PAGE憑證檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)憑證檔案的管理，確保憑證檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及憑證檔案管理的部門和人員。（三）定義1.憑證檔案：指公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種憑證，包括但不限于會(huì)計(jì)憑證、合同憑證、票據(jù)憑證、審批文件等。2.檔案管理人員：負(fù)責(zé)憑證檔案的收集、整理、保管、借閱等工作的人員。（四）管理原則憑證檔案管理遵循集中統(tǒng)一、真實(shí)完整、安全保密、方便利用的原則。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善憑證檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)憑證檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等。3.建立憑證檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理和共享。4.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.定期對憑證檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守憑證檔案管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)憑證檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.妥善保管憑證檔案，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。4.按照規(guī)定的程序和要求，辦理憑證檔案的借閱、查閱、歸還等手續(xù)，做好登記和記錄。5.定期對憑證檔案進(jìn)行清理和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。6.協(xié)助檔案管理部門開展其他相關(guān)工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門憑證檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門的憑證檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好憑證檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、憑證檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、轉(zhuǎn)賬憑證等。2.合同憑證：各類合同、協(xié)議、契約等。3.票據(jù)憑證：支票、匯票、本票、發(fā)票、收據(jù)等。4.審批文件：各類審批表、報(bào)告、請示等。5.其他具有保存價(jià)值的憑證。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)憑證檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的憑證應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或遺漏。3.憑證應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫，字跡清晰、內(nèi)容完整。4.對于重要的憑證，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防止原件丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循憑證檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照憑證的類別、時(shí)間、來源等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.同一類憑證應(yīng)按照順序排列，編號連續(xù)，不得缺號、重號。（四）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證的整理：按照記賬憑證的編號順序排列，將原始憑證附在相應(yīng)的記賬憑證后面，并進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有掉頁、缺頁現(xiàn)象。2.合同憑證的整理：按照合同的類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類，每類合同應(yīng)按照簽訂順序排列，并編制合同目錄。3.票據(jù)憑證的整理：按照票據(jù)的種類、時(shí)間等進(jìn)行分類，每類票據(jù)應(yīng)按照號碼順序排列，并編制票據(jù)清單。4.審批文件的整理：按照審批的事項(xiàng)、時(shí)間等進(jìn)行分類，每類審批文件應(yīng)按照編號順序排列，并編制審批文件目錄。四、憑證檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的憑證檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)間不得超過業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日。2.歸檔的憑證檔案應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求，對歸檔的憑證檔案進(jìn)行錄入和存儲(chǔ)，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。（二）保管期限憑證檔案的保管期限根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的實(shí)際情況確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的憑證檔案：涉及公司/組織重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等方面的憑證檔案，如公司章程、股權(quán)證書、重大合同、重要財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.長期保管的憑證檔案：保管期限為[X]年的憑證檔案，如一般合同、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。3.短期保管的憑證檔案：保管期限為[X]年以下的憑證檔案，如一般性的審批文件、票據(jù)等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案的保管：憑證檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，按照類別、時(shí)間等順序排列，便于查找和利用。2.電子檔案的保管：憑證檔案的電子版本應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)采用異地存儲(chǔ)或多種存儲(chǔ)介質(zhì)相結(jié)合的方式，確保數(shù)據(jù)的安全。電子檔案應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用。（四）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、防潮設(shè)備等，確保檔案的安全。3.庫房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，定期對庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，不得在庫房內(nèi)吸煙、用火、存放易燃、易爆物品等。五、憑證檔案的借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱憑證檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱的檔案名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱申請表應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份由借閱人保存。3.檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表的要求，對借閱的憑證檔案進(jìn)行登記和編號，并將檔案交給借閱人。借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得逾期不還。4.借閱的憑證檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借期限不得超過[X]個(gè)工作日。（二）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱憑證檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱的檔案名稱、數(shù)量、查閱時(shí)間、查閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱申請表應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份由查閱人保存。3.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的憑證檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)查閱完畢，不得擅自將檔案帶出查閱現(xiàn)場。4.查閱的憑證檔案不得復(fù)印、拍照、錄像等，如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。5.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將查閱的憑證檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和完整性，如有問題應(yīng)及時(shí)處理。六、憑證檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則憑證檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織公司/組織應(yīng)成立憑證檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對到期的憑證檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，組長由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全、完整，有無缺頁、漏頁等情況。2.檔案的真實(shí)性：核實(shí)檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，有無偽造、篡改等情況。3.檔案的保管期限：根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限是否已滿。4.檔案的利用價(jià)值：評估檔案對公司/組織的歷史研究、業(yè)務(wù)開展、財(cái)務(wù)管理等方面的利用價(jià)值。（四）銷毀程序1.鑒定小組對到期的憑證檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，并填寫憑證檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.憑證檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案管理人員應(yīng)按照憑證檔案銷毀清單的要求，對銷毀的檔案進(jìn)行登記和編號，并在指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，檔案管理人員應(yīng)在憑證檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司/組織應(yīng)建立健全憑證檔案管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督和檢查。檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的憑證檔案管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.憑證檔案的收集、整理、歸檔情況是否符合規(guī)定要求。2.憑證檔案的保管情況是否安全、完整，有無損壞、丟失等情況。3.憑證檔案的借閱、查閱手續(xù)是否齊全、規(guī)范，有無違規(guī)借閱、查閱等情況。4.憑證檔案的鑒定、銷毀工作是否按照規(guī)定