PAGE會計檔案管理制度包括一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理。（三）定義會計檔案是指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理職責(zé)1.公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)會計檔案的整理、裝訂、保管和移交等工作，并指定專人負(fù)責(zé)會計檔案管理。2.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對會計檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔管理，監(jiān)督會計檔案的整理、保管和利用情況。3.各部門應(yīng)積極配合財務(wù)部門和檔案管理部門做好會計檔案的管理工作，確保會計檔案的真實、完整。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證包括原始憑證和記賬憑證，原始憑證如發(fā)票、收據(jù)、報銷單等，記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計分錄憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目分類登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等。3.日記賬：按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務(wù)會計報告月度、季度、年度財務(wù)會計報告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。（四）其他會計資料銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計電算化數(shù)據(jù)備份等。三、會計檔案的整理與裝訂（一）會計憑證的整理與裝訂1.每月終了，會計人員應(yīng)將本月所有的記賬憑證按順序號排列，檢查附件是否齊全，對附件進(jìn)行折疊或粘貼，使其整齊美觀。2.摘除憑證上的金屬物，如訂書釘、大頭針等。3.將整理好的記賬憑證按順序號排列，加上封面和封底，用線繩裝訂牢固，并在裝訂處加封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。4.封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、記賬憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)等內(nèi)容。（二）會計賬簿的整理與裝訂1.年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般應(yīng)將舊賬集中統(tǒng)一管理。2.對于活頁賬簿，應(yīng)抽出空白賬頁，再將已使用的賬頁按順序號排列，撤去賬夾，加上封面和封底，裝訂成冊。3.封面應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份、冊數(shù)等內(nèi)容。（三）財務(wù)會計報告的整理與裝訂1.月度、季度財務(wù)會計報告應(yīng)按月、季分別整理成冊，年度財務(wù)會計報告應(yīng)單獨整理成冊。2.報告應(yīng)包括封面、目錄、報告正文、附注等內(nèi)容，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、報告種類等。3.將整理好的報告按順序號排列，加上封面，裝訂牢固。（四）其他會計資料的整理與裝訂1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應(yīng)按月或按季整理，加上封面，裝訂成冊。2.納稅申報表應(yīng)按年度整理，加上封面，裝訂成冊。3.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應(yīng)按規(guī)定格式填寫，單獨裝訂成冊。4.會計電算化數(shù)據(jù)備份應(yīng)定期整理，存儲在安全的存儲介質(zhì)上，并注明備份日期、內(nèi)容等。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證、會計賬簿保管期限為30年。2.月度、季度財務(wù)會計報告保管期限為10年，年度財務(wù)會計報告永久保管。3.其他會計資料保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、銷毀清冊永久保管。（二）保管地點1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件。2.會計檔案應(yīng)分類存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.會計檔案管理人員應(yīng)定期對會計檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全、完整。2.對于破損、變質(zhì)的會計檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.會計檔案應(yīng)保持整潔，不得隨意堆放、涂改、損壞。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將會計檔案帶出保管庫房。3.查閱人員不得在會計檔案上涂改、標(biāo)記、拆封和抽換。（二）借閱1.公司外部單位因工作需要借閱會計檔案時，應(yīng)持單位介紹信，填寫《會計檔案借閱申請表》，經(jīng)公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管會計檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播會計檔案內(nèi)容，不得在會計檔案上涂改、標(biāo)記、拆封和抽換。4.借閱人員歸還會計檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。六、會計檔案的移交（一）內(nèi)部移交1.公司內(nèi)部財務(wù)人員崗位變動時，應(yīng)辦理會計檔案的移交手續(xù)。2.移交人員應(yīng)編制《會計檔案移交清冊》，詳細(xì)列出移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。3.交接雙方應(yīng)按照移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并在交接清單上簽名或蓋章。（二）外部移交1.公司因合并、分立、撤銷等原因終止時，應(yīng)將會計檔案移交給有關(guān)部門或單位。2.移交時，應(yīng)編制《會計檔案移交清冊》，并按照國家有關(guān)規(guī)定辦理交接手續(xù)。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.對保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。（二）銷毀程序1.由公司財務(wù)部門提出會計檔案銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》經(jīng)公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可銷毀。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)由財務(wù)部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀