PAGE甘肅檔案網(wǎng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)甘肅檔案網(wǎng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于甘肅檔案網(wǎng)各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的集中管理。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映各項工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，保證檔案的齊全和完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。5.便利性原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，方便檔案的查閱、利用和檢索。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)甘肅檔案網(wǎng)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等日常管理工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為各項工作提供參考依據(jù)。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員的檔案管理意識和業(yè)務(wù)能力。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案實(shí)體安全。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全和完整。2.按照檔案管理要求，對本部門的文件材料進(jìn)行初步整理，分類歸檔。3.定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門開展檔案清查工作，提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本單位在各項工作中形成的文件材料，包括但不限于會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告、合同協(xié)議、統(tǒng)計報表、技術(shù)資料、財務(wù)憑證等。3.下級單位報送的重要文件、資料等。4.與本單位相關(guān)的其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的文件材料，確保文件材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時移交檔案管理部門。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、紙張完好，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等書寫。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.按照文件材料的內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類整理，便于保管和利用。3.分類應(yīng)科學(xué)合理，層次分明，便于檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案：按照項目進(jìn)行分類整理，建立項目檔案卷，編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.會計檔案：按照會計年度保管期限進(jìn)行分類整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行備份。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)。2.庫房應(yīng)具備良好的采光和照明條件，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防塵等設(shè)施設(shè)備。3.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行合理排列。（二）檔案存儲要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，標(biāo)識清晰。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等。3.對于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久保管、長期保管（1650年）和短期保管（15年以下）。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況確定。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、類別、保管期限、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，上報單位領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，確保檔案的真實(shí)性、完整性和價值性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定鑒定方案、組織鑒定工作、審核鑒定結(jié)果等。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、保存價值不大的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。3.結(jié)合國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，對檔案的保管期限進(jìn)行重新審核。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清冊報單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息安全。2.根據(jù)檔案的內(nèi)容和利用目的，合理確定利用范圍和方式。3.方便利用原則，簡化利用手續(xù)，提高利用效率。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱時，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、數(shù)量等。2.借閱：對于確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫借閱申請表，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可復(fù)制。復(fù)制費(fèi)用由利用者承擔(dān)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、檔案名稱、數(shù)量、利用目的等。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行收集，并及時移交檔案管理部門。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲，確保文件的可讀性和可利用性。3.電子檔案的整理應(yīng)與紙質(zhì)檔案的整理相對應(yīng)，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（二）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.對重要電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、硬盤備份等，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.建立電子檔案存儲環(huán)境監(jiān)測制度，確保存儲設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（三）電子檔案的利用1.利用電子檔案時，應(yīng)使用檔案管理部門提供的專用軟件進(jìn)行查閱和利用，確保電子檔案的安全性和完整性。2.對電子檔案進(jìn)行修改、刪除等操作時，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，并做好記錄。（四）電子檔案的安全管理1.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、防病毒軟件等安全措施，防止電子檔案被非法訪問、篡改和泄露。2.定期對電子檔案進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.對電子檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能。八、實(shí)物檔案管理（一）實(shí)物檔案的收集范圍1.本單位獲得的各類獎杯、獎牌、證書、錦旗等榮譽(yù)實(shí)物。2.本單位在重大活動、重要會議中形成的具有紀(jì)念意義的實(shí)物。3.與本單位歷史發(fā)展相關(guān)的其他具有保存價值的實(shí)物。（二）實(shí)物檔案的整理與保管1.對收集到的實(shí)物檔案進(jìn)行清理、登記，注明實(shí)物名稱、來源、時間、保管期限等。2.實(shí)物檔案應(yīng)分類存放，可采用專柜、專架等方式進(jìn)行保管，并設(shè)置標(biāo)識牌。3.定期對實(shí)物檔案進(jìn)行檢查，確保實(shí)物的完好和安全。（三）實(shí)物檔案的利用1