PAGE提供技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)檔案的管理，確保技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位在技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造、工程建設(shè)、設(shè)備維護(hù)等活動(dòng)中形成的各類技術(shù)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司技術(shù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保技術(shù)檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則技術(shù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司技術(shù)活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.保密性原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的技術(shù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.方便利用原則技術(shù)檔案的管理應(yīng)便于查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善技術(shù)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)公司技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全技術(shù)檔案管理臺(tái)賬，對(duì)技術(shù)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的信息化建設(shè)，建立技術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)上查詢利用。5.組織開(kāi)展技術(shù)檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等活動(dòng)提供檔案信息服務(wù)。6.對(duì)公司各部門及下屬單位的技術(shù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在技術(shù)活動(dòng)中形成的各類技術(shù)文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時(shí)間移交公司檔案管理部門。2.指導(dǎo)和督促本部門員工做好技術(shù)文件材料的形成、積累和保管工作，確保技術(shù)文件材料的完整、準(zhǔn)確。3.協(xié)助檔案管理部門做好技術(shù)檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)技術(shù)資料和依據(jù)。4.在開(kāi)展技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造、工程建設(shè)等活動(dòng)時(shí)，嚴(yán)格按照檔案管理要求，及時(shí)形成規(guī)范的技術(shù)文件材料，并按程序進(jìn)行流轉(zhuǎn)和歸檔。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目技術(shù)文件材料的全面管理，確保項(xiàng)目技術(shù)文件材料的形成、積累與項(xiàng)目進(jìn)展同步。2.組織項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目技術(shù)文件材料進(jìn)行整理、分類和歸檔，在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)向檔案管理部門移交項(xiàng)目技術(shù)檔案。3.對(duì)項(xiàng)目技術(shù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，并協(xié)助檔案管理部門做好項(xiàng)目技術(shù)檔案的審核和驗(yàn)收工作。（四）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，做好技術(shù)檔案的日常管理工作。2.負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作，確保技術(shù)檔案的整理規(guī)范、排列有序。3.做好技術(shù)檔案的保管工作，定期對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，按照規(guī)定及時(shí)為利用者提供檔案服務(wù)，并做好利用效果的跟蹤和反饋。5.協(xié)助檔案管理部門做好技術(shù)檔案的鑒定、銷毀等工作，做好相關(guān)記錄。6.積極參與檔案管理部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、技術(shù)檔案的范圍（一）科研項(xiàng)目檔案1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書等。2.科研項(xiàng)目研究過(guò)程中形成的實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試數(shù)據(jù)、技術(shù)總結(jié)、研究論文、專利申請(qǐng)文件等。3.科研項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果鑒定證書、獎(jiǎng)勵(lì)證書等。（二）產(chǎn)品研發(fā)檔案1.產(chǎn)品設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件等。2.在產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中進(jìn)行的試驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告、改進(jìn)方案等。3.產(chǎn)品生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量控制文件等。4.產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。（三）工程建設(shè)檔案1.工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.工程設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。3.工程施工過(guò)程中形成的施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工日志、工程變更記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。4.工程監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等。5.工程竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、竣工圖等。（四）設(shè)備檔案1.設(shè)備購(gòu)置合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)備清單等。2.設(shè)備隨機(jī)文件，包括設(shè)備操作手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)、電路圖、裝配圖等。3.設(shè)備安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等。4.設(shè)備改造、更新記錄，包括改造方案、技術(shù)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（五）技術(shù)合同檔案1.技術(shù)開(kāi)發(fā)合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)咨詢合同、技術(shù)服務(wù)合同等。2.技術(shù)合同的洽談?dòng)涗?、可行性分析?bào)告、合同文本、合同變更記錄、合同執(zhí)行情況報(bào)告等。（六）其他技術(shù)檔案1.公司技術(shù)創(chuàng)新成果、技術(shù)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等相關(guān)檔案。2.與公司技術(shù)活動(dòng)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)交流材料、調(diào)研報(bào)告等。四、技術(shù)檔案的形成與積累（一）形成要求1.各部門及員工在技術(shù)活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成規(guī)范完整的技術(shù)文件材料，確保文件材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.技術(shù)文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，字跡清晰，圖表準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全。3.技術(shù)文件材料應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司的規(guī)定進(jìn)行格式排版和編號(hào)，便于管理和查閱。（二）積累措施1.建立技術(shù)文件材料形成積累責(zé)任制，明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員、檔案管理人員等在技術(shù)文件材料形成積累過(guò)程中的職責(zé)。2.在技術(shù)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)定期組織項(xiàng)目組成員對(duì)技術(shù)文件材料進(jìn)行清理和核對(duì)，確保文件材料的及時(shí)收集和積累。3.加強(qiáng)對(duì)技術(shù)人員的培訓(xùn)和教育，提高其對(duì)技術(shù)文件材料形成積累重要性的認(rèn)識(shí)，使其自覺(jué)做好文件材料的形成和積累工作。五、技術(shù)檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循科技文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，使檔案條理清晰、層次分明。（二）分類方法1.科研項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目類別、研究階段進(jìn)行分類。2.產(chǎn)品研發(fā)檔案按照產(chǎn)品型號(hào)和研發(fā)階段進(jìn)行分類。3.工程建設(shè)檔案按照工程項(xiàng)目名稱和建設(shè)階段進(jìn)行分類。4.設(shè)備檔案按照設(shè)備型號(hào)和類別進(jìn)行分類。5.技術(shù)合同檔案按照合同類別和簽訂時(shí)間進(jìn)行分類。（三）整理步驟1.對(duì)收集到的技術(shù)文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，編制檔案目錄。2.對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂、裝盒，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。3.建立檔案檢索工具，如紙質(zhì)目錄、電子目錄等，方便檔案的查找和利用。（四）歸檔要求1.各部門應(yīng)在技術(shù)項(xiàng)目結(jié)束或文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的技術(shù)檔案移交公司檔案管理部門。2.移交的技術(shù)檔案應(yīng)齊全完整，檔案目錄清晰準(zhǔn)確，檔案載體符合要求。3.檔案管理部門對(duì)接收的技術(shù)檔案進(jìn)行審核驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。六、技術(shù)檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的技術(shù)檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，配備必要的消防器材和溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備。（二）保管方式1.技術(shù)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案的安全和完整。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，排列整齊，便于查找。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，并建立電子檔案目錄和索引，方便查詢利用。（三）保管期限1.技術(shù)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的科研成果、產(chǎn)品核心技術(shù)文件、工程建設(shè)關(guān)鍵資料、設(shè)備的主要技術(shù)檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，主要包括一般性的科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中的重要文件、工程建設(shè)的一般性資料、設(shè)備的常規(guī)維護(hù)檔案等。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至1o年，主要包括臨時(shí)性的技術(shù)文件材料、一般性的技術(shù)合同檔案等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無(wú)誤。2.在清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。3.對(duì)清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檔案清查報(bào)告，歸檔保存。七、技術(shù)檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等活動(dòng)中需要查閱技術(shù)檔案的。2.公司對(duì)外開(kāi)展技術(shù)合作、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)咨詢等活動(dòng)，需要提供技術(shù)檔案作為依據(jù)的。3.國(guó)家有關(guān)部門依法進(jìn)行檢查、審計(jì)、調(diào)研等工作，需要查閱公司技術(shù)檔案的。（二）利用流程1.利用者填寫《技術(shù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并根據(jù)利用者的需求提供相應(yīng)的檔案。3.利用者在檔案查閱室查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。5.利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)和檢查，確保檔案完整無(wú)損。（三）借閱管理1.因工作需要借閱技術(shù)檔案的，利用者應(yīng)填寫《技術(shù)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱者應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容，確保檔案的安全和保密。4.借閱期滿后，借閱者應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱者的責(zé)任。八、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)技術(shù)檔案的價(jià)值進(jìn)行科學(xué)評(píng)估。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織1.公司成立技術(shù)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)專家、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和處理建議。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等活動(dòng)的參考作用，以及對(duì)維護(hù)公司合法權(quán)益的重要性。3.檔案的保密性，是否涉及公司商業(yè)秘