PAGE畢業(yè)生檔案保管制度一、總則（一）目的為了規(guī)范畢業(yè)生檔案的保管工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，維護(hù)畢業(yè)生的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織接收和保管的畢業(yè)生檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映畢業(yè)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況等。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)畢業(yè)生檔案的隱私，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到規(guī)范有序。二、檔案接收（一）接收流程1.畢業(yè)生將檔案提交至學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心或相關(guān)檔案管理部門。2.學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心或相關(guān)檔案管理部門按照規(guī)定的時(shí)間和方式，將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至本公司/組織。3.本公司/組織檔案管理部門在收到畢業(yè)生檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的真實(shí)性和完整性。（二）檔案材料要求1.畢業(yè)生檔案應(yīng)包含以下材料：畢業(yè)生登記表；成績(jī)單；就業(yè)報(bào)到證；黨組織關(guān)系介紹信；團(tuán)組織關(guān)系介紹信；獎(jiǎng)懲材料；其他相關(guān)材料。2.檔案材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，印章齊全。（三）檔案接收登記1.本公司/組織檔案管理部門在收到畢業(yè)生檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，記錄檔案的接收時(shí)間、畢業(yè)生姓名、畢業(yè)院校、檔案材料清單等信息。2.檔案接收登記應(yīng)建立專門的臺(tái)賬，確保信息的準(zhǔn)確性和可追溯性。三、檔案整理（一）整理原則1.按照檔案材料的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理。2.保持檔案材料的原貌，不得擅自涂改、抽取或銷毀檔案材料。（二）整理方法1.對(duì)檔案材料進(jìn)行分類，如畢業(yè)生登記表、成績(jī)單、就業(yè)報(bào)到證等。2.按照時(shí)間順序?qū)Ω黝悪n案材料進(jìn)行排序，確保檔案材料的連貫性。3.對(duì)檔案材料進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。（三）檔案裝訂1.對(duì)整理好的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保檔案的牢固和整齊。2.裝訂應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案裝訂工具，不得使用金屬釘或膠水等易損壞檔案材料的裝訂方式。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.本公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，確保檔案的安全存放。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，保證檔案的質(zhì)量不受影響。（二）保管方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，同時(shí)建立電子檔案索引，方便查詢和利用。（三）保管期限1.畢業(yè)生檔案的保管期限為永久。2.在保管期限內(nèi)，應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱畢業(yè)生檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.檔案借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取或銷毀檔案材料，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人。3.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（五）檔案歸還1.檔案借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理延期手續(xù)。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案材料有損壞或丟失的，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞流程1.畢業(yè)生因工作調(diào)動(dòng)、升學(xué)等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，應(yīng)向本公司/組織檔案管理部門提出檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)，并填寫檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表。2.檔案管理部門在收到畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)后，應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)材料，如符合轉(zhuǎn)遞條件的，應(yīng)開具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。3.檔案管理部門按照檔案轉(zhuǎn)遞通知單的要求，將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至指定的檔案接收單位。（二）轉(zhuǎn)遞方式1.畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要通信或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，不得個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。2.在轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的安全和完整，避免檔案材料的丟失或損壞。（三）轉(zhuǎn)遞登記1.檔案管理部門在辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，記錄檔案轉(zhuǎn)遞的時(shí)間、畢業(yè)生姓名、畢業(yè)院校、檔案接收單位等信息。2.檔案轉(zhuǎn)遞登記應(yīng)建立專門的臺(tái)賬，確保信息的準(zhǔn)確性和可追溯性。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的畢業(yè)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)和分析。2.通過信息化手段提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為畢業(yè)生提供更加便捷的服務(wù)。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案材料的電子化錄入，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案查詢功能：提供多種查詢方式，方便用戶快速查詢畢業(yè)生檔案信息。3.檔案統(tǒng)計(jì)功能：對(duì)畢業(yè)生檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持。4.檔案安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理系統(tǒng)維護(hù)1.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)對(duì)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)故障。七、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露畢業(yè)生檔案信息。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播畢業(yè)生檔案信息。（二）安全制度1.加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全管理，確保檔案的安全存放。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的質(zhì)量不受影響。（三）責(zé)任追究1.對(duì)違反檔案保密與安全制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.因檔案管理不善導(dǎo)致檔案信息泄露或檔案材料丟失、損壞的，應(yīng)追究檔案管理人員的責(zé)任。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本職責(zé)1.負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案的接收、整理、保管和轉(zhuǎn)遞工作。2.維護(hù)檔案信息化管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，及時(shí)更新檔案信息。3.遵守檔案保密與安全制度，確保檔案信息的安全和保密。4.為畢業(yè)生和用人單位提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。（二）檔案管理人員崗位要求1.具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。3.熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，能夠運(yùn)用信息化手段進(jìn)行檔案管理工作。（三）檔案管理人員培訓(xùn)與考核1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和