PAGE四項(xiàng)制度人事檔案總則1.目的為加強(qiáng)公司人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司全體員工的人事檔案管理。3.基本原則真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。完整性原則：人事檔案應(yīng)全面收集員工各個方面的材料，保證檔案材料的齊全完整。保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。動態(tài)管理原則：人事檔案應(yīng)根據(jù)員工的工作變動、職務(wù)晉升、獎懲等情況及時進(jìn)行更新和補(bǔ)充。檔案內(nèi)容1.履歷材料員工個人簡歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、參加工作時間、學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)、工作經(jīng)歷等。員工的學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等復(fù)印件。2.自傳材料員工撰寫的自傳，內(nèi)容包括個人成長經(jīng)歷、思想演變過程等。3.鑒定、考核、考察材料員工年度考核表、績效考核表、工作鑒定等。員工參加各類培訓(xùn)、考察、學(xué)習(xí)的鑒定材料。員工的獎懲材料，包括獎勵決定、表彰證書、處分決定等。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、職稱評審表等原件及復(fù)印件。員工參加專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、進(jìn)修、考試等的相關(guān)材料。5.政審材料員工的政治歷史情況審查材料，包括入黨、入團(tuán)申請書，政審報(bào)告等。員工的親屬關(guān)系證明材料。6.黨團(tuán)材料員工的入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報(bào)等。員工的入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請書等。7.工資、任免、出國（境）等材料員工的工資變動審批表、工資調(diào)整通知單等。員工的任免文件、職務(wù)變動通知等。員工出國（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等。8.其他可供組織參考的材料員工的健康體檢報(bào)告、職業(yè)病診斷證明等。員工的個人榮譽(yù)證書、科研成果證書等。員工的工作業(yè)績證明材料，如項(xiàng)目合同、驗(yàn)收報(bào)告等。檔案收集與整理1.收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門員工的檔案材料，并及時移交公司人力資源部門。檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，不得涂改、偽造。需要?dú)w檔的材料應(yīng)統(tǒng)一使用A4紙張，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行整理。2.整理流程人力資源部門收到檔案材料后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，對不符合要求的材料及時退回原部門補(bǔ)充或更正。按照檔案內(nèi)容分類，將各類材料進(jìn)行排序、編號，編制檔案目錄。將整理好的檔案材料裝入檔案袋或檔案盒，并在檔案袋或檔案盒上標(biāo)明員工姓名、部門、檔案編號等信息。檔案保管1.保管機(jī)構(gòu)公司設(shè)立專門的人事檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.保管要求檔案保管室應(yīng)保持清潔、通風(fēng)、干燥，溫度、濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。檔案應(yīng)分類存放，建立檔案檢索系統(tǒng)，便于查找和利用。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案保管室進(jìn)行，不得將檔案帶出保管室。查閱檔案的人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案材料上涂改、圈劃、批注、抽取、撤換或損壞。2.借閱權(quán)限公司外部單位或個人因工作需要借閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)公司人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案的人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。3.審批流程《人事檔案查閱申請表》或《人事檔案借閱申請表》應(yīng)包括查閱或借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，并由申請人簽字、所在部門負(fù)責(zé)人審核、人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。審批通過后，檔案保管人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱或借閱服務(wù)，并做好記錄。檔案轉(zhuǎn)遞1.轉(zhuǎn)遞條件員工因工作調(diào)動、離職、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。2.轉(zhuǎn)遞流程人力資源部門根據(jù)員工的轉(zhuǎn)遞申請，開具《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并將檔案材料整理齊全，密封后加蓋密封章。將密封好的檔案及《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》一并交機(jī)要交通部門或?qū)Ｈ怂腿?。接收檔案的單位或部門收到檔案后，應(yīng)在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章，并及時將回執(zhí)寄回公司人力資源部門。檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)人力資源部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)將人事檔案材料錄入信息化管理系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。定期對信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性。3.信息安全管理加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。定期對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備的條件政治素質(zhì)高，責(zé)任心強(qiáng)，具有保密意識。熟悉人事檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的檔案管理知識和技能。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，取得檔案管理崗位資格證書。2.檔案管理人員的主要職責(zé)負(fù)責(zé)公司人事檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。維護(hù)人事檔案信息化管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。定期對人事檔案進(jìn)行清查和核對，確保檔案的真實(shí)、完整、安全。保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)人事檔案管理的工作任務(wù)。監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)制公司建立人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對人事檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.違規(guī)處理對違反本辦法規(guī)定，擅自涂改、偽造、抽取、撤換、損壞人事檔案材料的，視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、記過等處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。對違反檔案查