五、檔案利用方式（一）查閱查閱者可以直接在檔案館查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱復(fù)印件時(shí)，檔案館應(yīng)加蓋檔案查閱專用章。（二）摘抄查閱者因工作需要，可以摘抄檔案中的相關(guān)內(nèi)容。摘抄內(nèi)容應(yīng)經(jīng)檔案館工作人員核對(duì)無誤，并加蓋檔案查閱專用章。（三）復(fù)制查閱者如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定填寫復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制范圍、用途等。經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案查閱專用章，并與原件核對(duì)無誤。（四）咨詢查閱者在查閱檔案過程中，如有疑問或需要進(jìn)一步了解相關(guān)信息，可以向檔案館工作人員咨詢。檔案館工作人員應(yīng)提供必要的解答和幫助。六、安全與保密規(guī)定（一）安全管理1.檔案館應(yīng)加強(qiáng)檔案查閱場(chǎng)所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜設(shè)備、消防設(shè)備等。2.查閱場(chǎng)所應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，確保檔案存放環(huán)境安全。3.檔案館工作人員應(yīng)定期對(duì)檔案查閱場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。（二）保密措施1.檔案館工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱者在查閱檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播、泄露檔案信息。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等特殊檔案的查閱，應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行，并采取必要的保密措施。4.查閱結(jié)束后，查閱者應(yīng)將查閱過程中接觸到的檔案信息妥善保管，不得留存、傳播。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.桂平市檔案館應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案查閱工作的日常監(jiān)督檢查。2.檔案館工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱制度，規(guī)范操作流程，確保查閱工作的公正、公平、公開。3.對(duì)違反查閱制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）外部監(jiān)督1.接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，設(shè)立舉報(bào)電話、郵箱等，及時(shí)受理和處理社會(huì)公眾的舉報(bào)和投訴。2.