PAGE會計檔案管理制度牌一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，規(guī)范會計檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等工作，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義本制度所稱會計檔案，是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、會計檔案管理職責分工（一）財務(wù)部門職責1.負責會計檔案的日常收集、整理、裝訂、保管等工作，確保會計檔案的完整性和準確性。2.按照本制度規(guī)定的期限和要求，對會計檔案進行分類、編號、裝盒，并編制會計檔案保管清冊。3.建立會計檔案查閱、借閱登記制度，嚴格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時收回借出的會計檔案，并進行核對。4.定期對會計檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理，確保會計檔案的安全。5.根據(jù)公司發(fā)展和實際需要，提出會計檔案銷毀的申請，并按照規(guī)定程序進行銷毀。（二）檔案管理部門職責1.負責指導、監(jiān)督財務(wù)部門的會計檔案管理工作，定期對會計檔案管理情況進行檢查。2.協(xié)助財務(wù)部門做好會計檔案的整理、裝訂、裝盒等工作，提供必要的檔案管理設(shè)備和場地支持。3.按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度要求，對會計檔案進行妥善保管，確保會計檔案的安全和完整。4.負責建立會計檔案查閱、借閱檔案庫，記錄查閱、借閱情況，對查閱、借閱過程進行監(jiān)督。（三）其他部門職責各部門應積極配合財務(wù)部門和檔案管理部門的工作，及時將涉及本部門的會計資料移交財務(wù)部門，確保會計檔案的及時收集和完整。三、會計檔案的分類與編號（一）會計檔案分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財務(wù)報告類：包括月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明等。4.其他會計資料類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。（二）編號規(guī)則1.會計憑證類：按照年度、月份、憑證種類、憑證號順序編號。例如，20XX年X月的記賬憑證，記字第X號，編號為20XX0XJZ0X。2.會計賬簿類：總賬按照科目編號順序編號，明細賬、日記賬按照賬戶順序編號，固定資產(chǎn)卡片按照固定資產(chǎn)編號順序編號。例如，總賬科目“庫存現(xiàn)金”編號為1001，其總賬編號為1001；某明細賬賬戶“應收賬款——A公司”編號為112201，其明細賬編號為112201。3.財務(wù)報告類：按照年度、報告期別、報告類型順序編號。例如，20XX年度年度財務(wù)報告，編號為20XXND。4.其他會計資料類：按照資料形成時間順序編號，例如銀行存款余額調(diào)節(jié)表20XX年X月的，編號為20XX0XDKY。四、會計檔案的收集與整理（一）收集要求1.財務(wù)部門應定期收集各類會計資料，確保會計檔案的及時形成。會計憑證應在每月結(jié)賬后及時整理裝訂；會計賬簿應在年度終了后及時打印裝訂；財務(wù)報告應在規(guī)定的報告期結(jié)束后及時編制并整理歸檔。2.各部門應及時將與經(jīng)濟業(yè)務(wù)相關(guān)的原始憑證等資料傳遞給財務(wù)部門，不得積壓或擅自銷毀。（二）整理要求1.會計憑證的整理：對原始憑證進行審核，確保其真實性、合法性、完整性。將審核無誤的原始憑證按照記賬憑證的編號順序進行粘貼，每本記賬憑證所附原始憑證應整齊、牢固。記賬憑證應按照編號順序排列，檢查有無缺號、重號現(xiàn)象，確保記賬憑證的連續(xù)編號。對記賬憑證進行裝訂，在左上角打孔，用線繩裝訂牢固，并在封面上注明年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)等信息。2.會計賬簿的整理：總賬、明細賬、日記賬等應在年度終了后，將全年的賬頁打印出來，按照編號順序進行整理。檢查賬頁是否齊全，有無空白頁、跳行等情況，如有應進行補充或調(diào)整。對賬簿進行裝訂，在封面注明賬簿名稱、年度、賬簿編號等信息。3.財務(wù)報告的整理：將月度、季度、年度財務(wù)報告按照報告期順序進行整理，確保報告內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確。對財務(wù)報告進行裝訂，在封面上注明報告期、報告類型、編制單位等信息。4.其他會計資料的整理：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應按照時間順序進行整理，確保資料的連續(xù)性。會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應按照規(guī)定格式填寫，內(nèi)容準確、完整。五、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類：保管期限為30年。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)報告類：月度、季度財務(wù)報告保管期限為10年；年度財務(wù)報告永久保管。4.其他會計資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)會計檔案應存放在專用的檔案柜中，檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.電子會計檔案應存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設(shè)備上，并定期進行備份。備份存儲設(shè)備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.會計檔案應按照分類、編號順序進行存放，便于查找和管理。（三）保管環(huán)境1.檔案存放地點應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關(guān)規(guī)定。2.檔案存放地點應配備必要的消防設(shè)備和安全設(shè)施，確保會計檔案的安全。六、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報財務(wù)部門負責人審批。2.財務(wù)部門應指定專人負責接待查閱人員，按照查閱申請表的要求提供會計檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得在會計檔案上涂畫、標記、拆封或抽換。3.查閱會計檔案應在財務(wù)部門指定的查閱地點進行，查閱時間一般不得超過兩個工作日。如有特殊情況需要延長查閱時間的，應經(jīng)財務(wù)部門負責人批準。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因工作需要查閱公司會計檔案的，應持有單位介紹信或有效證件，填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽字同意后，報財務(wù)部門負責人審批。2.財務(wù)部門應與借閱單位或個人簽訂《會計檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、歸還時間、保密責任等。3.借閱的會計檔案應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如有特殊情況需要延期歸還的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時，財務(wù)部門應對借閱的會計檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。4.借閱人員不得擅自將會計檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在會計檔案上進行任何形式的復制或傳播。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照規(guī)定程序進行銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.財務(wù)部門應定期對保管期滿的會計檔案進行清查，提出銷毀意見，并編制《會計檔案銷毀清冊》?！稌嫏n案銷毀清冊》應包括會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》經(jīng)財務(wù)部門負責人審核，公司分管領(lǐng)導審批后，報檔案管理部門備案。3