PAGE檔案室管理制度包括一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案室歸口負責，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項工作的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理公司各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，為公司各項工作提供便捷的檔案利用服務。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進行數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。4.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行處理。6.負責向公司內(nèi)部各部門及外部相關單位提供檔案查閱、借閱等服務，做好登記和跟蹤管理。7.開展檔案業(yè)務培訓和指導工作，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務水平。8.參與公司重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和整理。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負責檔案管理，并接受檔案室的業(yè)務指導。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案室，確保檔案的集中統(tǒng)一管理。3.在工作中積極配合檔案室做好檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程。2.認真履行崗位職責，負責檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。4.積極參加檔案業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務水平，為公司檔案管理工作提供優(yōu)質服務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項業(yè)務活動中產(chǎn)生的文件、合同、協(xié)議、報表、報告等，包括但不限于市場營銷、財務管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理等方面。3.公司內(nèi)部會議、培訓、活動等形成的文件材料，如會議紀要、培訓資料、活動方案等。4.公司員工的人事檔案，包括員工履歷、勞動合同、考核評價、獎懲記錄等。5.公司固定資產(chǎn)檔案，包括設備購置合同、驗收報告以及設備的使用、維護、維修記錄等。6.公司知識產(chǎn)權檔案，如專利證書、商標注冊文件、著作權登記證書等。7.公司與外部單位往來的文件材料，如信函、傳真、電子郵件等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案形成后及時收集，不得積壓或丟失。2.收集的檔案應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體形式符合要求。3.對于電子文件，應按照規(guī)定格式進行存儲，并確保其可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源與形成領域、時間、內(nèi)容等進行分類。一般可分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類、財務審計類、人力資源類、黨群工作類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）庫房管理1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防盜、防蟲、防潮的地點，配備必要的消防器材和溫濕度調(diào)節(jié)設備。2.庫房應劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進行。（二）檔案存放1.按照檔案分類和編號順序，將檔案上架存放，排列整齊，便于查找。2.對于不同保管期限的檔案，應分別存放，并有明顯標識。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。（三）安全防護1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.嚴格控制檔案庫房的訪問權限，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。3.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數(shù)量準確、內(nèi)容完整。（四）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定，應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況進行綜合判斷，并在檔案整理過程中予以明確標注。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案室負責人簽字批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱檔案應妥善保管，不得轉借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自復印、拍照、掃描檔案內(nèi)容。(二)檔案復制1.公司內(nèi)部人員因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理復制手續(xù)。2.檔案管理人員應按照規(guī)定的程序和要求進行復制操作，并對復制件進行核對和登記。3.復制檔案應使用符合質量要求的設備和材料，確保復制件清晰、完整、可讀。（三）檔案證明出具1.公司外部單位或個人因工作需要要求出具檔案證明的，應提供有效證明材料，并填寫《檔案證明申請表》，注明證明內(nèi)容、用途等。2.檔案室應根據(jù)檔案內(nèi)容，如實出具檔案證明，并加蓋檔案室印章。檔案證明應注明使用范圍和有效期限。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理制度，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限、失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，可予以銷毀。3.對涉及公司機密、知識產(chǎn)權等重要檔案，應根據(jù)實際情況延長保管期限，確保檔案的安全和保密。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領導批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應有專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應長期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質量，為公司各項工作提供更加便捷的檔案服務。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質檔案進行掃描，掃描分辨率應符合檔案管理的要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、責任者、保管期限等信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立準確的檔案數(shù)據(jù)庫。4.掛接存儲：將處理后的圖像文件與檔案數(shù)據(jù)庫進行掛接，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案管理信息系統(tǒng)應具備用戶管理、權限管理、檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能，滿足公司檔案管理工作的實際需求。2.定期對檔案管理信