PAGE檔案庫房保管制度6一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案庫房的管理，確保檔案的安全與完整，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有檔案庫房的管理工作，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等的保管。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案在保管過程中的安全性，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對檔案進(jìn)行分類、整理、存儲和保管，提高檔案管理效率。3.方便利用原則：在保證檔案安全的前提下，盡可能方便檔案的查閱和利用，滿足公司各項(xiàng)工作的需要。二、檔案庫房環(huán)境要求（一）選址與布局1.檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥、通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房內(nèi)部應(yīng)合理布局，分為檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，便于操作和管理。（二）溫濕度控制1.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等，定期對庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和調(diào)節(jié)，確保溫濕度符合要求。（三）清潔衛(wèi)生1.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、蟲害等對檔案造成損害。2.嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、飲食、堆放雜物等，保持庫房環(huán)境整潔。（四）安全防護(hù)1.庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等安全防護(hù)設(shè)施，如火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防蟲藥品、防潮材料、防塵窗簾、防鼠板等。2.定期對安全防護(hù)設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。三、檔案入庫管理（一）檔案整理1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對本部門形成的檔案進(jìn)行分類、整理、編目，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）檔案移交1.各部門整理好的檔案應(yīng)及時(shí)移交至檔案庫房，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.檔案管理人員應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格后，辦理接收手續(xù)。（三）檔案上架1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的分類和編號，將檔案上架存放，確保檔案排列有序，便于查找和利用。2.檔案上架應(yīng)遵循從左到右、從上到下的順序，并在檔案架上標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息。四、檔案存儲管理（一）檔案分類1.公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等幾大類。2.每大類檔案應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分，形成科學(xué)合理的分類體系。（二）檔案編號1.檔案應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。2.檔案編號應(yīng)包括類別號、年度號、保管期限號、流水號等信息，如“WS2023長期001”，其中“WS”表示文書檔案類別，“2023”表示年度，“長期”表示保管期限，“001”表示流水號。（三）檔案存放方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架存放，密集架應(yīng)排列整齊，便于操作和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（四）檔案標(biāo)識1.檔案架和檔案盒上應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于查找和識別。2.電子檔案應(yīng)在存儲設(shè)備上建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，并對文件進(jìn)行命名，命名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，便于識別和管理。五、檔案查閱利用管理（一）查閱申請1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前與公司檔案管理部門聯(lián)系，提交查閱申請函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。（二）查閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，為查閱人員辦理查閱登記手續(xù)，注明查閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱登記應(yīng)使用專門的登記簿，登記簿應(yīng)妥善保管，以備查閱。（三）查閱服務(wù)1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的申請，提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)，查閱過程中應(yīng)全程陪同，確保檔案的安全和完整。2.查閱人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（四）查閱歸還1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格后，辦理歸還手續(xù)。2.查閱人員如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。六、檔案保管期限與鑒定銷毀管理（一）保管期限劃分1.公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等重要文件；長期保管的檔案主要包括各類合同、協(xié)議、重要業(yè)務(wù)文件等；短期保管的檔案主要包括一般性文件、臨時(shí)性文件等。（二）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.檔案鑒定應(yīng)成立專門的鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，對檔案進(jìn)行全面審查和評估。（三）銷毀審批1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.檔案銷毀申請表應(yīng)附檔案鑒定報(bào)告，說明檔案銷毀的原因和依據(jù)。（四）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同實(shí)施，確保銷毀過程的安全和保密。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，銷毀完畢后，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案庫房管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理工作，包括庫房環(huán)境維護(hù)、檔案存儲管理、安全防護(hù)等。2.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。（二）檔案整理與編目職責(zé)1.負(fù)責(zé)對公司各類檔案進(jìn)行整理、分類、編目，建立科學(xué)合理的檔案管理體系。2.對檔案的整理和編目工作進(jìn)行質(zhì)量控制，確保檔案的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（三）檔案查閱利用服務(wù)職責(zé)1.負(fù)責(zé)接待檔案查閱人員，辦理查閱登記手續(xù)，提供檔案查閱服務(wù)。2.對檔案查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司檔案管理工作提供參考依據(jù)。（四）檔案保管期限與鑒定銷毀職責(zé)1.負(fù)責(zé)對檔案的保管期限進(jìn)行審核和調(diào)整，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.按照規(guī)定的程序辦理檔案銷毀審批和實(shí)施手續(xù)，確保檔案銷毀工作的安全和保密。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立檔案庫房保管制度的監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對檔案庫房管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案庫房環(huán)境、檔案存儲管理、檔案查閱利用、檔案保管期限與鑒定銷毀等方面。（二）考核評價(jià)1.公司應(yīng)將檔案庫房保