PAGE規(guī)劃成果檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司規(guī)劃成果檔案的管理，確保規(guī)劃成果檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，充分發(fā)揮規(guī)劃成果檔案在公司發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有規(guī)劃成果檔案的管理，包括但不限于公司戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等各類規(guī)劃文件及相關(guān)資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司規(guī)劃成果檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則規(guī)劃成果檔案應(yīng)如實(shí)反映規(guī)劃編制過程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.保密性原則對(duì)于涉及公司機(jī)密的規(guī)劃成果檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于規(guī)劃成果檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善規(guī)劃成果檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)規(guī)劃成果檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.負(fù)責(zé)建立規(guī)劃成果檔案的檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)對(duì)規(guī)劃成果檔案的安全保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案的安全。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）規(guī)劃編制部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門規(guī)劃成果檔案的收集、整理和初步審核工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將規(guī)劃成果檔案移交歸檔。3.配合檔案管理部門做好規(guī)劃成果檔案的查閱和利用工作。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門與規(guī)劃相關(guān)文件資料的收集和保管，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。2.在規(guī)劃編制過程中，各部門應(yīng)積極配合規(guī)劃編制部門，提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.規(guī)劃編制過程中形成的各類文件，包括規(guī)劃編制大綱、調(diào)研資料、數(shù)據(jù)分析報(bào)告、專家論證意見、征求意見稿、送審稿、批準(zhǔn)稿等。2.規(guī)劃實(shí)施過程中形成的相關(guān)文件，如執(zhí)行情況報(bào)告、調(diào)整方案、評(píng)估報(bào)告等。3.與規(guī)劃相關(guān)的其他文件資料，如領(lǐng)導(dǎo)批示、會(huì)議紀(jì)要、往來函件等。（二）收集要求1.規(guī)劃編制部門應(yīng)在規(guī)劃編制完成后，及時(shí)將規(guī)劃成果檔案整理成冊(cè)，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號(hào)。2.規(guī)劃編制部門應(yīng)確保收集的檔案資料齊全、完整，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類規(guī)劃成果檔案應(yīng)按照規(guī)劃類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.編號(hào)對(duì)每一份規(guī)劃成果檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于檔案的管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，方便檔案的查閱和檢索。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.規(guī)劃編制部門應(yīng)在規(guī)劃成果檔案整理完成后，及時(shí)向檔案管理部門移交歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.歸檔的檔案應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案，分別進(jìn)行保管。（二）保管期限規(guī)劃成果檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案涉及公司重大戰(zhàn)略決策、核心業(yè)務(wù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要規(guī)劃成果檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案公司年度經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等重要規(guī)劃成果檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案一般性規(guī)劃成果檔案，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱規(guī)劃成果檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.涉及公司機(jī)密的規(guī)劃成果檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)公司授權(quán)，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。3.外部單位或個(gè)人查閱規(guī)劃成果檔案，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。4.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、損毀檔案。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。（三）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員利用規(guī)劃成果檔案，應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，不得用于與工作無關(guān)的目的。2.如需對(duì)規(guī)劃成果檔案進(jìn)行復(fù)制、摘錄等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.外部單位或個(gè)人利用規(guī)劃成果檔案，應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，并按照協(xié)議約定使用檔案。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)規(guī)劃成果檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要銷毀。2.全面審查原則鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管狀況，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體鑒定原則鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)部門人員參加，共同對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定程序1.檔案管理部門制定檔案鑒定計(jì)劃，明確鑒定的范圍、時(shí)間、方法和人員等。2.檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行初步審查，提出擬銷毀檔案的清單。3.組織相關(guān)部門人員對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行集體鑒定，形成鑒定意見。4.檔案管理部門根據(jù)鑒定意見，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀規(guī)定1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保檔案信息的徹底消除。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。3.銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查閱。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立規(guī)劃成果檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性和完整性。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)規(guī)劃成果檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，存儲(chǔ)在檔案信息化管理系統(tǒng)中。2.檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)建立檔案檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速檢索和查詢。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等檢索。3.檔案利用系統(tǒng)建設(shè)建立檔案利用系統(tǒng)，方便公司內(nèi)部人員查閱和利用檔案。利用系統(tǒng)應(yīng)具備在線查閱、下載、打印等功能，并對(duì)查閱記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。4.檔案安全管理系統(tǒng)建設(shè)建立檔案安全管理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，防止檔案信息泄露和被篡改。安全管理系統(tǒng)應(yīng)具備身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等功能。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案信息化管理系統(tǒng)的操作規(guī)程，確保檔案信息