PAGE檔案室24值班制度一、總則（一）目的為了確保檔案室的安全與正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保護(hù)檔案資料的完整性和保密性，特制定本24值班制度。本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案室管理與值班工作的人員。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)檔案室的日常值班安排，包括但不限于檔案資料的接收、整理、存儲、查閱及歸還等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案資料的安全放在首位，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。2.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行值班操作。3.責(zé)任明確原則：明確各值班人員的職責(zé)，確保值班工作有序、高效進(jìn)行。二、值班人員職責(zé)（一）值班主管職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案室24值班工作的組織、協(xié)調(diào)與監(jiān)督。2.制定值班計(jì)劃，合理安排值班人員，確保值班工作無縫銜接。3.定期檢查值班記錄，對值班工作中出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理和反饋。4.協(xié)調(diào)解決值班期間與其他部門或外部機(jī)構(gòu)的溝通事宜。5.對值班人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高值班人員的業(yè)務(wù)水平和應(yīng)急處理能力。（二）值班人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守值班時(shí)間，不得擅自離崗、脫崗。如遇特殊情況需要請假，需提前向值班主管申請并安排好替班人員。2.負(fù)責(zé)檔案室的日常安全巡查，包括門窗、水電、消防設(shè)施等，確保檔案室安全無隱患。3.對進(jìn)入檔案室的人員進(jìn)行登記和身份核實(shí)，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。4.負(fù)責(zé)檔案資料的整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料擺放整齊、有序，便于查找和使用。5.及時(shí)處理值班期間收到的檔案資料，按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號、錄入等操作。6.做好值班記錄，詳細(xì)記錄值班期間的工作情況、人員出入情況、設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告值班主管。7.協(xié)助處理檔案資料的緊急情況，如火災(zāi)、水災(zāi)等，按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行操作，盡量減少損失。8.完成值班主管交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。三、值班時(shí)間與排班（一）值班時(shí)間檔案室實(shí)行24小時(shí)值班制度，每天分為三個(gè)班次：早班（8:0016:00）、中班（16:0024:00）、夜班（24:008:00）。（二）排班方式1.根據(jù)公司/組織的工作需求和人員情況，制定月度值班排班表。排班表應(yīng)提前公布，以便值班人員做好準(zhǔn)備。2.值班人員應(yīng)按照排班表按時(shí)到崗值班，不得私自調(diào)換班次。如有特殊情況需要調(diào)整班次，需提前向值班主管申請并獲得批準(zhǔn)。3.為保證值班工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性，每個(gè)班次的值班人員應(yīng)相對固定，避免頻繁更換。四、值班工作流程（一）接班1.值班人員應(yīng)提前10分鐘到達(dá)檔案室，做好接班準(zhǔn)備工作。2.與上一班值班人員進(jìn)行交接，認(rèn)真核對值班記錄、檔案資料數(shù)量、設(shè)備運(yùn)行狀況等。3.對上一班值班期間發(fā)生的問題進(jìn)行了解和確認(rèn)，如有需要，及時(shí)進(jìn)行處理或跟進(jìn)。（二）值班期間工作1.按照值班人員職責(zé)要求，認(rèn)真履行各項(xiàng)工作職責(zé)。2.定時(shí)對檔案室進(jìn)行巡查，巡查時(shí)間間隔為每2小時(shí)一次，確保檔案室安全。3.及時(shí)處理檔案查閱、借閱等業(yè)務(wù)，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)，做好登記工作。4.對新接收的檔案資料進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。5.保持檔案室環(huán)境整潔，做好衛(wèi)生清潔工作。（三）交班1.值班結(jié)束前，值班人員應(yīng)再次對檔案室進(jìn)行全面檢查，確保門窗關(guān)閉、水電切斷、設(shè)備正常運(yùn)行等。2.整理好值班記錄，將檔案資料擺放整齊，與下一班值班人員進(jìn)行交接。3.向下一班值班人員說明值班期間的工作情況，包括未處理完的事項(xiàng)、發(fā)現(xiàn)的問題等，以便下一班人員繼續(xù)跟進(jìn)。五、檔案查閱與借閱管理（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案資料，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案室查閱。2.查閱檔案資料時(shí)，值班人員應(yīng)在現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。3.查閱人員如需復(fù)印檔案資料，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費(fèi)。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案資料，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案資料時(shí)，值班人員應(yīng)向借閱人員詳細(xì)說明檔案資料的保管要求和歸還期限，并辦理借閱登記手續(xù)，包括借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱日期、歸還日期等。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，需提前向檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司/組織。如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.借閱人員歸還檔案資料時(shí)，值班人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，并在借閱登記冊上注明歸還日期。六、安全與保密管理（一）安全管理1.值班人員應(yīng)熟悉檔案室的安全防范措施，掌握消防器材、報(bào)警裝置等設(shè)備的使用方法。2.加強(qiáng)對檔案室門窗、水電等設(shè)施的檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。3.嚴(yán)禁在檔案室吸煙、使用明火或存放易燃易爆物品。4.如遇火災(zāi)、水災(zāi)等緊急情況，值班人員應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，并及時(shí)報(bào)告公司/組織相關(guān)部門。（二）保密管理1.值班人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密制度，對檔案資料的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案資料的保密性，防止信息泄露。3.對涉及公司/組織機(jī)密的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、加密存儲等。4.如發(fā)現(xiàn)檔案資料有泄露跡象或可能泄露的情況，值班人員應(yīng)立即采取措施進(jìn)行制止，并及時(shí)報(bào)告公司/組織相關(guān)部門。七、設(shè)備與設(shè)施管理（一）設(shè)備管理1.檔案室配備的各類設(shè)備，如檔案柜、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，值班人員應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.建立設(shè)備使用登記制度，記錄設(shè)備的使用情況、維修情況等。3.如設(shè)備出現(xiàn)故障，值班人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告值班主管，并聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。在設(shè)備維修期間，應(yīng)采取相應(yīng)的臨時(shí)措施，確保檔案資料的正常管理。（二）設(shè)施管理1.值班人員應(yīng)負(fù)責(zé)檔案室的環(huán)境衛(wèi)生管理，保持檔案室整潔、通風(fēng)良好。2.定期檢查檔案室的照明、空調(diào)等設(shè)施，確保設(shè)施正常使用。3.對檔案室的門窗、門鎖等設(shè)施進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保安全可靠。八、應(yīng)急處理（一）應(yīng)急預(yù)案制定制定檔案室應(yīng)急處理預(yù)案，明確火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。應(yīng)急處理預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。（二）突發(fā)事件處理1.當(dāng)發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，值班人員應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，并及時(shí)報(bào)告值班主管和公司/組織相關(guān)部門。2.在應(yīng)急處理過程中，值班人員應(yīng)按照預(yù)案要求，采取有效的措施進(jìn)行處置，盡量減少損失。3.事件處理完畢后，值班人員應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)資料，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行完善。九、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.定期組織值班人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識、安全保密知識、應(yīng)急處理技能等。2.邀請專業(yè)人員進(jìn)行授課，提高值班人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。3.鼓勵(lì)值班人員自主學(xué)習(xí)，不斷更新知識，適應(yīng)檔案室管理工作的發(fā)展需求。（二）考核1.建立值班人員考核制度，對值班人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定