PAGE工程設(shè)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程設(shè)計(jì)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案的管理，包括但不限于項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)過程文件、設(shè)計(jì)成果文件等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)工程設(shè)計(jì)檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目各階段形成的各類文件，確保檔案的完整性。4.準(zhǔn)確性原則檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、圖表等應(yīng)清晰、規(guī)范。5.安全性原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司相關(guān)制度，制定和完善工程設(shè)計(jì)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)工程設(shè)計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目文件的形成、積累和整理工作。4.定期對(duì)工程設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目文件的形成、積累和整理工作，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案管理要求，及時(shí)向檔案管理部門移交項(xiàng)目檔案。3.配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的審核、驗(yàn)收等工作。（三）設(shè)計(jì)人員職責(zé)1.在項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中，按照檔案管理要求，及時(shí)整理和歸檔本人形成的設(shè)計(jì)文件。2.確保設(shè)計(jì)文件的質(zhì)量，為檔案管理提供準(zhǔn)確、完整的資料。三、檔案收集（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計(jì)過程文件包括設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)方案、計(jì)算書、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知等。3.設(shè)計(jì)成果文件包括施工圖、竣工圖、設(shè)計(jì)總結(jié)等。4.其他相關(guān)文件如項(xiàng)目驗(yàn)收文件、用戶反饋意見等。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員收集項(xiàng)目各階段形成的文件，確保文件的齊全、完整。2.收集的文件應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并確保其可讀性和完整性。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)工程設(shè)計(jì)檔案按照項(xiàng)目類別、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類。1.項(xiàng)目類別分為建筑工程、市政工程、水利工程等。2.專業(yè)分為建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等。3.階段分為項(xiàng)目前期、設(shè)計(jì)過程、設(shè)計(jì)成果等。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集的文件進(jìn)行分類，編制分類目錄。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.對(duì)文件進(jìn)行裝訂、編頁，確保文件的整齊、牢固。4.編制卷內(nèi)目錄、備考表等，填寫應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織對(duì)整理好的項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查，確保檔案質(zhì)量。2.自查合格后，將項(xiàng)目檔案移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的項(xiàng)目檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收，符合要求的予以歸檔。六、檔案保管（一）保管期限工程設(shè)計(jì)檔案的保管期限分為永久、長期和短期。1.永久保管涉及公司核心利益、具有重要?dú)v史價(jià)值和法律憑證作用的檔案，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告等。2.長期保管對(duì)公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理有重要參考價(jià)值的檔案，如設(shè)計(jì)過程文件、設(shè)計(jì)成果文件等，保管期限為[X]年。3.短期保管對(duì)公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理參考價(jià)值相對(duì)較小的檔案，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的完整和安全。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用程序1.查閱檔案公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱檔案公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。外部單位借閱檔案，參照公司內(nèi)部人員借閱程序辦理，但需提供必要的擔(dān)保。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、檔案名稱等。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員參加。3.鑒定意見應(yīng)明確檔案的存毀情況，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。九、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（