PAGE社會(huì)業(yè)務(wù)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織社會(huì)業(yè)務(wù)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在開(kāi)展社會(huì)業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成的各類檔案，包括但不限于業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、文件、報(bào)表、記錄、信函、電子郵件等紙質(zhì)和電子形式的資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社會(huì)業(yè)務(wù)檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映社會(huì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策的需要。4.安全保密原則建立健全檔案安全保密制度，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，制定和完善檔案管理工作細(xì)則。2.負(fù)責(zé)社會(huì)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案利用需求，編制檔案檢索工具，提供檔案查閱服務(wù)。5.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門社會(huì)業(yè)務(wù)檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，保證檔案質(zhì)量。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理信息系統(tǒng)的操作，提高工作效率。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)，做好檔案利用登記工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務(wù)合同類：包括與社會(huì)各界簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、意向書(shū)等。2.文件類：上級(jí)主管部門下達(dá)的與社會(huì)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、通知、指示等；本公司/組織制定的關(guān)于社會(huì)業(yè)務(wù)的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。3.報(bào)表類：各類社會(huì)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.記錄類：業(yè)務(wù)活動(dòng)中的會(huì)議記錄、工作記錄、調(diào)查記錄、實(shí)驗(yàn)記錄等。5.信函類：與社會(huì)業(yè)務(wù)相關(guān)的往來(lái)信函、傳真件、電子郵件等。6.其他類：與社會(huì)業(yè)務(wù)有關(guān)的證書(shū)、榮譽(yù)、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步整理。（四）整理方法與步驟1.分類根據(jù)社會(huì)業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為若干大類，如業(yè)務(wù)合同類、文件類、報(bào)表類等。每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.業(yè)務(wù)合同類檔案應(yīng)在合同履行完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.文件類檔案應(yīng)在文件形成或辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.報(bào)表類檔案應(yīng)在報(bào)表編制完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.記錄類檔案應(yīng)在記錄形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。5.信函類檔案應(yīng)在信函處理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。6.其他類檔案應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各業(yè)務(wù)部門將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門按照規(guī)定的分類和編號(hào)方法，對(duì)歸檔檔案進(jìn)行重新整理和編號(hào)，并將檔案存入檔案庫(kù)房。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無(wú)誤。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清潔和維護(hù)，保持庫(kù)房環(huán)境整潔。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等方面綜合考慮檔案的價(jià)值。3.確保鑒定工作的客觀性、公正性和準(zhǔn)確性，避免隨意性和主觀性。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。2.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。3.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定，鑒定小組根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，確定檔案的存毀意見(jiàn)。4.對(duì)鑒定通過(guò)的擬銷毀檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（三）銷毀方法與要求1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱社會(huì)業(yè)務(wù)檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織社會(huì)業(yè)務(wù)檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱類別、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。2.檔案查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門根據(jù)審核情況，確定是否批準(zhǔn)查閱申請(qǐng)，并告知查閱人員查閱的時(shí)間、地點(diǎn)和方式。4.查閱人員憑有效證件到檔案管理部門查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。提供復(fù)印件時(shí)，應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“與原件核對(duì)無(wú)誤”字樣。2.查閱人員如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行操作。3.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，如需借出檔案，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還。（四）保密要求1.查閱人員應(yīng)對(duì)查閱的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.查閱人員在查閱檔案過(guò)程中，不得擅自涂改、標(biāo)注、污損檔案，不得抽取、撤換檔案材料。3.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案查閱利用工作場(chǎng)所的管理，防止檔案信息泄露。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告檔案管理工作情況，并為檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（二）移交工作1.本公司/組織因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，需要對(duì)社會(huì)業(yè)務(wù)