PAGE科技檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)科技檔案庫房的管理，確?？萍紮n案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織科技檔案庫房的管理工作，包括科技檔案的收集、整理、保管、借閱、利用等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：科技檔案由公司/組織檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：采取有效措施，確?？萍紮n案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮利用者的需求，提供便捷的服務(wù)。二、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的科技文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、技術(shù)合同、實(shí)驗(yàn)記錄、測試報(bào)告、成果鑒定文件等。2.引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備的文件材料，包括技術(shù)引進(jìn)合同、設(shè)備采購合同、技術(shù)資料、安裝調(diào)試記錄等。3.對外合作項(xiàng)目的文件材料，包括合作協(xié)議、項(xiàng)目計(jì)劃、研究報(bào)告、成果共享文件等。4.公司/組織內(nèi)部形成的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程、工藝文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)科技文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的科技文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料。3.對于電子文件材料，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照科技檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對收集的文件材料進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。2.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，同一項(xiàng)目或?qū)I(yè)的檔案應(yīng)集中整理。3.編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的管理和查找。4.編目應(yīng)包括檔案的題名、編號、日期、保管期限等信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。三、庫房管理（一）庫房建設(shè)與布局1.庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備和溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備。3.庫房應(yīng)根據(jù)檔案的類別、保管期限等進(jìn)行合理布局，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，便于檔案的存放和管理。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，柜架應(yīng)排列整齊、牢固，便于檔案的存放和查找。2.檔案應(yīng)按照編號順序存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。3.對于磁性載體檔案，應(yīng)存放在防磁柜中，避免磁場對檔案的影響。（三）庫房環(huán)境管理1.庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案管理人員應(yīng)定期對庫房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。3.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（四）安全管理1.庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。3.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、使用明火和存放易燃易爆物品。4.檔案管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行整改。四、檔案保管期限與鑒定（一）保管期限劃分1.科技檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指對公司/組織具有重要?dú)v史價(jià)值和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如重大科研項(xiàng)目檔案、重要技術(shù)合同檔案等。3.長期保管的檔案是指在一定時(shí)期內(nèi)對公司/組織具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為15年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織具有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。（二）鑒定原則1.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案的價(jià)值得到正確評估。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素進(jìn)行綜合分析，確定其保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門應(yīng)定期組織對到期檔案進(jìn)行鑒定，成立鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.鑒定小組應(yīng)逐卷審查檔案，根據(jù)鑒定原則確定檔案的保管期限，并填寫鑒定意見書。3.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員和相關(guān)部門人員共同進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。五、檔案借閱與利用（一）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱科技檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.絕密級檔案一般不予借閱，確因工作需要借閱的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為利用者提供檔案查閱、復(fù)印、摘錄等服務(wù)，滿足利用者的需求。2.對于重要的科技檔案，檔案管理部門可根據(jù)利用者的需求，提供檔案咨詢、專題研究等服務(wù)。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的借閱、利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱時(shí)間、借閱人、檔案名稱、利用方式等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立科技檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳遞，為公司/組織的科研、生產(chǎn)、管理等工作提供有力支持。（二）數(shù)字化處理1.對重要的科技檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，確保檔案信息的完整和準(zhǔn)確。2.數(shù)字化檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲和管理，建立索引數(shù)據(jù)庫，便于快速檢索和利用。（三）系統(tǒng)管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。七、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等，統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)定期上報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。（二）移交規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理檔案移交手