PAGE評估成果檔案管理制度總則目的為加強公司評估成果檔案的管理，確保評估成果檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮評估成果檔案在公司決策、業(yè)務開展及管理等方面的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各類評估項目所形成的檔案管理，包括但不限于項目評估、績效評估、風險評估等相關成果檔案。管理原則1.集中統一管理原則：評估成果檔案由公司指定的檔案管理部門統一負責收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性與完整性原則：檔案內容應真實反映評估項目的實際情況，涵蓋評估過程中形成的各類文件、資料、數據等，保證檔案的完整性。3.保密性原則：對于涉及公司機密、商業(yè)秘密及敏感信息的評估成果檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。4.便于利用原則：檔案管理應便于公司內部各部門及人員查閱和使用，以滿足公司業(yè)務發(fā)展對評估成果的需求。檔案管理職責檔案管理部門職責1.制定和完善評估成果檔案管理制度及相關操作流程，并組織實施。2.負責評估成果檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立評估成果檔案數據庫，實現檔案信息的電子化管理，提高檔案查詢和利用效率。4.定期對評估成果檔案進行檢查、核對，確保檔案的質量和安全，對破損、變質等檔案及時進行修復和處理。5.按照規(guī)定的期限保管評估成果檔案，對到期檔案進行鑒定和銷毀。6.負責向公司內部各部門及人員提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理。7.配合公司內部審計、紀檢監(jiān)察及外部審計、檢查等工作，提供相關評估成果檔案資料。評估項目實施部門職責1.在評估項目實施過程中，負責及時收集、整理本部門形成的各類文件、資料，并按照檔案管理要求進行分類、編號，確保文件資料的完整性和準確性。2.在評估項目結束后，將整理好的檔案資料及時移交檔案管理部門，并協助檔案管理部門進行檔案的審核和驗收。3.按照檔案管理規(guī)定，配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，不得擅自銷毀、涂改、偽造評估成果檔案。檔案管理人員職責1.熟悉檔案管理業(yè)務：檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識，熟悉評估成果檔案管理的相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，熟練掌握檔案管理軟件及辦公軟件的操作技能。2.認真履行崗位職責：負責檔案的日常管理工作，嚴格按照檔案管理制度和操作流程進行檔案的收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序。3.保守檔案機密：嚴格遵守保密規(guī)定，對檔案內容予以保密，不得泄露公司機密信息。在檔案查閱、借閱過程中，對涉及機密的檔案要嚴格按照審批程序進行操作，防止信息泄露。4.定期參加培訓：積極參加檔案管理部門組織的業(yè)務培訓和學習活動，不斷提高自身業(yè)務水平和綜合素質，適應檔案管理工作的發(fā)展需要。檔案的收集與整理收集范圍1.評估項目立項文件，包括項目申請報告、立項批復等。2.評估方案，涵蓋評估目的、范圍、方法、步驟等內容。3.評估過程中形成的各類調查資料，如調查問卷、訪談記錄、實地考察報告等。4.評估數據及分析資料，包括原始數據、統計報表、數據分析報告等。5.評估報告，包括初稿、征求意見稿、正式報告等。6.評估過程中相關的會議紀要、專家意見、內部討論記錄等。7.與評估項目相關的其他文件、資料，如合同協議、往來信函等。收集要求1.評估項目實施部門應指定專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應真實、準確、完整，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。整理方法1.分類：按照評估項目的類型、時間、來源等因素進行分類，如項目評估檔案可分為財務評估檔案、市場評估檔案、技術評估檔案等；績效評估檔案可按照部門、崗位等進行分類。2.編號：為每一份檔案資料編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應遵循一定的規(guī)則，如采用年份+項目序號+資料序號的方式進行編制。3.編目：編制檔案目錄，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質檔案資料進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應注意保持文件的原有順序，不得隨意打亂或丟失。檔案的保管保管期限1.短期保管：對于一般性的評估成果檔案，保管期限為[X]年。2.中期保管：涉及公司重要業(yè)務決策、具有一定參考價值的評估成果檔案，保管期限為[X]年。3.長期保管：對于公司核心業(yè)務、關鍵項目的評估成果檔案，以及涉及公司機密、商業(yè)秘密的檔案，保管期限為[X]年或永久保管。保管方式1.紙質檔案保管：設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、防蟲藥等，確保紙質檔案的安全保管。檔案應按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。2.電子檔案保管：建立電子檔案存儲系統，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備進行數據備份，確保電子檔案的安全性和完整性。同時，對電子檔案進行定期檢查和維護，防止數據丟失或損壞。庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、整齊，通風良好，溫濕度適宜，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應經檔案管理部門負責人批準，并進行登記。3.定期對檔案庫房進行安全檢查，檢查內容包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等方面，發(fā)現問題及時處理，確保檔案庫房的安全。檔案的利用查閱1.公司內部各部門及人員因工作需要查閱評估成果檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經本部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對《檔案查閱申請表》進行審核，符合查閱條件的，予以批準，并安排專人負責提供查閱服務。查閱人員應在指定的檔案查閱室進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。3.查閱檔案時，查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結束后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。借閱1.因特殊情況需要借閱評估成果檔案的，借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等信息，經本部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據審批意見，向借閱人員提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱檔案的名稱、數量、借閱期限等信息。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向檔案管理部門申請。3.借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。借閱期滿后，應及時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應追究借閱人員的責任。復制1.公司內部各部門及人員因工作需要復制評估成果檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內容、復制用途、復制數量等信息，經本部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對《檔案復制申請表》進行審核，符合復制條件的，予以批準，并安排專人負責復制工作。復制的檔案應加蓋檔案管理部門的印章，并注明復制日期、份數等信息。3.復制檔案時，應嚴格控制復制范圍，不得擅自擴大復制內容。對于涉及公司機密、商業(yè)秘密的檔案，應按照保密規(guī)定進行復制和管理。檔案的鑒定與銷毀鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的評估成果檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組根據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，確定檔案的存毀。對于仍有保存價值的檔案，應延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》。銷毀1.經鑒定需要銷毀的檔案，應報公司主管領導批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在指定的地點進行銷毀。銷毀過程中，應確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀時，應在《檔案銷毀清冊