PAGE精準扶貧檔案查借閱制度一、總則（一）目的為加強精準扶貧檔案的管理，規(guī)范檔案的查借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在精準扶貧工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織參與精準扶貧工作所形成的各類檔案的查借閱管理。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和檔案管理的相關規(guī)定。2.確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.遵循方便利用、提高效率的原則，在保證檔案安全的前提下，為查借閱人員提供便利。二、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.扶貧政策文件類：包括國家、省、市、縣各級政府出臺的扶貧政策、法規(guī)、辦法等文件。2.貧困戶信息檔案類：涵蓋貧困戶的基本信息、貧困狀況、幫扶措施、脫貧成效等資料。3.幫扶工作記錄類：如幫扶計劃、幫扶責任人工作記錄、幫扶活動照片及影像資料等。4.資金使用檔案類：包含扶貧資金的申請、審批、發(fā)放、使用監(jiān)督等相關文件及憑證。5.項目實施檔案類：涉及扶貧項目的立項、規(guī)劃、實施過程、驗收等方面的資料。（二）檔案編號對每一類檔案進行統(tǒng)一編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。例如，扶貧政策文件類可按照文件年份、文號順序編號；貧困戶信息檔案類可按照貧困戶所在地區(qū)、村、戶的順序編號等。三、檔案查借閱權限與范圍（一）內部查借閱權限1.本公司/組織內部工作人員因工作需要查閱精準扶貧檔案的，需填寫《精準扶貧檔案查借閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.部門負責人有權查閱本部門形成的精準扶貧檔案及與本部門工作相關的其他檔案資料。3.涉及多個部門的精準扶貧工作檔案，需經(jīng)相關部門負責人簽字同意后，方可查閱。4.公司/組織內部審計、紀檢等部門因工作需要查閱精準扶貧檔案的，可直接查閱相關檔案，但需在查閱后及時歸還，并做好查閱記錄。（二）外部查借閱權限1.政府有關部門因工作檢查、調研等需要查閱精準扶貧檔案的，需出具正式的查閱函，并經(jīng)本公司/組織負責人批準后，方可查閱。查閱過程中，應安排專人陪同，確保查閱工作規(guī)范進行。2.其他單位或個人因特殊原因需要查閱精準扶貧檔案的，必須經(jīng)本公司/組織負責人批準，并簽訂保密協(xié)議，明確查閱范圍、查閱期限、保密責任等事項后，方可查閱。（三）查借閱范圍界定1.查閱檔案應嚴格限定在規(guī)定的范圍內，不得擅自擴大查閱內容。對于涉及貧困戶個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應嚴格按照相關規(guī)定進行查閱，確保信息安全。2.借閱檔案時，借閱人應根據(jù)工作實際需求，合理確定借閱檔案的數(shù)量和期限，不得超量借閱或逾期不還。四、檔案查借閱流程（一）查閱流程1.查閱人填寫《精準扶貧檔案查借閱申請表》，提交所在部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表內容，查找相關檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內容等信息。4.查閱人在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在查閱登記簿上注明歸還時間。（二）借閱流程1.借閱人填寫《精準扶貧檔案查借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息，提交所在部門負責人審核。2.部門負責人審核同意后，在申請表上簽字，并將申請表交檔案管理部門。3.檔案管理部門對借閱申請進行審批，審批通過后，向借閱人發(fā)放《精準扶貧檔案借閱證》，并根據(jù)借閱申請，辦理檔案借閱手續(xù)。4.借閱人憑《精準扶貧檔案借閱證》到檔案管理部門領取所借閱的檔案，并在檔案借閱登記簿上簽字確認。5.借閱人應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人或擅自帶出公司/組織辦公區(qū)域。如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。6.借閱人歸還檔案時，應確保檔案的完整無損。檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。檢查無誤后，檔案管理人員在檔案借閱登記簿上注明歸還時間，并收回《精準扶貧檔案借閱證》。五、檔案查借閱登記與記錄（一）查借閱登記建立《精準扶貧檔案查借閱登記簿》，對每一次檔案的查借閱情況進行詳細登記。登記內容包括查借閱日期、查借閱人姓名、部門、查借閱目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、查閱或借閱期限、歸還日期等信息。（二）記錄要求1.查借閱記錄應真實、準確、完整，不得漏記、錯記。記錄人員應及時更新查借閱登記簿，確保記錄與實際查借閱情況一致。2.查借閱記錄應妥善保管，保存期限不少于[X]年。保存期滿后，按照檔案管理規(guī)定進行銷毀。六、檔案安全與保密（一）安全保障1.檔案管理部門應配備必要的檔案保管設施，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案存放環(huán)境安全。2.定期對檔案保管設施進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保設施正常運行。3.在檔案查借閱過程中，檔案管理部門應安排專人負責監(jiān)督，防止檔案丟失、損壞等情況發(fā)生。（二）保密措施1.對涉及貧困戶個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案資料，應嚴格保密，未經(jīng)批準，不得向任何單位或個人透露。2.查借閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播、泄露檔案內容。在查閱或借閱檔案過程中，如需摘錄、引用檔案內容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。3.檔案管理人員應加強對檔案保密工作的管理，對檔案的查閱、借閱情況進行嚴格登記和監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)泄密隱患及時采取措施進行處理。七、檔案歸還與催還（一）歸還要求1.借閱人應按照約定的歸還時間及時歸還所借閱的檔案。如因特殊原因不能按時歸還，應提前向檔案管理部門說明情況，并辦理延期手續(xù)。2.歸還的檔案應保持整潔、完好，不得有涂改、損壞、缺頁等情況。檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人溝通解決。（二）催還措施1.檔案管理部門應在借閱期限屆滿前[X]天，對即將到期的借閱檔案進行催還。催還方式可采用電話通知、郵件通知、書面通知等。2.對于逾期未歸還的檔案，檔案管理部門應及時與借閱人聯(lián)系，了解原因，并督促其盡快歸還。如借閱人仍未歸還，應按照本制度的相關規(guī)定進行處理。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自查閱、借閱精準扶貧檔案的。2.超出規(guī)定范圍查閱、借閱檔案的。3.擅自涂改、抽取、撤換檔案材料的。4.轉借、轉讓檔案借閱證或所借閱檔案的。5.未按照規(guī)定期限歸還檔案的。6.泄露檔案內容，造成不良影響的。（二）處理措施1.對于違反本制度的查借閱人員，視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、罰款等處理。2.因違規(guī)行為導致檔案丟失、損壞、泄密等嚴重后果的，依法追究相關人員的法律責任。3.對于違規(guī)行為涉及的部門或單位負責人，