PAGE鄂城區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄂城區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄂城區(qū)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本單位各類檔案進(jìn)行集中收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為各單位和社會(huì)各界提供便捷、高效的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)各單位應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂和上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。2.做好檔案的保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的安全。3.負(fù)責(zé)檔案的檢索、查閱和利用工作，按照規(guī)定為利用者提供檔案信息服務(wù)。4.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)和維護(hù)，提高檔案管理的信息化水平。5.開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供依據(jù)。6.宣傳檔案法律法規(guī)和檔案知識(shí)，提高本單位人員的檔案意識(shí)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，包括上級(jí)文件、本級(jí)文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.本單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)憑證等。3.本單位機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、撤銷等過(guò)程中形成的文件材料，如機(jī)構(gòu)批復(fù)、人員任免文件等。4.本單位獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征，將檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案的安全存放。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)更換。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和核對(duì)。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份保管措施，防止檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損失。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本單位的檔案管理制度。2.服務(wù)為本原則以服務(wù)各單位和社會(huì)各界為宗旨，積極提供檔案利用服務(wù)。3.確保安全原則在檔案利用過(guò)程中，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門(mén)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定為利用者提供查閱服務(wù)。查閱檔案應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則各單位應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次。2.全面審查原則對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管期限等進(jìn)行全面審查，確定檔案的保存價(jià)值。3.集體鑒定原則成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成，對(duì)檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)已過(guò)保管期限，且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，不得擅自銷毀。3.對(duì)具有重要?dú)v史價(jià)值、文化價(jià)值或科研價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限或永久保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，并提出銷毀意見(jiàn)。2.編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的題名、文號(hào)、日期、保管期限、數(shù)量等信息。3.經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為各單位和社會(huì)各界提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.嚴(yán)格遵守檔案信息化管理系統(tǒng)的操作規(guī)程，不得擅自修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體鄂城區(qū)檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案行政管理部門(mén)定期對(duì)各單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查，一般每年不少于一次。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，檔案行政管理部門(mén)不定期對(duì)各單位的檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查針對(duì)檔案管理工作中的突出問(wèn)題或重要事項(xiàng)，檔案行政管理部門(mén)開(kāi)展專項(xiàng)檢查。（四）檢查結(jié)果處理1