PAGE食品監(jiān)管檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)食品監(jiān)管檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保食品監(jiān)管工作的系統(tǒng)性、完整性和可追溯性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在食品監(jiān)管工作中形成的各類檔案，包括但不限于食品生產(chǎn)經(jīng)營許可檔案、監(jiān)督檢查檔案、抽檢監(jiān)測(cè)檔案、案件查處檔案、投訴舉報(bào)檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映食品監(jiān)管工作實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理食品監(jiān)管過程中產(chǎn)生的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理，確保檔案格式、內(nèi)容等符合要求。4.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善食品監(jiān)管檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門做好檔案收集、整理、移交等工作。3.集中統(tǒng)一管理食品監(jiān)管檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案安全。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門食品監(jiān)管檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好檔案的日常保管和利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等具體工作。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。4.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)登記檔案利用情況。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案鑒定、銷毀等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.食品生產(chǎn)經(jīng)營許可申請(qǐng)及審批過程中形成的各類文件、證件、資料等。2.日常監(jiān)督檢查計(jì)劃、檢查記錄、整改報(bào)告、復(fù)查記錄等。3.食品抽檢監(jiān)測(cè)方案、抽樣單、檢驗(yàn)報(bào)告、結(jié)果通報(bào)等。4.食品案件查處過程中形成的立案審批表、調(diào)查筆錄、證據(jù)材料、處罰決定書等。5.投訴舉報(bào)受理、調(diào)查、處理過程中形成的相關(guān)文件、記錄等。6.其他與食品監(jiān)管工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.收集的檔案資料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)移交和歸檔。（三）收集時(shí)間1.食品生產(chǎn)經(jīng)營許可檔案應(yīng)在許可事項(xiàng)辦結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢并移交檔案管理部門。2.監(jiān)督檢查檔案應(yīng)在每次檢查結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢并移交檔案管理部門。3.抽檢監(jiān)測(cè)檔案應(yīng)在檢驗(yàn)報(bào)告出具后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢并移交檔案管理部門。4.案件查處檔案應(yīng)在案件結(jié)案后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢并移交檔案管理部門。5.投訴舉報(bào)檔案應(yīng)在處理結(jié)果反饋后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢并移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按監(jiān)管環(huán)節(jié)分類：分為食品生產(chǎn)監(jiān)管檔案、食品經(jīng)營監(jiān)管檔案、餐飲服務(wù)監(jiān)管檔案等。2.按監(jiān)管事項(xiàng)分類：如許可類檔案、監(jiān)督檢查類檔案、抽檢監(jiān)測(cè)類檔案、案件查處類檔案、投訴舉報(bào)類檔案等。3.按時(shí)間順序分類：按照檔案形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行排列。（三）整理方法1.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。2.編頁號(hào)：對(duì)裝訂后的檔案材料逐頁編寫頁號(hào)，正面編在右上角，背面編在左上角，空白頁不編號(hào)。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、檔號(hào)、保管期限、起止日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括檔案材料的主要內(nèi)容，簡明扼要。4.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，如全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)等。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)保管的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。電子檔案應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于檢索。（三）保管期限1.永久保管：涉及重大食品安全事故、嚴(yán)重違法違規(guī)行為、具有重要?dú)v史價(jià)值或長期查考利用價(jià)值的檔案。2.定期保管：保管期限分為[X]年、[X]年等。對(duì)一般性的食品監(jiān)管檔案，根據(jù)其重要程度和利用價(jià)值確定保管期限。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管期限、存儲(chǔ)介質(zhì)等。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。六、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)主管部門、其他相關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級(jí)主管部門、其他相關(guān)部門查閱檔案，需出具單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱檔案，需出具相關(guān)法律文書或證明文件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。（三）利用要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。4.檔案利用過程中形成的記錄，如查閱登記表、借閱登記表等，應(yīng)妥善保存。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組提出檔案銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的題名、檔號(hào)、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司/組織主管