PAGE供貨方檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司對供貨方的管理，規(guī)范供貨方檔案的建立、維護和使用，確保所采購物資和服務的質量，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與供貨方發(fā)生業(yè)務往來的采購活動，包括原材料、零部件、設備、辦公用品及其他服務的采購。（三）基本原則1.合法性原則：供貨方檔案管理應符合國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準的要求。2.真實性原則：檔案內容應真實、準確、完整地反映供貨方的實際情況。3.完整性原則：涵蓋供貨方從準入到合作結束全過程的相關信息。4.保密性原則：對涉及供貨方的商業(yè)秘密、敏感信息等予以嚴格保密。二、供貨方檔案的建立（一）檔案信息收集1.基本信息供貨方的營業(yè)執(zhí)照副本、稅務登記證、組織機構代碼證（或統(tǒng)一社會信用代碼證）復印件。法定代表人身份證明書及身份證復印件。公司簡介、經營范圍、聯(lián)系方式等。2.資質證明生產許可證、經營許可證、產品質量認證證書、行業(yè)資質證書等相關資質文件復印件。產品檢驗報告、合格證書等質量證明文件。3.業(yè)績情況近三年的主要客戶名單及銷售業(yè)績。類似產品或服務在同行業(yè)中的評價及榮譽。4.生產能力生產設備清單、生產場地證明文件。生產工藝流程圖、質量控制體系文件。5.財務狀況近三年的資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等財務報表（如有需要）。銀行信用等級證明或其他財務信用相關文件。6.售后服務能力售后服務團隊人員構成、聯(lián)系方式。售后服務承諾、維修響應時間、退換貨政策等。7.其他信息與公司過往業(yè)務往來的交易記錄，包括采購訂單、送貨單、發(fā)票、付款記錄等。對供貨方的實地考察報告（如有）。（二）檔案建立流程1.采購部門負責收集供貨方信息：在與潛在供貨方首次接觸時，采購人員應及時索要并收集上述規(guī)定的各類信息。2.信息審核：采購部門對收集到的信息進行初步審核，確保信息的真實性和完整性。對于關鍵信息存疑的，應進一步核實或要求供貨方補充提供。3.檔案錄入：審核通過后，采購人員將供貨方信息錄入公司的檔案管理系統(tǒng)或建立紙質檔案。檔案應按照統(tǒng)一的格式和編號進行整理，便于查詢和管理。4.檔案審批：檔案建立完成后，提交至采購部門負責人進行審批。審批通過后，檔案正式生效并歸檔保存。三、供貨方檔案的維護（一）定期更新1.每年一次全面更新：采購部門應在每年年底對供貨方檔案進行全面梳理和更新。要求供貨方提供本年度的最新信息，包括但不限于業(yè)績變化、生產工藝改進、人員變動等情況。2.實時動態(tài)更新：在日常業(yè)務往來中，如發(fā)現(xiàn)供貨方的基本信息、資質證明、業(yè)績等重要信息發(fā)生變更，采購人員應及時收集并更新檔案內容。變更信息需經審核和審批后歸檔。（二）信息變更流程1.供貨方申請：供貨方信息發(fā)生變更時，應向公司采購部門提交書面變更申請，并附上相關證明文件。2.采購部門審核：采購部門收到變更申請后，對變更內容進行審核，核實其真實性和合法性。3.審批：審核通過后，提交至采購部門負責人及相關領導進行審批。審批通過后，按照檔案建立流程進行信息更新。（三）檔案清理1.定期清理：采購部門應定期對供貨方檔案進行清理，對于已終止合作超過[X]年且無任何潛在業(yè)務關聯(lián)的檔案，可進行封存或銷毀處理。2.銷毀流程：檔案銷毀前，應填寫《供貨方檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。經采購部門負責人及相關領導審批后，由專人負責實施銷毀，并在銷毀記錄上簽字確認。銷毀記錄應妥善保存[X]年。四、供貨方檔案的使用（一）采購決策參考1.評估供貨方能力：在進行新的采購項目時，采購人員可通過查閱供貨方檔案，全面了解供貨方的生產能力、質量控制水平、售后服務能力等，為選擇合適的供貨方提供決策依據(jù)。2.風險評估：分析供貨方的財務狀況、經營穩(wěn)定性等信息，評估合作過程中可能存在的風險，提前制定應對措施。（二）合同執(zhí)行監(jiān)督1.確保履約能力：在合同執(zhí)行過程中，對照供貨方檔案中的相關信息，監(jiān)督供貨方是否按照合同約定履行義務，如按時交貨、提供符合質量要求的產品或服務等。2.處理糾紛依據(jù)：當與供貨方發(fā)生合同糾紛時，檔案中的交易記錄、雙方溝通文件等可作為處理糾紛的重要依據(jù)，維護公司的合法權益。（三）信息共享1.內部共享：采購部門應與公司內部的質量控制部門、生產部門、財務部門等相關部門共享供貨方檔案信息，以便各部門在工作中能夠及時獲取所需信息，協(xié)同開展工作。2.限制共享范圍：對于涉及供貨方商業(yè)秘密的信息，應嚴格限制共享范圍，僅允許相關人員在履行工作職責時查閱和使用，并簽訂保密協(xié)議。五、檔案管理職責分工（一）采購部門1.負責供貨方檔案的建立、收集、審核、錄入、更新及日常維護工作。2.定期對檔案進行清理和銷毀申請。3.按照公司內部信息共享規(guī)定，向相關部門提供供貨方檔案信息。（二）質量控制部門1.參與供貨方檔案中質量相關信息的審核，如產品質量認證證書、檢驗報告等。2.在采購過程中，依據(jù)檔案中的質量信息對供貨方提供的產品進行質量檢驗和監(jiān)督。（三）財務部門1.協(xié)助審核供貨方檔案中的財務狀況信息，如財務報表等。2.根據(jù)檔案中的交易記錄和付款信息，進行財務核算和賬款管理。（四）檔案管理部門1.負責提供檔案管理的技術支持和指導，確保檔案的安全存儲和有效利用。2.對檔案的借閱、查閱等使用情況進行登記和管理。六、檔案的安全與保密（一）安全存儲1.紙質檔案：設立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保紙質檔案的安全保存。檔案應分類存放，便于查找和管理。2.電子檔案：采用安全可靠的電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行加密存儲，并定期進行數(shù)據(jù)備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保密措施1.人員培訓：對涉及供貨方檔案管理的人員進行保密培訓，提高其保密意識，明確保密責任。2.權限管理：根據(jù)工作需要，設定不同人員對檔案的查閱、使用權限，嚴格限制無關人員接觸檔案信息。3.保密協(xié)議：與接觸供貨方檔案信息的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務和違約責任。七、監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對供貨方檔案管理情況進行審計，檢查檔案建立、維護、使用等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.采購部門負責人對本部門檔案管理工作進行日常監(jiān)督，確保各項工作按流程規(guī)范執(zhí)行。（二）考核機制1.將供貨方檔案管理工作納入采購部門及相關人員的績效考核體系，設定明確的考