PAGE檔案三合一編制制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本檔案三合一編制制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)形成的各類(lèi)檔案的編制、整理、歸檔及管理。（三）編制原則1.遵循國(guó)家檔案管理法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性，如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的歷史全貌。3.便于檔案的查閱、利用和保管，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。二、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案類(lèi)：包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議記錄，公司章程，管理制度，人事檔案，行政公文等。2.財(cái)務(wù)檔案類(lèi)：涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料，資金管理文件等。3.業(yè)務(wù)檔案類(lèi)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類(lèi)型劃分，如銷(xiāo)售業(yè)務(wù)檔案包括銷(xiāo)售合同、訂單、客戶資料等；采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案有采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、采購(gòu)訂單等；研發(fā)業(yè)務(wù)檔案含研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)文檔等。4.工程檔案類(lèi)：針對(duì)公司工程項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.其他檔案類(lèi)：如聲像檔案（照片、錄音、錄像等）、電子檔案（電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)等）及特殊載體檔案（光盤(pán)、磁盤(pán)等）。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用層次編碼法，由全宗號(hào)、分類(lèi)號(hào)、年度號(hào)、保管期限號(hào)、件號(hào)或卷號(hào)組成。2.全宗號(hào)：暫定為[具體全宗號(hào)]，代表本公司檔案全宗。3.分類(lèi)號(hào)：按照檔案分類(lèi)類(lèi)別，分別用不同字母或數(shù)字表示，如行政檔案類(lèi)用“A”表示，財(cái)務(wù)檔案類(lèi)用“B”表示等。4.年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，四位數(shù)字表示，如“2023”。5.保管期限號(hào)：分為“永久”“長(zhǎng)期”“短期”，分別用“Y”“C”“D”表示。6.件號(hào)或卷號(hào)：按順序編寫(xiě)，如“001”“002”等。例如，一份行政檔案，2023年形成，保管期限為長(zhǎng)期，其編號(hào)為：A.2023.C.001。三、檔案編制要求（一）文件收集1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案文件的收集工作，確保本部門(mén)形成的各類(lèi)文件及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件及相關(guān)的聲像資料等。（二）文件整理1.對(duì)收集到的文件進(jìn)行分類(lèi)整理，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將文件歸入相應(yīng)的類(lèi)別。2.同一類(lèi)別的文件，應(yīng)按照文件形成時(shí)間順序排列，確保文件的系統(tǒng)性。3.對(duì)于破損、褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對(duì)于字跡模糊或易褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行字跡加固或復(fù)制。（三）文件編號(hào)按照檔案編號(hào)規(guī)則，對(duì)整理好的文件進(jìn)行編號(hào)，確保每份文件編號(hào)唯一。（四）編制目錄1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、文件題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存，以便查閱。（五）裝訂與裝盒1.紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保管。2.裝訂后的文件應(yīng)裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息。四、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每年[具體日期]前，將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢。2.對(duì)于重大項(xiàng)目或特殊事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)辦理完畢后[具體期限]內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門(mén)檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性后，填寫(xiě)《檔案歸檔清單》，一式兩份，一份隨檔案移交檔案室，一份自留。2.檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的編號(hào)、目錄、裝訂等是否符合要求，核對(duì)無(wú)誤后，在《檔案歸檔清單》上簽字確認(rèn)，并將檔案入庫(kù)保管。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門(mén)的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等順序存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等重要文件，股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議記錄，公司章程等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[具體年限]，如業(yè)務(wù)檔案中的重要合同、財(cái)務(wù)檔案中的年度報(bào)表等。4.短期保管的檔案保管期限為[具體年限]，如一般性的行政文件、臨時(shí)性的業(yè)務(wù)資料等。（四）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的安全和完整。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，清查結(jié)果應(yīng)記錄在《檔案清查登記表》中。3.對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)丟失檔案進(jìn)行查找等。六、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的真實(shí)性和完整性不受損害。2.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，履行必要的審批手續(xù)。（二）查閱程序1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。3.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全。（三）借閱程序1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員借閱檔案，除按上述查閱程序辦理審批手續(xù)外，還需繳納一定的押金，借閱期限一般不超過(guò)[具體天數(shù)]。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）復(fù)制與摘錄1.因工作需要復(fù)制檔案，需填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案室工作人員進(jìn)行復(fù)制。2.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明復(fù)制日期。3.如需摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，摘錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，并注明出處。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核同意后，予以銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，由檔案室負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專