PAGE高校組織部查閱檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)高校組織部檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在組織工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校組織部及校內(nèi)各單位因工作需要查閱組織部檔案的相關(guān)活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和檔案管理的有關(guān)規(guī)定，確保檔案信息安全。2.堅(jiān)持按需查閱、規(guī)范操作、及時歸還的原則，保證檔案查閱工作有序進(jìn)行。3.維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀或公布檔案內(nèi)容。二、檔案查閱范圍（一）組織部自身工作需要查閱的檔案1.干部人事檔案：包括干部任免審批表、履歷表、考核材料、學(xué)歷學(xué)位、獎懲等各類材料，用于干部選拔任用、考核評價、培養(yǎng)教育等工作。2.黨員檔案：涵蓋入黨申請書、自傳、政審材料、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書等，為黨員管理、組織發(fā)展等提供依據(jù)。3.組織工作文件檔案：如工作計(jì)劃、總結(jié)、會議記錄、重要文件等，便于組織部回顧工作歷程，指導(dǎo)后續(xù)工作。（二）校內(nèi)各單位因工作需要查閱的檔案1.涉及干部人事方面的檔案：如干部在特定項(xiàng)目中的表現(xiàn)材料、跨部門工作協(xié)作相關(guān)材料等，用于對干部進(jìn)行全面了解和綜合評價。2.與黨員發(fā)展、教育管理相關(guān)的檔案：如入黨積極分子培養(yǎng)考察材料、黨員主題教育活動相關(guān)記錄等，協(xié)助各單位做好黨員隊(duì)伍建設(shè)工作。3.組織工作中與本單位相關(guān)的文件檔案：如涉及本單位的組織活動通知、工作安排等，確保工作銜接順暢。三、查閱流程（一）查閱申請1.本校組織部工作人員因工作需要查閱檔案，需填寫《組織部檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容范圍、查閱時間等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交檔案管理部門。2.校內(nèi)各單位因工作需要查閱檔案，應(yīng)提前向組織部提交書面申請，說明查閱用途、所需檔案內(nèi)容及查閱時間，并加蓋單位公章。申請由組織部負(fù)責(zé)人審批，同意后轉(zhuǎn)檔案管理部門。（二）審批檔案管理部門收到查閱申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。重點(diǎn)審查查閱目的是否正當(dāng)、查閱范圍是否合理、查閱時間是否符合要求等。對于符合規(guī)定的申請，予以批準(zhǔn)；對于不符合要求的申請，及時與申請部門溝通，說明原因并要求補(bǔ)充或修改。（三）查閱登記經(jīng)審批通過的查閱申請，檔案管理部門進(jìn)行查閱登記。登記內(nèi)容包括查閱申請人姓名（單位）、查閱日期、查閱檔案名稱及數(shù)量、查閱事由、預(yù)計(jì)歸還時間等。同時，為查閱人發(fā)放《檔案查閱須知》，明確查閱過程中的注意事項(xiàng)。（四）檔案提供檔案管理人員根據(jù)查閱申請，在符合安全保管要求的前提下，按照查閱范圍準(zhǔn)確提供檔案。對于需要查閱多卷檔案的情況，應(yīng)逐卷辦理交接手續(xù)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確無誤。（五）查閱場所查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行，不得將檔案攜帶出指定地點(diǎn)。查閱場所應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，保證查閱工作順利進(jìn)行。（六）查閱要求1.查閱人必須嚴(yán)格遵守查閱紀(jì)律，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換、抄錄、拍照、攝像、復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱過程中如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)事先經(jīng)檔案管理部門同意。摘錄或復(fù)制的內(nèi)容必須與原文一致，并注明出處。摘錄或復(fù)制的檔案材料，由檔案管理部門留存?zhèn)浒浮?.查閱人應(yīng)在規(guī)定的查閱時間內(nèi)完成查閱工作，如需延長查閱時間，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可繼續(xù)查閱。（七）歸還檔案查閱工作結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員要認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量、完整性及是否有損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。四、特殊情況查閱規(guī)定（一）涉及保密內(nèi)容檔案的查閱對于涉及黨和國家機(jī)密、學(xué)校敏感信息等保密內(nèi)容的檔案，查閱人必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)。查閱前需簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任和義務(wù)。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程監(jiān)督，確保查閱人不泄露檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，查閱人要將保密承諾書交回檔案管理部門存檔。（二）歷史檔案查閱歷史檔案因年代久遠(yuǎn)、保存狀況特殊等原因，查閱時需特別謹(jǐn)慎。檔案管理部門應(yīng)安排專人協(xié)助查閱，提供必要的技術(shù)支持和保護(hù)措施。查閱人不得擅自對歷史檔案進(jìn)行修復(fù)、處理等操作，如需對檔案進(jìn)行必要的整理或保護(hù)，應(yīng)在檔案管理部門指導(dǎo)下進(jìn)行。（三）電子檔案查閱隨著信息化建設(shè)的推進(jìn)，組織部檔案逐步實(shí)現(xiàn)電子化管理。查閱電子檔案時，查閱人應(yīng)使用檔案管理部門指定的設(shè)備和軟件，按照規(guī)定的操作流程進(jìn)行查閱。不得擅自更改電子檔案的存儲位置、格式或內(nèi)容。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時關(guān)閉相關(guān)設(shè)備和軟件，確保電子檔案信息安全。五、監(jiān)督與責(zé)任（一）監(jiān)督機(jī)制1.組織部成立檔案查閱監(jiān)督小組，由組織部負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員組成。監(jiān)督小組定期對檔案查閱工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查查閱流程是否規(guī)范、查閱紀(jì)律是否執(zhí)行、檔案安全是否保障等情況。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)日常的查閱工作監(jiān)督，對查閱過程進(jìn)行實(shí)時跟蹤，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并做好記錄。（二）責(zé)任追究1.查閱人如違反本制度規(guī)定，擅自涂改、抽取、撤換、銷毀或公布檔案內(nèi)容，泄露檔案機(jī)密信息，造成檔案損壞或丟失等后果的，視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、通報批評等處理；情節(jié)嚴(yán)重的，依法依規(guī)追究其法律責(zé)任。2.檔案管理人員如因工作失誤，未按規(guī)定提供檔案、未履行監(jiān)督職責(zé)或?qū)е聶n案信息泄露等，將視情節(jié)給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；造成嚴(yán)重后果的，將依法依規(guī)追究其責(zé)任。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案查閱相關(guān)培訓(xùn)，面向組織部工作人員及校內(nèi)各單位負(fù)責(zé)檔案查閱申請的人員。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、本校檔案查閱制度、查閱流程及注意事項(xiàng)等。2.通過案例分析、模擬操作等方式，提高培訓(xùn)的針對性和實(shí)效性，使培訓(xùn)人員熟悉檔案查閱工作要求，掌握正確的查閱方法和技能。（二）宣傳1.利用校內(nèi)公告欄、組織部網(wǎng)站等渠道，宣傳檔案查閱制度，提高全校師生對檔案查閱工作的認(rèn)識和理解。2.制作檔案查閱指南手冊，發(fā)放給校內(nèi)各單位，方便查閱人員隨時查閱相關(guān)規(guī)定，