PAGE檔案室準(zhǔn)入制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室的管理，確保檔案資料的安全與完整，規(guī)范檔案的查閱、使用等行為，特制定本檔案室準(zhǔn)入制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要進(jìn)入檔案室的外部人員。（三）基本原則1.檔案管理應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性、安全性的原則，確保檔案能真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)，完整保存各類信息，形成科學(xué)的體系，并妥善保管，防止丟失、損壞、泄密等情況。2.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。二、檔案室管理職責(zé)（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案、編號(hào)規(guī)則等。3.對(duì)檔案的查閱、借閱等進(jìn)行登記和審核，確保檔案使用符合規(guī)定。4.維護(hù)檔案室的環(huán)境安全，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理，并定期移交檔案室。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理，配合檔案室管理人員做好檔案的查閱、借閱等工作。3.按照公司檔案管理要求，規(guī)范本部門文件資料的形成、積累和保管。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司各類行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案類：?jiǎn)T工個(gè)人檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等。3.財(cái)務(wù)檔案類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、項(xiàng)目管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案等。5.合同檔案類：各類合同協(xié)議、合作意向書等。6.其他檔案類：如榮譽(yù)證書、資質(zhì)文件、對(duì)外宣傳資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層級(jí)編碼方式，每一級(jí)編碼之間用“”隔開。2.一級(jí)編碼表示檔案類別，如“XZ”代表行政檔案類，“RS”代表人事檔案類等。3.二級(jí)編碼表示該類別下的具體分類，如行政檔案類下的“GZ”可表示規(guī)章制度。4.三級(jí)編碼為順序號(hào)，用于區(qū)分同一類別下的不同檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，確保檔案的完整性。2.對(duì)于重要文件資料，應(yīng)在形成后立即進(jìn)行收集，防止丟失或遺漏。3.涉及多個(gè)部門的文件資料，由主辦部門負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)移交檔案室。（二）整理要求1.檔案室管理人員按照檔案分類方案對(duì)收集的檔案進(jìn)行整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、排列有序。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等信息。3.剔除重復(fù)、無(wú)效的文件資料，對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門整理好的檔案應(yīng)定期移交檔案室，移交時(shí)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案室管理人員對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.按照檔案編號(hào)規(guī)則，將檔案歸入相應(yīng)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中。（二）保管1.檔案室應(yīng)具備安全、適宜的保管環(huán)境，保持溫度、濕度適宜，通風(fēng)良好。2.采用防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.檔案應(yīng)分類存放，不同類別、不同年度的檔案分開保管。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案室準(zhǔn)入條件（一）內(nèi)部人員準(zhǔn)入條件1.公司員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案室管理人員辦理相關(guān)手續(xù)。2.涉及重要機(jī)密檔案的查閱、借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.員工應(yīng)熟悉檔案管理規(guī)定，遵守檔案室的各項(xiàng)制度，愛護(hù)檔案資料。（二）外部人員準(zhǔn)入條件1.因工作業(yè)務(wù)往來(lái)需要查閱公司檔案的外部人員，需由公司相關(guān)部門出具介紹信，并填寫《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》。2.外部人員查閱檔案應(yīng)明確查閱目的、范圍和時(shí)間，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)入檔案室。3.外部人員查閱檔案時(shí)，必須有公司內(nèi)部人員陪同，不得單獨(dú)在檔案室停留。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)在檔案室管理人員指定的區(qū)域進(jìn)行，查閱時(shí)不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并登記復(fù)印內(nèi)容、數(shù)量等信息。3.查閱檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，查閱完畢后及時(shí)歸還檔案室管理人員。（二）借閱1.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等。2.經(jīng)審批同意后，檔案室管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、污損，確保檔案歸還時(shí)完好無(wú)損。5.借閱到期后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案室管理人員進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案的保密與安全（一）保密1.檔案室管理人員及所有接觸檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)有泄密風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)立即停止相關(guān)操作，并采取相應(yīng)措施。（二）安全1.加強(qiáng)檔案室的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火器材、防盜報(bào)警裝置等。2.檔案室管理人員應(yīng)定期檢查安全設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，確保其正常有效。3.嚴(yán)格控制檔案室的人員進(jìn)出，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室。4.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。九、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要性等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀檔案應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名