PAGE基層醫(yī)院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)基層醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于基層醫(yī)院各科室、部門及全體工作人員形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集醫(yī)院在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)等應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范，便于查找和利用。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）檔案管理體制醫(yī)院成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由院長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，分管副院長(zhǎng)擔(dān)任副組長(zhǎng)，各職能科室負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)醫(yī)院檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。綜合檔案室作為醫(yī)院檔案管理的具體執(zhí)行部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。各科室應(yīng)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和移交工作。二、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.黨群工作類：主要包括醫(yī)院黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的檔案。2.行政管理類：涵蓋醫(yī)院行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、設(shè)備管理等方面的檔案。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：包含醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療技術(shù)管理、病歷檔案、護(hù)理檔案、醫(yī)技檔案、藥劑檔案、科研檔案、教學(xué)檔案等。4.基建檔案類：涉及醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過(guò)程形成的檔案。5.設(shè)備檔案類：包括醫(yī)院各類醫(yī)療設(shè)備、辦公設(shè)備等的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維修、報(bào)廢等過(guò)程中產(chǎn)生的檔案。6.會(huì)計(jì)檔案類：按照國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)收支、會(huì)計(jì)核算等活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等檔案進(jìn)行管理。（二）檔案編號(hào)1.采用年度類別順序號(hào)的編號(hào)方法。例如：2023DQ001，表示2023年黨群工作類的第1份檔案。2.對(duì)于基建檔案和設(shè)備檔案，在編號(hào)中應(yīng)體現(xiàn)項(xiàng)目或設(shè)備的具體名稱和編號(hào)，如：2023JJXM01001，表示2023年醫(yī)院基建項(xiàng)目XM01的第1份檔案；2023SBYL02001，表示2023年醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備YL02的第1份檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各科室、部門應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)及時(shí)收集本科室在工作中形成的各類檔案，并定期向綜合檔案室移交。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，確保檔案內(nèi)容完整、真實(shí)。對(duì)于重要文件資料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”收集，即同時(shí)保存紙質(zhì)和電子文檔。3.醫(yī)院工作人員在辦理完畢的文件材料應(yīng)及時(shí)歸檔，不得據(jù)為己有或拖延歸檔時(shí)間。（二）整理方法1.綜合檔案室收到各科室移交的檔案后，按照檔案分類方案進(jìn)行整理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、裝訂、編頁(yè)、編目等工作，確保檔案整齊、規(guī)范。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，確保檔案保管環(huán)境適宜。（二）檔案存放1.按照檔案分類和編號(hào)順序，將檔案存放在檔案密集架上。不同類別、不同年度的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.對(duì)于基建檔案和設(shè)備檔案等特殊載體檔案，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行單獨(dú)存放和保管，并建立相應(yīng)的臺(tái)賬。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.具體檔案保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和醫(yī)院實(shí)際情況確定（詳見附件：基層醫(yī)院檔案保管期限表）。（四）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案賬實(shí)相符。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時(shí)，對(duì)檔案清查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成清查報(bào)告。五、檔案的利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部工作人員因工作需要，可以查閱、借閱檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.外單位因工作需要查閱醫(yī)院檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）利用方式1.查閱檔案：查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.借閱檔案：借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱或借閱人員姓名、單位、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱及編號(hào)等信息。2.查閱或借閱登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、公正。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案保管期限表和醫(yī)院實(shí)際情況，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍有保存價(jià)值。（二）鑒定組織醫(yī)院成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單，并提交檔案鑒定工作小組。2.鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，確定是否需要銷毀。對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.檔案鑒定工作小組形成的鑒定意見應(yīng)報(bào)醫(yī)院檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（四）銷毀方法1.對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。一般采用焚燒、粉碎等方法進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.通過(guò)信息化手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行深度挖掘和分析，為醫(yī)院決策提供支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)。2.加強(qiáng)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作和維護(hù)檔案信息化管理系統(tǒng)的能力。3.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)的錄入、審核、存儲(chǔ)、備份、安全保密等工作流程。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.采取有效的數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等，防止檔案數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或泄露。2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格設(shè)置，不同人員只能訪問(wèn)和操作其權(quán)限