PAGE農(nóng)業(yè)局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強農(nóng)業(yè)局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為農(nóng)業(yè)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于農(nóng)業(yè)局機關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位及下屬各基層站所形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：農(nóng)業(yè)局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映農(nóng)業(yè)工作的歷史過程和實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集和整理農(nóng)業(yè)工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立農(nóng)業(yè)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由局長任組長，分管副局長任副組長，各科室、直屬事業(yè)單位負責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)研究決定檔案管理工作中的重大事項，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作。（二）辦公室辦公室作為檔案管理的職能部門，具體負責(zé)檔案管理工作的組織實施。其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善農(nóng)業(yè)局檔案管理制度。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4..負責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，向檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組匯報工作情況，提出改進措施和建議。7.負責(zé)對各科室、直屬事業(yè)單位及下屬各基層站所檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（三）各科室、直屬事業(yè)單位及基層站所各科室、直屬事業(yè)單位及基層站所應(yīng)明確一名檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并配合局辦公室做好檔案管理的相關(guān)工作。其職責(zé)如下：1.負責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理的要求，對收集的文件材料進行分類、整理，定期移交局辦公室。3.協(xié)助局辦公室開展檔案的查閱和利用工作，提供相關(guān)檔案資料。4.負責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與農(nóng)業(yè)工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.農(nóng)業(yè)局機關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位及下屬各基層站所形成的各類文件材料，包括工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、技術(shù)資料、聲像材料等。3.農(nóng)業(yè)局在開展農(nóng)業(yè)項目建設(shè)、農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣、農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)管等工作中形成的各類文件材料，包括項目申報書、可行性研究報告、項目實施方案、項目驗收報告、技術(shù)推廣資料、檢測報告等。4.農(nóng)業(yè)局在農(nóng)業(yè)執(zhí)法、農(nóng)業(yè)行政審批等工作中形成的各類文件材料，包括執(zhí)法文書、審批文件、處罰決定等。5.農(nóng)業(yè)局在農(nóng)業(yè)宣傳、農(nóng)業(yè)培訓(xùn)等工作中形成的各類文件材料，包括宣傳資料、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。6.農(nóng)業(yè)局工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，包括工作業(yè)績、培訓(xùn)經(jīng)歷、獲獎情況等。7.其他與農(nóng)業(yè)工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各科室、直屬事業(yè)單位及基層站所應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準確、完整地收集齊全。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進行認真核對，確保文件材料的真實性和完整性。3.對重要文件材料，應(yīng)進行備份或復(fù)制，防止原件丟失或損壞。4.對電子文件材料，應(yīng)按照電子檔案管理的要求進行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架和查閱。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、農(nóng)業(yè)業(yè)務(wù)類、人事管理類、財務(wù)管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于檔案的查閱和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。5.上架：將整理好的檔案上架存放，按照檔案編號順序排列，便于檔案的管理和查找。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲等條件較好的地方。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、除濕機、防蟲藥等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存放設(shè)備，檔案架、檔案柜應(yīng)堅固耐用，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案編號順序排列，便于檔案的管理和查找。2.檔案應(yīng)定期進行檢查和清點，確保檔案的完整、準確和安全。3.對破損、褪色、霉變等檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和可利用性。4.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄密。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映農(nóng)業(yè)工作重大歷史事件、重要政策法規(guī)、重要業(yè)務(wù)活動等具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映農(nóng)業(yè)工作一般歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動等具有較長時間利用價值的檔案，應(yīng)長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映農(nóng)業(yè)工作日常業(yè)務(wù)活動等具有較短時間利用價值的檔案，應(yīng)短期保管，保管期限為5年以下。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理制度，確保檔案利用的合法性。2.服務(wù)農(nóng)業(yè)工作原則：檔案利用應(yīng)緊密圍繞農(nóng)業(yè)工作實際，為農(nóng)業(yè)決策、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣等提供有力支持。3.方便利用原則：檔案利用應(yīng)簡化手續(xù)，提高效率，方便利用者查閱和利用檔案。（二）利用范圍1.農(nóng)業(yè)局機關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位及下屬各基層站所在開展工作中需要查閱檔案的。2.上級機關(guān)及有關(guān)部門因工作需要查閱檔案的。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察機關(guān)等因辦案需要查閱檔案的。4.其他經(jīng)農(nóng)業(yè)局批準查閱檔案的單位和個人。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案名稱、查閱目的及查閱時間等內(nèi)容。2.查閱檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，重要檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組長批準。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。4.查閱檔案應(yīng)遵守檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃及抽取、撤換檔案材料。5.查閱檔案如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人員、查閱檔案名稱、查閱目的、查閱時間、復(fù)制情況等內(nèi)容。檔案利用登記應(yīng)定期進行整理和歸檔，以便于統(tǒng)計和分析檔案利用情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.科學(xué)鑒定原則：檔案鑒定應(yīng)采用科學(xué)的方法和標準，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值等因素。3.依法鑒定原則：檔案鑒定應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理制度，確保檔案鑒定的合法性。（二）鑒定組織成立農(nóng)業(yè)局檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人任組長，各科室、直屬事業(yè)單位檔案管理人員為成員。檔案鑒定小組負責(zé)對檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案進行逐件審查，確定檔案的保存價值。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素，確定檔案的保存價值。3.專家咨詢法：邀請有關(guān)專家對檔案進行咨詢，確定檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對檔案進行鑒定后，提出檔案銷毀意見，報檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準。2.檔案管理部門根據(jù)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的批準意見，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、檔案編號、檔案日期、保管期限、密級等內(nèi)容。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核后，報檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組長批準。4.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，由檔案管理部門派人監(jiān)銷。銷毀檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息的徹底銷毀。5.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應(yīng)做到及時、準確、完整，統(tǒng)計報表應(yīng)定期報送檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和上級檔案管理部門。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作決策的重要依據(jù)，為檔案管理工作的改進和提高提供參考。（二）移交工作1.農(nóng)業(yè)局撤銷、合并或職能調(diào)整時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給有關(guān)部門或單位。2.檔案移交應(yīng)編制《檔案移交清冊》，注明檔案名稱、檔案編號、檔案日期、保管期限、密級