PAGE基建文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司基建文件檔案管理，確?；ㄎ募n案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，保障公司基建項目的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有基建項目從項目立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收全過程中形成的各類文件檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則基建文件檔案由公司指定的專門部門進行集中統(tǒng)一管理，確保文件檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則基建文件檔案應(yīng)如實反映基建項目的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則涵蓋基建項目各個環(huán)節(jié)形成的各類文件，保證文件檔案的全面性。4.及時性原則文件形成后應(yīng)及時歸檔，確保檔案信息的時效性。5.保密性原則對涉及公司機密的基建文件檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理。二、管理職責（一）基建項目管理部門職責1.負責基建項目文件檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。2.督促項目各參建單位及時整理、歸檔項目文件檔案。3.審核項目文件檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。4.參與項目文件檔案的驗收工作。（二）項目參建單位職責1.負責本單位在基建項目中形成文件檔案的收集、整理、歸檔工作。2.按照公司及行業(yè)要求，規(guī)范文件檔案的編制和保管。3.定期向公司基建項目管理部門移交項目文件檔案。4.配合公司做好項目文件檔案的驗收工作。（三）檔案管理部門職責1.制定和完善基建文件檔案管理制度。2.負責基建文件檔案的接收、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作。3.對基建項目文件檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查。4.提供基建文件檔案查閱、借閱等服務(wù)。三、文件材料的形成與收集（一）立項階段1.項目建議書、可行性研究報告及相關(guān)批復(fù)文件。2.項目申請報告、環(huán)境影響評價報告及批復(fù)等。3.項目立項過程中形成的會議紀要、專家論證意見等。（二）規(guī)劃設(shè)計階段1.規(guī)劃設(shè)計任務(wù)書、規(guī)劃設(shè)計方案及評審意見。2.初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件及變更記錄。3.設(shè)計交底、圖紙會審記錄。4.設(shè)計單位與建設(shè)單位、施工單位之間的往來函件。（三）施工階段1.施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底文件。2.工程開工報告、施工日志、工程進度報表。3.原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗報告。4.隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄。5.工程質(zhì)量問題處理記錄、質(zhì)量事故報告及處理結(jié)果。6.工程變更通知單、工程洽商記錄。7.施工單位與監(jiān)理單位、建設(shè)單位之間的往來函件。8.工程照片、錄像資料。（四）竣工驗收階段1.工程竣工驗收報告、竣工決算報告。2.工程質(zhì)量保修書。3.竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖）。4.竣工驗收會議紀要、驗收意見及整改記錄。（五）其他1.與基建項目相關(guān)的合同文件，包括勘察設(shè)計合同、施工合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購合同等。2.項目建設(shè)過程中形成的各類協(xié)議、備忘錄等。3.上級主管部門及政府有關(guān)部門對項目的指示、批復(fù)文件。四、文件材料的整理（一）分類原則基建文件檔案按照項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別進行分類。（二）組卷要求1.同一項目的文件材料應(yīng)按照其形成規(guī)律和有機聯(lián)系進行組卷。2.卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，依次編寫頁號。3.卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整，如有破損應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。4.卷內(nèi)文件應(yīng)采用A4紙打印或復(fù)印，字跡清晰，圖樣準確。（三）編目要求1.卷內(nèi)文件應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容。2.案卷應(yīng)編制封面，包括項目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級等內(nèi)容。3.案卷應(yīng)編制備考表，說明卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況等。五、文件材料的歸檔（一）歸檔時間1.項目參建單位應(yīng)在項目完成一個階段或單項工程竣工后，及時將整理好的文件檔案向公司基建項目管理部門歸檔。2.項目竣工驗收后，各參建單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將全部項目文件檔案移交公司檔案管理部門。（二）歸檔程序1.項目參建單位填寫《基建文件檔案移交清單》，詳細列出移交文件檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.公司基建項目管理部門對移交的文件檔案進行審核，審核合格后辦理接收手續(xù)。3.公司檔案管理部門對接收的文件檔案進行再次審核，審核無誤后進行整理、上架保存。六、文件檔案的保管（一）保管期限基建文件檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映基建項目主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司和社會有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案應(yīng)存放于專用的檔案柜架上，排列整齊有序，并標明檔案類別、年度、案卷號等信息。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。七、文件檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱基建文件檔案的，應(yīng)填寫《基建文件檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱基建文件檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。涉及機密的文件檔案，須經(jīng)公司保密部門同意。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，填寫查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的文件檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借或損毀檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱基建文件檔案的，應(yīng)填寫《基建文件檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.外單位人員原則上不得借閱基建文件檔案，如有特殊情況，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，填寫借閱日期、借閱人姓名、單位、借閱期限等信息。2.檔案管理人員根據(jù)借閱申請表，提供相應(yīng)的文件檔案，并與借閱人員當面清點數(shù)量。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究責任。八、文件檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由公司檔案管理部門、基建項目管理部門及相關(guān)專業(yè)人員組成的檔案鑒定小組，負責基建文件檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和利用價值進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。3.對雖未超過保管期限，但已失去利用價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，可進行降密或銷毀處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制《基建文件檔案銷毀清單》。2.《基建文件檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《基建文件檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。九、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查公司檔案管理部門定期對基建文件檔案管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。（二）專項檢查根據(jù)基建項目進展情況，適時開展專項檢查，重點檢查項目文件檔案的完整性