PAGE小單位檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本單位檔案室管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高工作效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位檔案室的檔案管理工作，包括各類文件、資料、記錄等的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本單位檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案管理工作。3.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行銷毀。5.積極提供檔案利用服務(wù)，為單位各項工作提供支持和保障。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高單位全體人員的檔案意識。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案室。2.協(xié)助檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)意見和建議。3.按照規(guī)定程序查閱、借閱檔案，確保檔案的安全和完整。4.加強(qiáng)對本部門人員的檔案宣傳教育，提高檔案意識。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等，包括但不限于以下幾類：上級文件、指示、通知等；本單位制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等；會議文件、記錄、紀(jì)要等；業(yè)務(wù)工作文件、合同、協(xié)議、報表等；人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案等專門檔案；其他具有保存價值的文件材料。2.各部門應(yīng)及時將本部門形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。（二）收集要求1.收集的文件材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署齊全。2.對電子文件應(yīng)同時收集其對應(yīng)的紙質(zhì)文件或進(jìn)行有效的電子存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。3.對于外來文件，應(yīng)及時登記并妥善保管，確保其完整性和可追溯性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、設(shè)備管理類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.對不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查閱。2.檔案應(yīng)排列有序，編號清晰，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并向上級報告。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。（三）檔案保護(hù)1.采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行消毒處理，防止霉變和蟲害。3.對電子檔案應(yīng)加強(qiáng)安全防護(hù)，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。五、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.在確保檔案安全的前提下，充分滿足單位各項工作對檔案利用的需求，提高檔案利用效率。3.對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計，及時掌握檔案利用動態(tài)。（二）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：本單位人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和時間等信息，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案室查閱。2.借閱手續(xù)：本單位人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容和時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位人員借閱檔案原則上不予辦理，如因特殊情況確需借閱，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容和時間等信息，經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱、借閱檔案時應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案室印章。4.查閱、借閱檔案完畢后，應(yīng)及時歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確已失去保存價值的數(shù)據(jù)，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀完畢后，應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。同時，應(yīng)將檔案銷毀情況進(jìn)行登記，永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為單位各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理要求1.配備必要的計算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的正常運行。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整和安全。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管。4.利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索和利用，提高檔案利用效率。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步收集、整理和歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。2.電子檔案應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。3