PAGE制定檔案管理工作制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門檔案工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和歷史面貌，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不得遺漏重要文件資料。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案整理和存儲方式，提高檔案檢索效率，確保檔案能夠及時、準確地為公司/組織各項工作提供有效服務(wù)。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等工作，確保檔案實體安全。5.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行銷毀處理。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.負責對各部門檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理隊伍整體素質(zhì)。8.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營等活動提供檔案信息支持和服務(wù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司/組織的行政公文、會議文件、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理檔案等。2.財務(wù)檔案類：涵蓋會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)相關(guān)文件。3.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、質(zhì)量控制檔案、物資采購檔案等。4.合同檔案類：包括各類合同協(xié)議、招投標文件、商務(wù)談判記錄等。5.科技檔案類：如科研項目檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、工程建設(shè)檔案等。6.聲像檔案類：照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動、事件的聲像資料。7.電子檔案類：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報表等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“分類號+年度號+流水號”的結(jié)構(gòu)。2.分類號按照上述檔案分類類別進行編制，用大寫字母表示，如“A”代表行政檔案類，“B”代表財務(wù)檔案類等。3.年度號采用公元紀年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“22”代表2022年。4.流水號為每類檔案在本年度內(nèi)的順序編號，從“001”開始依次編排。5.例如，一份2022年形成的行政檔案中的第5份文件，其編號為“A22005”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負責本部門檔案的收集工作，確保在各項工作活動中形成的文件材料及時、完整地收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料辦理完畢后，按照檔案管理要求進行初步整理，定期向檔案管理部門移交。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，檔案形成部門應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時整理并移交，確保檔案的時效性和完整性。4.檔案管理部門應(yīng)主動收集公司/組織外部接收或產(chǎn)生的與公司/組織相關(guān)的檔案資料，如上級文件、行業(yè)資料、合作伙伴提供的文件等。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，按照檔案分類標準進行分類整理。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對檔案進行裝訂，去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。4.按照檔案保管期限和類別，將整理好的檔案上架存放，排列整齊有序，便于查找和利用。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材，確保消防設(shè)施完好有效。3.庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存儲設(shè)備1.配備符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等存儲設(shè)備，確保檔案存放安全、整齊。2.對電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進行備份存儲，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要法規(guī)性文件、年度財務(wù)決算、重大合同協(xié)議、重要人事任免文件等。3.長期保管的檔案期限為10年至50年，一般包括公司/組織的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案、項目檔案等。4.短期保管的檔案期限為1年至10年，如一般性的會議文件、臨時性的工作記錄等。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.對電子檔案應(yīng)建立嚴格的管理制度，做好數(shù)據(jù)備份和安全防護工作，防止電子檔案被篡改、刪除或丟失。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的真實性和徹底性。3.檔案銷毀時，應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚毀、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀情況記錄存檔。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換或損壞檔案。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司/組織。如遇特殊情況需要帶出，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責任。（三）外部查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱本公司/組織檔案，應(yīng)提前與檔案管理部門聯(lián)系，提交查閱或借閱申請函，注明查閱或借閱的目的、范圍、時間等信息。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)外單位的申請，報經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可安排查閱或借閱。3.外部查閱或借閱檔案時，應(yīng)安排專人陪同，并按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進行管理，確保檔案信息安全。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化檔案采集1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，將掃描后的檔案圖像及相關(guān)元數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，快速準確地查找所需檔案信息。2.檔案借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，方便快捷地處理借閱業(yè)務(wù)。3.檔案權(quán)限管理功能：根據(jù)不同人員的工作職責和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的檔案訪問權(quán)限，確保檔案信息安全。4.檔案統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.加強檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加