PAGE學(xué)生檔案管理制度審核一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，確保學(xué)生檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所涉及的各類學(xué)生檔案管理工作，包括招生錄取檔案、在校學(xué)習(xí)檔案、畢業(yè)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映學(xué)生的實(shí)際情況，不得虛假記載。3.安全保密原則：采取有效措施確保學(xué)生檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范有序原則：建立健全檔案管理制度和流程，保證檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)生檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)生檔案，確保檔案的完整性和安全性。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好學(xué)生檔案的收集、整理、歸檔等工作。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等服務(wù)工作，并做好相關(guān)記錄。5.定期對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案質(zhì)量。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門學(xué)生檔案材料的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作，提供必要的協(xié)助。3.對(duì)本部門學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等。3.對(duì)檔案信息進(jìn)行保密，不得泄露檔案內(nèi)容。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。5.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.招生錄取檔案：包括學(xué)生報(bào)名登記表、成績(jī)單、體檢表、政審材料、錄取通知書等。2.在校學(xué)習(xí)檔案：包括學(xué)生學(xué)籍表、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄、社會(huì)實(shí)踐材料、實(shí)習(xí)報(bào)告等。3.畢業(yè)檔案：包括畢業(yè)生登記表、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）、學(xué)位授予決定、就業(yè)報(bào)到證等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集學(xué)生檔案材料，并進(jìn)行初步整理。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，不得涂改、偽造。3.收集的檔案材料應(yīng)統(tǒng)一使用A4紙張，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）檔案整理流程1.分類：按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別，將檔案材料分為招生錄取檔案、在校學(xué)習(xí)檔案、畢業(yè)檔案等類別。2.排序：在每一類檔案中，按照時(shí)間順序或重要程度對(duì)檔案材料進(jìn)行排序。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、類別、名稱、日期、頁(yè)碼等信息。4.裝訂：將整理好的檔案材料按照順序裝訂成冊(cè)，確保牢固、整齊。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各部門整理好的學(xué)生檔案材料應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案材料進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后進(jìn)行歸檔。3.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行維護(hù)和更新。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱學(xué)生檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。2.查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.外單位因工作需要借閱學(xué)生檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱檔案的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案完好無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞主要包括畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞、轉(zhuǎn)學(xué)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞等。（二）轉(zhuǎn)遞要求1.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，并密封檔案。3.接收檔案的單位應(yīng)在收到檔案后及時(shí)回執(zhí)，確認(rèn)檔案已收到。（三）轉(zhuǎn)遞流程1.畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞：檔案管理部門根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)情況，將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位或畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心。2.轉(zhuǎn)學(xué)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞：檔案管理部門根據(jù)轉(zhuǎn)學(xué)審批結(jié)果，將轉(zhuǎn)學(xué)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞至轉(zhuǎn)入學(xué)校。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，建立檔案信息化管理系統(tǒng)。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)將檔案信息錄入系統(tǒng)。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，便于查找和管理。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。八、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括檔案數(shù)量、類別、保管期限等。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門。（二）檔案分析1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題。2.針對(duì)分析結(jié)果，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善學(xué)生檔案管理制度。九、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾不泄露檔案信息。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施。（二）安全制度1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案安全管理，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施完好有效。3.對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。十、檔案管理人員培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃?rùn)n案管理部門應(yīng)制定檔案管理人員培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案信息化管理技能等。（三）考核制度建立檔案管理人