PAGE志愿者協(xié)會(huì)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)志愿者協(xié)會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會(huì)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于志愿者協(xié)會(huì)及所屬各部門(mén)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：協(xié)會(huì)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集協(xié)會(huì)工作中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及協(xié)會(huì)機(jī)密的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善協(xié)會(huì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，確保檔案存放安全，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.負(fù)責(zé)對(duì)協(xié)會(huì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案工作培訓(xùn)。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行審批和處理。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)工作中形成的各類(lèi)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)，并定期移交綜合部。2.配合綜合部做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.對(duì)本部門(mén)形成的檔案材料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.組織建設(shè)類(lèi)：包括協(xié)會(huì)章程、組織架構(gòu)、會(huì)員信息、會(huì)議記錄、換屆選舉等文件。2.活動(dòng)策劃與實(shí)施類(lèi)：各類(lèi)志愿服務(wù)活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)總結(jié)、活動(dòng)照片、視頻等資料。3.志愿者管理類(lèi)：志愿者招募、培訓(xùn)、考核、表彰等相關(guān)文件和記錄。4.財(cái)務(wù)管理類(lèi)：協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、收支明細(xì)、審計(jì)報(bào)告等資料。5.宣傳推廣類(lèi)：協(xié)會(huì)宣傳資料、新聞報(bào)道、媒體合作等相關(guān)材料。6.捐贈(zèng)與物資管理類(lèi)：捐贈(zèng)物資的接收、登記、發(fā)放、使用等記錄，以及捐贈(zèng)協(xié)議等文件。7.其他類(lèi)：不屬于上述分類(lèi)的其他重要文件和資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用年度類(lèi)別流水號(hào)的編號(hào)方式。例如：2023ZJ001，表示2023年組織建設(shè)類(lèi)的第1份檔案。2.年度用四位數(shù)字表示，類(lèi)別用大寫(xiě)字母表示，流水號(hào)用三位數(shù)字表示。四、檔案收集（一）收集范圍1.協(xié)會(huì)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄、圖表、證書(shū)、照片、視頻等。2.協(xié)會(huì)收到的上級(jí)文件、通知、批示等。3.協(xié)會(huì)與其他單位或組織簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目等文件。4.協(xié)會(huì)會(huì)員提交的各類(lèi)材料，如入會(huì)申請(qǐng)、志愿服務(wù)記錄等。5.協(xié)會(huì)舉辦活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)資料，包括活動(dòng)策劃書(shū)、活動(dòng)總結(jié)、活動(dòng)照片、視頻、志愿者簽到表等。6.協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)工作中形成的各類(lèi)憑證、報(bào)表、賬本等。7.協(xié)會(huì)宣傳推廣工作中形成的宣傳資料、新聞稿件、媒體報(bào)道等。8.協(xié)會(huì)收到的捐贈(zèng)物資的相關(guān)資料，如捐贈(zèng)協(xié)議、捐贈(zèng)清單、物資使用記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.收集的檔案材料應(yīng)按照分類(lèi)要求進(jìn)行初步整理，便于移交綜合部。（三）收集時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每月底前將本月形成的檔案材料移交綜合部。2.對(duì)于重要活動(dòng)或項(xiàng)目，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)將相關(guān)檔案材料移交綜合部。五、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于整理和檢索，提高檔案管理效率。（二）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)方案對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)。2.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊。3.編頁(yè)：對(duì)檔案材料進(jìn)行編頁(yè)，編寫(xiě)頁(yè)碼應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱。4.編目：按照檔案編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。5.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、起止編號(hào)等信息。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門(mén)等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）保管期限1.永久保管：涉及協(xié)會(huì)重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。對(duì)于一般性的文件材料，根據(jù)其重要程度和使用頻率確定保管期限。七、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合部查閱。2.查閱檔案應(yīng)在綜合部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合部，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.協(xié)會(huì)外部單位或個(gè)人因工作需要借閱檔案，需提交書(shū)面申請(qǐng)，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)協(xié)會(huì)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，并繳納一定的押金。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合部同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合部，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、檔案利用與統(tǒng)計(jì)（一）檔案利用1.綜合部應(yīng)積極為協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱、借閱申請(qǐng)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行分析總結(jié)，了解檔案利用需求，為檔案管理工作提供參考。（二）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、查閱人次、借閱人次等。3.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。九、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合部負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，判斷其保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率低、保存價(jià)值不大的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清單》。2.《檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)協(xié)會(huì)負(fù)責(zé)人簽字同意后，按