PAGE碧桂園檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)碧桂園檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于碧桂園集團(tuán)總部及各下屬公司、項(xiàng)目公司等所有機(jī)構(gòu)和部門。（三）定義1.檔案：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案管理：對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作的統(tǒng)稱。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司的各項(xiàng)活動(dòng)。3.完整性原則：保證檔案的全面、系統(tǒng)，不遺漏重要信息。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。2.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。3.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，應(yīng)及時(shí)交本部門檔案管理人員進(jìn)行整理，定期移交公司檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的文件、證照等。2.公司各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。3.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。4.公司的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表等。5.公司的工程圖紙、設(shè)計(jì)方案、技術(shù)資料等。6.公司的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。7.公司的人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲等資料。8.公司的宣傳資料、廣告策劃、活動(dòng)照片等。9.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案。2.收集的檔案應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)類、人事類、工程技術(shù)類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（三）檔案保管要求1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的鑒定意見(jiàn)。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見(jiàn)。經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）利用1.建立檔案查閱制度，明確查閱范圍、查閱手續(xù)等。2.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督。4.檔案管理人員應(yīng)積極主動(dòng)地為利用者提供服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。5.利用檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將電子文件收集齊全，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理。2.電子檔案的整理應(yīng)與紙質(zhì)檔案的整理相對(duì)應(yīng)，確保兩者的一致性。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與保管1.采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等，對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.建立電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境的監(jiān)控機(jī)制，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）電子檔案的利用1.提供便捷的電子檔案檢索工具，方便利用者查找和獲取電子檔案。2.利用電子檔案時(shí)，應(yīng)確保其真實(shí)性和完整性，防止電子檔案被篡改。八、特殊載體檔案管理（一）照片檔案1.照片檔案應(yīng)按照拍攝時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，注明拍攝地點(diǎn)、人物、事由等。2.照片檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，存儲(chǔ)在電子檔案系統(tǒng)中，并同時(shí)保留紙質(zhì)照片。3.重要照片應(yīng)進(jìn)行沖印放大，制作相冊(cè)或展板，用于展示公司形象和歷史。（二）音像檔案1.音像檔案應(yīng)包括錄音帶、錄像帶、光盤等，按照內(nèi)容進(jìn)行分類整理。2.音像檔案應(yīng)進(jìn)行編目，注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。3.音像檔案的存儲(chǔ)和保管應(yīng)符合相關(guān)技術(shù)要求，確保音像資料的質(zhì)量。（三）實(shí)物檔案1.實(shí)物檔案應(yīng)包括公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、