PAGE幼兒園民檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在幼兒園管理、教育教學(xué)、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指幼兒園在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映幼兒園各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理幼兒園在各個(gè)方面形成的檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機(jī)密、幼兒園商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善幼兒園檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、接收、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全與完整。5.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.對各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）部門檔案員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和安全存放。2.按照檔案管理要求，定期將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案利用工作，提供本部門檔案的相關(guān)信息。4.接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類幼兒園檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋幼兒園行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、安全保衛(wèi)等方面的文件材料。3.教育教學(xué)類：主要有教學(xué)計(jì)劃、教案、教材、教學(xué)研究、教學(xué)成果、學(xué)生學(xué)籍管理等方面的文件材料。4.科學(xué)研究類：涉及幼兒園科研項(xiàng)目申報(bào)、研究過程、科研成果等方面的文件材料。5.師資培訓(xùn)類：包含教師培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書等方面的文件材料。6.園務(wù)管理類：如園務(wù)會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等方面的文件材料。7.衛(wèi)生保健類：包括幼兒健康檔案、衛(wèi)生保健制度、疾病防控等方面的文件材料。8.家園合作類：有家長委員會(huì)工作、家長會(huì)記錄、家園聯(lián)系手冊等方面的文件材料。9.設(shè)施設(shè)備類：涉及幼兒園設(shè)施設(shè)備采購、維修、使用等方面的文件材料。10.聲像檔案類：包括幼兒園活動(dòng)照片、錄像、錄音等聲像資料。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。例如：2023行政001，表示2023年度行政管理類的第1份檔案。1.年度：用公元紀(jì)年全稱，如“2023”。2.類別：用大寫字母表示檔案類別，如“黨群工作類”用“DQ”表示，“行政管理類”用“XZ”表示等。3.流水號(hào)：按檔案形成時(shí)間先后順序從“001”開始依次編號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與幼兒園有關(guān)的文件、通知、指示等。3.幼兒園與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目等文件材料。4.在幼兒園各類會(huì)議、活動(dòng)中形成的文件、記錄、紀(jì)要等。5.教職工個(gè)人在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的有保存價(jià)值的材料。6.幼兒在園期間的各類檔案材料，如入園登記表、體檢表、學(xué)習(xí)成績等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.收集檔案材料應(yīng)保持其真實(shí)性、完整性和原始性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對重要的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防原件損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，將收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的檔案材料按照一定的原則和方法組成案卷。一般以問題、時(shí)間、名稱等為組卷依據(jù)，每卷厚度適中，便于裝訂和保管。3.編目：對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文件題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者、頁數(shù)等項(xiàng)目，并填寫備考表，注明卷內(nèi)檔案的缺損、修改等情況。4.裝訂：去除檔案材料中的金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊牢固。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔案類別、年度、起止卷號(hào)等信息。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交綜合檔案室。2.對于一些特殊情況或緊急文件，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性。（二）移交手續(xù)1.各部門檔案員向綜合檔案室移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、起止卷號(hào)等信息。2.綜合檔案室接收檔案時(shí)應(yīng)對移交清單進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后雙方簽字蓋章。3.檔案移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。六、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映幼兒園主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對幼兒園、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：主要是反映幼兒園一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對幼兒園工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管：是指在較短時(shí)間內(nèi)對幼兒園工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（三）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清晰準(zhǔn)確。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編寫檔案清查報(bào)告，對檔案清查情況進(jìn)行總結(jié)分析，針對存在的問題提出改進(jìn)措施。七、檔案的利用（一）利用范圍1.幼兒園內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.教職工因教學(xué)、科研、個(gè)人工作等需要查閱檔案。3.外單位因工作需要查閱與幼兒園相關(guān)的檔案，須經(jīng)幼兒園領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.涉及個(gè)人隱私或其他特殊情況需查閱檔案的，應(yīng)按相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱檔案一般應(yīng)在綜合檔案室進(jìn)行，如需借出檔案，須經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過7天。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在檔案查閱登記表上注明歸還日期。（三）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)制。2.檔案復(fù)制應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍照等方式，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋“檔案復(fù)制件”章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名等信息。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合幼兒園實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面綜合分析檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進(jìn)行審查，分析其保存價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、利用情況等進(jìn)行綜合分析，確定其保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單，注明檔案的類別、年度、卷號(hào)、題名、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)幼兒園領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并將檔案銷毀清單歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的幼兒園檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對庫存檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。2.按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，對數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入，包括檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、保管期限等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、類別、年度等進(jìn)行檢索，方便快捷地查找所需檔案信息。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，實(shí)現(xiàn)借閱申請、審批、歸還等流程的信息化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表，為幼兒園管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.