PAGE團(tuán)風(fēng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)團(tuán)風(fēng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在團(tuán)風(fēng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于團(tuán)風(fēng)各級(jí)各類組織及相關(guān)工作人員在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：團(tuán)風(fēng)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與有效利用。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映團(tuán)風(fēng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理團(tuán)風(fēng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)團(tuán)風(fēng)檔案的日常管理工作。其職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。6.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全員檔案意識(shí)。（二）各部門兼職檔案員各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，對(duì)本部門文件材料進(jìn)行分類整理，編制目錄。3.將整理好的檔案定期移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)團(tuán)組織下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.團(tuán)風(fēng)組織制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.團(tuán)風(fēng)組織召開的各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.團(tuán)風(fēng)組織開展的各類活動(dòng)方案、總結(jié)、照片、音像資料等。5.團(tuán)風(fēng)組織的干部任免、考核、獎(jiǎng)懲等文件材料。6.團(tuán)風(fēng)組織與其他單位的往來文件、合同、協(xié)議等。7.團(tuán)員、青年的基本信息、入團(tuán)申請(qǐng)書、志愿書、團(tuán)組織關(guān)系介紹信等。8.反映團(tuán)風(fēng)工作特色和歷史沿革的資料、實(shí)物等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的文件材料，確保文件材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件丟失或損壞。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于檢索和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊美觀和牢固耐用。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行裁剪或粘貼。四、檔案的保管（一）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。1.永久保管的檔案：凡是反映團(tuán)風(fēng)工作重大歷史事件、重要決策、重要人物等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管的檔案：凡是在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。（二）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件。2.庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，以便于鑒定和處置。3.對(duì)珍貴檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。五、檔案的鑒定與處置（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案專家等組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。（二）處置方法1.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)延長(zhǎng)保管期限。2.對(duì)已無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并對(duì)銷毀過程進(jìn)行記錄。六、檔案的利用（一）查閱與借閱1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)團(tuán)風(fēng)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意。3.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。歸還檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）檔案信息開發(fā)利用1.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為團(tuán)風(fēng)工作提供決策支持。2.利用檔案舉辦展覽、講座等活動(dòng)，宣傳團(tuán)風(fēng)工作的歷史和成就，增強(qiáng)團(tuán)員青年的榮譽(yù)感和責(zé)任感。3.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息共享平臺(tái)，為單位內(nèi)部各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)。七、檔案管理的信息化建設(shè)（一）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)1.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等全過程的信息化管理。2.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、審核、分類、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，提高檔案管理工作效率。3.加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止檔案信息泄露。（二）檔案數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理介質(zhì)上，并異地存放。2.制定檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，規(guī)范檔案管理行為，確保檔案管理工作的質(zhì)量。（二）外部監(jiān)