PAGE鄰里物業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄰里物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)各類檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在物業(yè)管理、服務(wù)決策、糾紛處理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本物業(yè)管理公司負(fù)責(zé)的所有鄰里物業(yè)項(xiàng)目，包括但不限于小區(qū)住宅、商業(yè)配套設(shè)施等區(qū)域產(chǎn)生的各類檔案資料。（三）檔案定義及分類1.定義：本制度所指檔案是指在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.分類業(yè)主檔案：包括業(yè)主基本信息、房屋產(chǎn)權(quán)信息、入住資料、繳費(fèi)記錄、維修及投訴處理記錄等。物業(yè)運(yùn)營(yíng)檔案：涵蓋物業(yè)項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)資料、接管驗(yàn)收資料、設(shè)施設(shè)備檔案、日常巡查記錄、安全管理檔案、環(huán)境衛(wèi)生管理檔案、綠化養(yǎng)護(hù)檔案等。財(cái)務(wù)檔案：包含財(cái)務(wù)預(yù)算、收支賬目、發(fā)票憑證、審計(jì)報(bào)告等。合同檔案：如物業(yè)服務(wù)合同、租賃合同、采購(gòu)合同、工程合同等。其他檔案：如社區(qū)文化活動(dòng)記錄、突發(fā)事件處理檔案、上級(jí)部門文件及公司內(nèi)部文件等。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理鄰里物業(yè)檔案。各部門指定專人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理各類物業(yè)檔案，建立健全檔案管理體系，確保檔案的有序存放和有效利用。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門兼職檔案員的檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，為物業(yè)管理、服務(wù)決策提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成檔案資料的收集、整理和分類，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案查詢、借閱等工作，提供相關(guān)檔案資料信息。4.遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案資料。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要文件、合同、協(xié)議等檔案資料，應(yīng)在形成后立即收集，并進(jìn)行妥善保管。3.涉及業(yè)主的各類檔案資料，如業(yè)主入住信息、繳費(fèi)記錄等，應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)收集，確保信息的時(shí)效性。（二）收集范圍1.業(yè)主檔案業(yè)主購(gòu)房合同、產(chǎn)權(quán)證書復(fù)印件。業(yè)主身份證復(fù)印件、聯(lián)系方式。入住通知書、入住登記表、房屋驗(yàn)收表。業(yè)主繳費(fèi)記錄，包括物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、停車費(fèi)等繳費(fèi)憑證。業(yè)主維修申請(qǐng)及處理記錄，包括維修項(xiàng)目、維修時(shí)間、維修結(jié)果等。業(yè)主投訴及處理記錄，包括投訴內(nèi)容、處理過程、處理結(jié)果等。2.物業(yè)運(yùn)營(yíng)檔案物業(yè)項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、圖紙、說明書等。物業(yè)接管驗(yàn)收資料，包括房屋建筑、共用設(shè)施設(shè)備等驗(yàn)收記錄。設(shè)施設(shè)備檔案，包括設(shè)備臺(tái)賬、運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、設(shè)備更新改造記錄等。日常巡查記錄，包括小區(qū)安全巡查、環(huán)境衛(wèi)生巡查、綠化養(yǎng)護(hù)巡查等記錄。安全管理檔案，包括安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、事故處理記錄等。環(huán)境衛(wèi)生管理檔案，包括清潔作業(yè)計(jì)劃、垃圾清運(yùn)記錄、衛(wèi)生消毒記錄等。綠化養(yǎng)護(hù)檔案，包括綠化植物清單、養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、施肥澆水記錄、病蟲害防治記錄等。3.財(cái)務(wù)檔案年度財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告、月度財(cái)務(wù)報(bào)表。各類費(fèi)用收支賬目、發(fā)票憑證。財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料。4.合同檔案物業(yè)服務(wù)合同、租賃合同、采購(gòu)合同、工程合同等各類合同文本。合同簽訂審批表、合同變更記錄、合同終止記錄等。5.其他檔案社區(qū)文化活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)記錄、照片、視頻等。突發(fā)事件處理檔案，包括事件報(bào)告、處理過程、處理結(jié)果等。上級(jí)部門下發(fā)的文件、通知、指示等。公司內(nèi)部文件，包括管理制度、工作流程、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。（三）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。原則上同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.對(duì)于每份檔案資料，應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查詢和管理。3.檔案資料應(yīng)保持整潔、完好，對(duì)于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門，填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息。2.檔案管理部門接收檔案后，對(duì)檔案資料進(jìn)行再次審核，確保檔案資料符合歸檔要求。審核無誤后，將檔案資料按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，并更新檔案目錄。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)歸檔檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的質(zhì)量。（二）保管期限1.永久保管：涉及物業(yè)項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)歸屬、重大決策、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案資料。2.定期保管30年保管：物業(yè)項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)資料、接管驗(yàn)收資料、重要設(shè)施設(shè)備檔案、物業(yè)服務(wù)合同等。10年保管：業(yè)主檔案、日常巡查記錄、安全管理檔案、環(huán)境衛(wèi)生管理檔案、綠化養(yǎng)護(hù)檔案等。5年保管：財(cái)務(wù)收支賬目、發(fā)票憑證、一般性合同檔案等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保紙質(zhì)檔案的安全存放。檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。建立電子檔案管理制度，對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)、訪問、修改、刪除等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保電子檔案的安全性和保密性。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、目的、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。閱讀檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.涉及業(yè)主個(gè)人隱私的檔案資料，如業(yè)主身份證復(fù)印件、聯(lián)系方式等，未經(jīng)業(yè)主書面同意，不得查閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案的，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱檔案的名稱、目的、查閱時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、目的、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)審批意見，對(duì)借閱檔案進(jìn)行登記，注明借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并收取借閱押金（根據(jù)檔案重要性和價(jià)值確定）。借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并按照規(guī)定扣除借閱押金。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱檔案的，除提交查閱申請(qǐng)函并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意外，還應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照公司內(nèi)部借閱流程辦理手續(xù)，并支付一定的借閱費(fèi)用（根據(jù)檔案重要性和價(jià)值確定）。（三）查閱與借閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱與借閱的時(shí)間、人員、檔案名稱、查閱與借閱目的、歸還時(shí)間等信息。查閱與借閱登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定依據(jù)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合物業(yè)項(xiàng)目實(shí)際情況，確定檔案的存毀價(jià)值。（二）鑒定流程1.檔案管理部門組成檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、各部門負(fù)責(zé)人等。2.鑒定小組對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等因素，提出存毀意見。3.對(duì)于擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，銷毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。（三）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案銷毀記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、銷毀人員、監(jiān)督人員等信息。檔案銷毀記錄臺(tái)賬應(yīng)永久保存，以備查閱。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)鄰里物業(yè)檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、快速檢索、高效利用和安全共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)：實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入，包括檔案基本信息、內(nèi)容摘要等，將錄入后的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中。2.檔案檢索與查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查詢到所需檔案信息。3.檔案借閱與審批：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批流程的電子化管理，提高借閱審批效率，同時(shí)記錄借閱過程中的相關(guān)信息。4.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：根據(jù)檔案管理的需要，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為物業(yè)管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)檔案信息的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全性和保密性。（三）信息化管理措施1.加強(qiáng)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作信息化系統(tǒng)的能力。2.定期對(duì)信息化