PAGE工商所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工商所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在工商所工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本所實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工商所全體工作人員在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。工商所檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工商所工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則。按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容特點(diǎn)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理室，配備必要的檔案管理人員，負(fù)責(zé)工商所檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，做好查閱登記和利用效果反饋工作。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。5.參與檔案鑒定和銷毀工作，提出鑒定意見(jiàn)和銷毀清單。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.工商所形成的各類文件、報(bào)告、報(bào)表、會(huì)議記錄紀(jì)要。3.工商登記注冊(cè)、市場(chǎng)監(jiān)管、行政執(zhí)法等業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的各類檔案材料。4.人事、財(cái)務(wù)、后勤等行政管理工作中形成的檔案。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對(duì)重要文件和資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法與要求1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制目錄清單。3.按照分類順序?qū)n案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.對(duì)破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方案1.行政管理類：包括上級(jí)文件、本所文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)工作類：包括工商登記檔案、市場(chǎng)監(jiān)管檔案、行政執(zhí)法檔案等。3.特殊載體類：包括照片、錄音、錄像、電子文件等。（二）編號(hào)規(guī)則1.行政管理類檔案編號(hào)：采用年度+類別代碼+流水號(hào)的方式。例如，2023XG001，表示2023年行政管理類第1份檔案。2.業(yè)務(wù)工作類檔案編號(hào)：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類別分別制定編號(hào)規(guī)則，如工商登記檔案編號(hào)為年度+登記類型+流水號(hào)。3.特殊載體類檔案編號(hào)：在類別代碼后加上載體標(biāo)識(shí)，如照片檔案編號(hào)為2023ZP001Z，Z表示照片。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管要求1.按照檔案類別和編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保賬物相符。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）保護(hù)措施1.建立檔案保護(hù)制度，明確檔案保護(hù)責(zé)任。2.對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.采取防蟲、防霉、防火、防盜等措施，確保檔案安全。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本所工作人員因工作需要查閱檔案，需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱檔案，需持單位介紹信，經(jīng)本所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和利用。（二）查閱程序1.查閱人員填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)查閱要求提供檔案，并做好查閱登記。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員同意。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無(wú)損壞、丟失等情況。（三）利用效果反饋檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，收集利用者的反饋意見(jiàn)，評(píng)估檔案的利用效果，不斷改進(jìn)檔案管理工作。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.銷毀清單經(jīng)本所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立工商所檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案一致。（三）系統(tǒng)安全與管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止