PAGE疫情檔案三合一制度一、總則（一）目的為有效應(yīng)對(duì)疫情期間各類信息的管理需求，確保疫情相關(guān)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于信息的查詢、利用和追溯，特制定本疫情檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在疫情期間形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于疫情防控方案、應(yīng)急預(yù)案、人員健康信息、物資采購與發(fā)放記錄、疫情防控工作會(huì)議紀(jì)要、與外部機(jī)構(gòu)的往來文件等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映疫情期間公司/組織的實(shí)際工作情況。2.完整性原則：全面收集、整理與疫情相關(guān)的各類信息，確保檔案不遺漏重要內(nèi)容。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)經(jīng)過核實(shí)。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等操作。5.安全性原則：保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、檔案分類與編號(hào)（一）分類1.疫情防控方案類：包括總體防控方案、專項(xiàng)防控方案（如人員防控、場(chǎng)所防控等）、應(yīng)急預(yù)案等。2.人員管理類：?jiǎn)T工健康檔案（每日健康打卡記錄、核酸檢測(cè)結(jié)果、疫苗接種情況等）、外來人員登記信息等。3.物資管理類：物資采購計(jì)劃、采購合同、物資出入庫記錄、庫存盤點(diǎn)記錄等。4.工作記錄類：疫情防控工作會(huì)議紀(jì)要、工作日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)等。5.對(duì)外往來類：與政府部門、社區(qū)、供應(yīng)商、客戶等的往來文件、函件、通知等。（二）編號(hào)采用分類編號(hào)法，以大寫字母表示檔案類別，如“YF”表示疫情防控方案類，“RY”表示人員管理類，“WZ”表示物資管理類，“JL”表示工作記錄類，“WL”表示對(duì)外往來類。類別代碼后緊跟流水號(hào)，如“YF001”“RY002”等。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于檔案的識(shí)別和查找。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)疫情檔案的收集工作，確保各類文件、資料、記錄及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類，同類檔案集中存放。2.排序編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行排序，并按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。3.編目裝訂：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.數(shù)字化處理：對(duì)重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子副本，以便于遠(yuǎn)程查閱和利用。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，按照檔案類別和編號(hào)順序存放。2.電子檔案：采用服務(wù)器存儲(chǔ)和磁盤陣列備份相結(jié)合的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。3.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案不被非法利用或丟失。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容等是否與檔案目錄一致，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息不被泄露或用于非法目的。2.優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部疫情防控工作的需要，為決策提供依據(jù)，為工作提供支持。（二）借閱流程1.借閱申請(qǐng)：借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的編號(hào)、名稱、用途、借閱期限等信息。2.審批簽字：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案提供：檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.歸還檔案：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。（三）利用方式1.查閱：借閱人可在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.復(fù)?。喝缧鑿?fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，注明復(fù)印日期、用途等信息。3.摘錄：借閱人可根據(jù)需要摘錄檔案內(nèi)容，但不得對(duì)檔案原件進(jìn)行涂改、標(biāo)記等操作。摘錄的內(nèi)容應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審核確認(rèn)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)疫情防控工作的階段性特點(diǎn)和檔案的保存價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案專家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估和鑒定。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容：對(duì)檔案的形成背景、內(nèi)容性質(zhì)、用途等進(jìn)行全面審查，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.參考相關(guān)規(guī)定：依據(jù)國家檔案管理法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，確定檔案的保管期限。3.征求意見：征求檔案形成部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，綜合考慮各方面因素，確定檔案的鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單：鑒定小組對(duì)失去保存價(jià)值的檔案編制《檔案銷毀清單》，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、數(shù)量等信息。2.審批簽字：銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.實(shí)施銷毀：采用適當(dāng)?shù)姆绞綄?duì)檔案進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.監(jiān)銷記錄：銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)銷，并形成監(jiān)銷記錄，監(jiān)銷人員和銷毀人員應(yīng)在記錄上簽字確認(rèn)。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善疫情檔案三合一制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.組織檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用、鑒定、銷毀等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.建立健全檔案管理臺(tái)賬，及時(shí)更新檔案信息，為公司/組織提供準(zhǔn)確的檔案查詢服務(wù)。4.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂、存儲(chǔ)、保管等。2.按照規(guī)定的程序辦理檔案的借閱、利用、歸還等手續(xù)，嚴(yán)格控制檔案的流向和使用范圍。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。4.協(xié)助檔案鑒定小組開展檔案鑒定工作，負(fù)責(zé)銷毀檔案的具體實(shí)施和監(jiān)銷記錄工作。5.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全，不得擅自泄露檔案信息。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門疫情檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集本部門形成的各類文件、資料、記錄，并進(jìn)行初步整理，確保檔案的完整性和真實(shí)性。3.配合檔案管理部門做好檔案