PAGE公司檔案室保密制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室的保密管理，確保公司檔案信息的安全與完整，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室工作人員、涉及檔案查閱和使用的公司內(nèi)部人員以及因工作需要接觸公司檔案的外部人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案保密工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：采取有效的防范措施，從制度、技術(shù)、人員等方面入手，預(yù)防檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.最小化原則：嚴格限制檔案信息的知悉范圍，確保信息僅被授權(quán)人員在履行工作職責時使用。4.全程保密原則：對檔案的形成、收集、整理、存儲、查閱、使用、傳遞、銷毀等全過程實施保密管理。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，制定檔案管理制度和工作流程。2.做好檔案的收集、整理、編目、存儲、保管等工作，確保檔案的安全與完整。3.建立健全檔案保密防護措施，配備必要的保密設(shè)備，如保險柜、密碼鎖、監(jiān)控系統(tǒng)等。4.對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行登記和管理，嚴格按照規(guī)定審批手續(xù)。5.定期對檔案進行清查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案保密制度，保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.認真履行檔案管理職責，做好檔案的日常管理工作，確保檔案的準確、完整和安全。3.對檔案查閱、借閱、復(fù)制等申請進行審核，按照規(guī)定權(quán)限辦理審批手續(xù)。4.協(xié)助有關(guān)部門和人員查閱、利用檔案，提供必要的服務(wù)和支持。5.參加檔案保密培訓(xùn)，不斷提高保密意識和業(yè)務(wù)水平。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期向檔案室移交。2.嚴格遵守檔案保密制度，對本部門形成的檔案信息進行保密管理。3.按照規(guī)定程序查閱、借閱、復(fù)制檔案室檔案，不得擅自擴大知悉范圍。4.配合檔案室做好檔案管理工作，接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案保密措施（一）檔案存儲保密1.檔案室應(yīng)選擇安全可靠的場所，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案存儲環(huán)境安全。2.檔案應(yīng)分類存放，建立檔案目錄和索引，便于查找和管理。同時，對重要檔案應(yīng)采取加密存儲、異地備份等措施，防止檔案信息丟失或損壞。3.檔案室應(yīng)設(shè)置專人負責檔案的日常管理，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進入檔案室。進入檔案室的人員應(yīng)登記姓名、部門、事由、進出時間等信息。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（二）檔案查閱保密1.嚴格檔案查閱審批制度，凡需查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案室負責人審批。2.檔案室應(yīng)根據(jù)審批意見，確定查閱檔案的范圍和方式，并指定專人陪同查閱。查閱人員只能在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進行拍照、復(fù)印、摘錄等操作。3.查閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守查閱紀律，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。（三）檔案借閱保密1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案室負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案室應(yīng)按照審批意見，向借閱人員提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大知悉范圍，不得在借閱檔案上涂改、標記、污損，不得私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時歸還所借檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。檔案室應(yīng)定期對借閱檔案進行催還，確保檔案按時歸還。（四）檔案傳遞保密1.檔案傳遞應(yīng)通過安全可靠的方式進行，如專人送達、機要通信、電子傳輸?shù)?。傳遞過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案信息安全。2.通過電子傳輸方式傳遞檔案時，應(yīng)使用加密軟件對檔案進行加密處理，并確保接收方具備相應(yīng)的解密能力。同時，應(yīng)要求接收方對檔案進行妥善保管，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案傳遞過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄露等情況，應(yīng)及時報告檔案室負責人，并采取相應(yīng)的措施進行處理。（五）檔案銷毀保密1.檔案銷毀應(yīng)嚴格按照規(guī)定程序進行，由檔案室提出銷毀意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可組織實施。2.檔案銷毀前，應(yīng)進行造冊登記，注明檔案名稱、數(shù)量、所屬年度、保管期限等信息，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，不留痕跡。4.檔案銷毀后，應(yīng)將銷毀記錄歸檔保存，以備查閱。四、人員管理與培訓(xùn)（一）人員審查1.公司在招聘檔案管理人員和涉及檔案管理工作的人員時，應(yīng)進行嚴格的背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識。2.對新入職人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案管理工作中的保密義務(wù)和責任。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責任等內(nèi)容。（二）人員培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員和涉及檔案管理工作的人員參加保密培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國家有關(guān)法律法規(guī)、公司檔案保密制度、檔案管理技能等方面。2.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)組織考試或考核，檢驗培訓(xùn)人員對保密知識的掌握程度。（三）人員監(jiān)督1.建立健全人員監(jiān)督機制，對檔案管理人員和涉及檔案管理工作的人員的日常工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。2.對違反檔案保密制度的人員，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、罰款、辭退等。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。五、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機構(gòu)公司設(shè)立保密監(jiān)督檢查小組，負責對公司檔案保密制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。保密監(jiān)督檢查小組由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔任組長，檔案室負責人、紀檢監(jiān)察部門人員等為成員。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、存儲、查閱、借閱、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)的管理。2.檔案保密措施的落實情況，如檔案存儲場所的安全防護、檔案查閱審批制度的執(zhí)行、檔案傳遞的保密措施等。3.人員管理與培訓(xùn)情況，包括人員審查、保密培訓(xùn)、人員監(jiān)督等方面的工作。（三）檢查方式1.定期檢查：保密監(jiān)督檢查小組每年至少組織一次全面的檔案保密檢查，對公司檔案管理工作進行全面評估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，保密監(jiān)督檢查小組可隨時對檔案管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查：針對檔案管理工作中的突出問題或重點環(huán)節(jié)，保密監(jiān)督檢查小組可組織專項檢查，深入查找原因，采取有效措施加以整改。（四）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，保密監(jiān)督檢查小組應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應(yīng)針對問題制定詳細的整改措施，明確整改責任人、整改期限和整改目標，并將整改情況及時反饋給保密監(jiān)督檢查小組。3.保密監(jiān)督檢查小組應(yīng)對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。對整改不力的部門和個人，應(yīng)嚴肅追究責任。六、保密責任與獎懲（一）保密責任1.公司全體員工應(yīng)嚴格遵守本檔案保密制度，履行保密義務(wù)，對公司檔案信息的安全與保密負責。2.檔案管理人員應(yīng)認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案信息的安全與完整。如因工作失誤導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或損壞，應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。3.涉及檔案查閱、借閱、使用的人員應(yīng)嚴格按照規(guī)定程序辦理手續(xù)，不得擅自擴大知悉范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。如因違反規(guī)定導(dǎo)致檔案信息泄露，應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。（二）獎勵措施1.對在檔案保密工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。表彰和獎勵方式包括榮譽稱號、獎金、晉升等。2.對及時發(fā)現(xiàn)和制止檔案信息泄露事件，為公司挽回重大損失的人員，公司將給予特別獎勵。（三）懲罰措施1.對違反本檔案保密制度的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括警告、罰款、辭退等。2.對因違反檔案保密制度給公司造成經(jīng)濟