PAGE人事檔案保管保密制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的保管與保密工作，確保人事檔案的安全、完整和機密性，維護公司及員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案保管與保密工作，包括但不限于員工個人基本信息、工作經(jīng)歷、薪資待遇、考核評價、獎懲記錄等各類人事資料。（三）基本原則1.安全保密原則：人事檔案保管人員應(yīng)采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，規(guī)范人事檔案保管與保密工作流程。3.集中管理原則：公司人事檔案實行集中統(tǒng)一管理，由人力資源部門指定專人負責(zé)。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，應(yīng)便于公司內(nèi)部相關(guān)部門及人員合理利用檔案信息。二、檔案保管（一）檔案存放環(huán)境1.專用庫房：設(shè)立專門的人事檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.溫濕度控制：庫房內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.安全設(shè)施：配備必要的消防器材、防盜報警裝置、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等安全設(shè)施，并定期進行檢查和維護。（二）檔案整理與分類1.整理規(guī)范：按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對人事檔案進行認真整理，做到材料齊全、完整，字跡清楚，分類準確，編排有序。2.分類標準：根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點，將人事檔案分為十大類，即履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免出國等材料。3.編號管理：為每一份人事檔案建立唯一的編號，并編制檔案目錄，以便于查找和管理。（三）檔案存放方式1.專柜存放：將人事檔案存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找。2.分類存放：按照檔案分類標準，將不同類別的檔案分別存放在不同的檔案柜中，并在檔案柜上標明類別名稱。3.標識清晰：在檔案柜內(nèi)的每一層隔板上標明檔案類別和年份，以便于快速定位所需檔案。（四）檔案借閱與歸還1.借閱審批：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門負責(zé)人審批。2.借閱登記：借閱人憑審批通過的《人事檔案借閱申請表》到檔案管理人員處辦理借閱登記手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)詳細記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱期限：借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還檢查：借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案是否完整、有無損壞、涂改等情況，如有問題應(yīng)及時向借閱人提出并記錄在案。5.嚴禁外借：人事檔案原則上不得外借，確因工作需要必須外借的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)手續(xù)，同時要求借閱單位妥善保管，按時歸還。（五）檔案查閱與復(fù)印1.查閱審批：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱理由、查閱范圍等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門負責(zé)人審批。2.查閱登記：查閱人憑審批通過的《人事檔案查閱申請表》到檔案管理人員處辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)詳細記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱方式：查閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、抽取、撤換或損壞檔案材料。4.復(fù)印規(guī)定：如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并嚴格按照復(fù)印份數(shù)進行復(fù)印，復(fù)印后的檔案材料應(yīng)加蓋“復(fù)印屬實”章。三、檔案保密（一）保密責(zé)任1.管理人員責(zé)任：人事檔案保管人員是檔案保密工作的直接責(zé)任人，應(yīng)嚴格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。2.相關(guān)人員責(zé)任：公司其他員工在接觸和使用人事檔案過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播、泄露檔案信息。（二）保密措施1.人員管理：對檔案保管人員進行定期的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平，并簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任。2.制度約束：建立健全檔案保密制度，明確保密范圍、保密措施、保密責(zé)任等內(nèi)容，對違反保密制度的行為進行嚴肅處理。3.技術(shù)防范：利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對人事檔案進行加密存儲和管理，防止檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)等途徑泄露。4.環(huán)境管理：加強檔案庫房的安全管理，限制無關(guān)人員進入庫房，防止檔案信息在庫房內(nèi)被竊取或泄露。（三）保密范圍1.檔案內(nèi)容：人事檔案中的所有信息均屬于保密范圍，包括員工個人基本信息、工作經(jīng)歷、薪資待遇、考核評價、獎懲記錄等。2.檔案載體：人事檔案的紙質(zhì)材料、電子文檔、存儲介質(zhì)等均屬于保密范圍，應(yīng)妥善保管，防止丟失或損壞。（四）保密期限人事檔案的保密期限為自檔案形成之日起[X]年，在保密期限內(nèi)，檔案信息應(yīng)嚴格保密，不得泄露。（五）保密監(jiān)督與檢查1.定期檢查：人力資源部門應(yīng)定期對人事檔案保管與保密工作進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.不定期抽查：公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，不定期對人事檔案保管與保密工作進行抽查，確保保密制度的有效執(zhí)行。3.違規(guī)處理：對違反人事檔案保管保密制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。四、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.提高管理效率：通過建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢、統(tǒng)計和分析，提高檔案管理工作效率。2.加強安全保密：利用信息技術(shù)手段，對人事檔案進行加密存儲和管理，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，加強檔案信息的安全保密。3.實現(xiàn)資源共享：通過信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)公司內(nèi)部人事檔案信息的共享，方便相關(guān)部門及人員合理利用檔案信息，提高工作協(xié)同效率。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)選型：根據(jù)公司實際需求，選擇適合的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，并確保系統(tǒng)具有良好的安全性、穩(wěn)定性和擴展性。2.系統(tǒng)功能：人事檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檔案查詢、檔案統(tǒng)計、檔案借閱、檔案審批、檔案備份等功能，滿足公司人事檔案管理工作的需要。3.數(shù)據(jù)錄入：按照檔案整理規(guī)范，將人事檔案中的各類信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。4.數(shù)據(jù)維護：定期對信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的時效性和有效性。（三）信息化安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全：加強信息化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.數(shù)據(jù)安全：對信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.用戶安全：對信息化管理系統(tǒng)的用戶進行權(quán)限管理，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，防止用戶越權(quán)操作和數(shù)據(jù)泄露。4.安全審計：建立信息化管理系統(tǒng)的安全審計機制，對系統(tǒng)操作日志進行定期審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。五、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.過期檔案：對超過保管期限且無保存價值的人事檔案，應(yīng)進行銷毀處理。2.無效檔案：對因各種原因失去效力或已不再適用的人事檔案，應(yīng)進行銷毀處理。3.重復(fù)檔案：對同一員工的重復(fù)或多余的人事檔案，應(yīng)進行銷毀處理。（二）銷毀程序1.鑒定審批：由人力資源部門組織相關(guān)人員對擬銷毀的人事檔案進行鑒定，填寫《人事檔案銷毀鑒定表》，注明檔案名稱、編號、形成時間、保管期限、銷毀理由等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。2.銷毀實施：檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定的地點進行集中銷毀，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.監(jiān)督記錄：檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，并對銷毀時間、地點、方式、數(shù)量等進行詳細記錄，形成《人事檔案銷毀記錄》。4.備案存檔：將《人事檔案銷