PAGEj建筑業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司建筑業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司在建筑業(yè)活動中形成的各類檔案，包括工程前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等，涉及公司各部門及參與項目建設(shè)的所有人員。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門負責(zé)制定和完善公司建筑業(yè)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司建筑業(yè)檔案，對檔案進行收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對檔案管理情況進行檢查和考核。2.各部門負責(zé)本部門在建筑業(yè)活動中形成檔案的收集、整理，并定期移交至檔案管理部門。明確專人負責(zé)檔案管理工作，確保檔案的真實、完整和及時歸檔。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。工程招投標文件、合同協(xié)議等。2.施工過程文件施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底等。工程圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知、工程洽商記錄等。原材料、構(gòu)配件和設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗報告等。施工日志、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄等。工程進度報表、工程計量記錄等。3.竣工驗收文件工程竣工驗收報告、工程質(zhì)量評估報告、勘察設(shè)計文件質(zhì)量檢查報告等。工程竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等專業(yè)圖紙）。工程竣工結(jié)算報告、工程決算審計報告等。工程竣工驗收備案表、工程質(zhì)量保修書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在建筑業(yè)活動中形成的各類文件資料，確保檔案的完整性。2.收集的文件資料應(yīng)真實、準確、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對重要文件資料應(yīng)進行備份，防止丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類按照工程前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等類別進行一級分類。在每一類別下，再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進行二級分類，如施工過程文件可分為施工技術(shù)文件、質(zhì)量控制文件、進度管理文件等。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年份+部門代碼+流水號”的方式，如“202301001”，其中“2023”表示年份，“01”表示部門代碼，“001”表示流水號。3.裝訂對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容完整的文件應(yīng)進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。對于紙張規(guī)格不一致或不宜裝訂的文件，可采用卷盒、卷夾等方式進行保管。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊，便于查閱。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.工程前期文件應(yīng)在項目完成立項、取得相關(guān)許可證后及時歸檔。2.施工過程文件應(yīng)隨工程進度同步歸檔，每月定期整理移交。3.竣工驗收文件應(yīng)在工程竣工驗收合格后一個月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交至檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.審核通過的檔案按照分類編號順序進行排列上架，存入檔案庫房。（三）保管期限1.永久保管工程立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等重要文件。建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等重要證件。工程竣工驗收報告、工程質(zhì)量評估報告、勘察設(shè)計文件質(zhì)量檢查報告等竣工驗收文件。2.長期保管工程招投標文件、合同協(xié)議等。施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底等施工技術(shù)文件。工程圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知、工程洽商記錄等。原材料、構(gòu)配件和設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗報告等。工程竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等專業(yè)圖紙）。3.短期保管施工日志、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄等。工程進度報表、工程計量記錄等。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。4.使用檔案庫房應(yīng)嚴格遵守相關(guān)規(guī)定，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入。5.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。四、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.因工作需要查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)審批后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取查閱檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對檔案進行核對，確認無誤后辦理歸還登記手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司利益和他人權(quán)益。2.利用檔案時，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.如需對檔案進行加工、整理、改編等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照相關(guān)規(guī)定進行操作。4.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的利用情況進行統(tǒng)計和分析，為公司決策提供參考依據(jù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，可予以銷毀。3.對仍有一定保存價值，但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需鑒定的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對確定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，進行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。2.對電子檔案，采用數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀等方式進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底，并做好銷毀記錄。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立公司建筑業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和遠程查閱利用。2.提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，為公司決策提供及時、準確的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。對電子檔案進行分類、編號、編目等處理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。建立檔案信息安全保障體系，確保檔案信息的安全。3.遠程查閱利用通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)公司內(nèi)部人員和經(jīng)授權(quán)的外部單位遠程查閱利用檔案。對遠程查閱利用檔案的行為進行記錄和審計。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理技能，確保檔案數(shù)字化和信息系