PAGE建設(shè)局檔案查閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)建設(shè)局檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于建設(shè)局各科室、下屬單位及因工作需要查閱建設(shè)局檔案的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案查閱必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保查閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查閱過(guò)程中，要采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。同時(shí)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案要嚴(yán)格保密。3.服務(wù)利用原則以服務(wù)建設(shè)局各項(xiàng)工作為宗旨，在確保檔案安全的前提下，為合法的查閱需求提供便利，提高檔案利用效率。二、檔案查閱范圍（一）建設(shè)項(xiàng)目檔案1.項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，如初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。3.項(xiàng)目施工過(guò)程中的各類文件，如施工組織設(shè)計(jì)、工程變更記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。4.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖等。（二）行政管理檔案1.局機(jī)關(guān)各類會(huì)議文件、紀(jì)要。2.工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.人事檔案，包括干部任免、考核、培訓(xùn)等相關(guān)材料。4.財(cái)務(wù)檔案，如預(yù)算報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。（三）業(yè)務(wù)管理檔案1.建筑市場(chǎng)監(jiān)管檔案，涵蓋企業(yè)資質(zhì)審批、招投標(biāo)監(jiān)管等文件。2.工程質(zhì)量安全監(jiān)管檔案，包括檢查記錄、事故處理報(bào)告等。3.城市建設(shè)檔案，如城市規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面的資料。三、查閱流程（一）查閱申請(qǐng)1.內(nèi)部人員查閱建設(shè)局各科室、下屬單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《建設(shè)局檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、預(yù)計(jì)查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在科室或單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。2.外部單位查閱外部單位因工作需要查閱建設(shè)局檔案的，須提前向建設(shè)局提交書(shū)面查閱申請(qǐng)，說(shuō)明查閱理由、查閱范圍、查閱人員名單等，并加蓋單位公章。申請(qǐng)經(jīng)建設(shè)局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理查閱手續(xù)。3.個(gè)人查閱涉及個(gè)人權(quán)益的檔案查閱，如本人人事檔案等，申請(qǐng)人應(yīng)攜帶有效身份證件，直接向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《建設(shè)局檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核同意后即可查閱。（二）申請(qǐng)審核檔案管理部門(mén)收到查閱申請(qǐng)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)手續(xù)是否齊全、查閱目的是否正當(dāng)、查閱范圍是否合理等。對(duì)于符合要求的申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)；對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人并說(shuō)明理由。（三）查閱安排1.經(jīng)審核批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案的保管情況和查閱需求，合理安排查閱時(shí)間和地點(diǎn)。一般應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的查閱室進(jìn)行查閱，特殊情況需在其他地點(diǎn)查閱的，須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱人員應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的安排準(zhǔn)時(shí)到達(dá)查閱地點(diǎn)。查閱時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)，確保查閱過(guò)程規(guī)范有序。（四）查閱登記1.查閱人員進(jìn)入查閱地點(diǎn)后，應(yīng)在《建設(shè)局檔案查閱登記表》上詳細(xì)登記查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.查閱過(guò)程中，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)事先向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)印、拍照、摘錄的檔案資料應(yīng)注明出處，并與原件核對(duì)無(wú)誤。（五）查閱歸還1.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將所查閱的檔案歸還檔案管理部門(mén)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向查閱人員核實(shí)并記錄。2.查閱人員如需延長(zhǎng)查閱時(shí)間或變更查閱內(nèi)容，應(yīng)重新提交申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核批準(zhǔn)后方可繼續(xù)查閱。四、檔案查閱權(quán)限（一）內(nèi)部人員查閱權(quán)限1.一般工作人員查閱與其工作相關(guān)的檔案，經(jīng)所在科室或單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，可查閱相應(yīng)范圍內(nèi)的檔案資料。2.科室或單位負(fù)責(zé)人查閱本科室或本單位的檔案，可根據(jù)工作需要查閱全面的檔案信息。3.涉及重要事項(xiàng)或機(jī)密檔案的查閱，須經(jīng)建設(shè)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）外部單位查閱權(quán)限1.與建設(shè)局有業(yè)務(wù)合作關(guān)系的外部單位，經(jīng)建設(shè)局相關(guān)業(yè)務(wù)科室審核同意，并報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可查閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在業(yè)務(wù)合作所需的檔案內(nèi)容。2.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)等因辦案需要查閱建設(shè)局檔案的，應(yīng)按照法定程序辦理查閱手續(xù)。查閱范圍應(yīng)根據(jù)案件需要確定，檔案管理部門(mén)應(yīng)積極配合，提供必要的檔案資料。（三）個(gè)人查閱權(quán)限個(gè)人查閱本人人事檔案等涉及個(gè)人權(quán)益的檔案，可查閱與本人相關(guān)的檔案內(nèi)容。如需查閱其他檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理申請(qǐng)手續(xù)，并經(jīng)檔案管理部門(mén)審核批準(zhǔn)。五、安全保密措施（一）檔案保管場(chǎng)所安全1.建設(shè)局檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案庫(kù)房、檔案柜、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案保管場(chǎng)所的安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)實(shí)行專人管理，無(wú)關(guān)人員不得擅自進(jìn)入。庫(kù)房門(mén)窗應(yīng)堅(jiān)固可靠，安裝防盜報(bào)警裝置和監(jiān)控設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境安全。（二）查閱過(guò)程保密1.查閱人員在查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得在查閱地點(diǎn)以外的場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息。2.檔案管理部門(mén)提供的檔案資料應(yīng)進(jìn)行登記和編號(hào)，查閱結(jié)束后應(yīng)及時(shí)收回，防止檔案資料丟失或被非法獲取。3.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照保密要求進(jìn)行查閱和使用，不得擅自傳播或用于其他目的。用戶教育與培訓(xùn)1.建設(shè)局應(yīng)定期組織檔案查閱人員進(jìn)行安全保密教育和培訓(xùn)，提高查閱人員的保密意識(shí)和安全防范能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家保密法律法規(guī)、檔案查閱制度、安全操作規(guī)程等。2.在每次檔案查閱前，檔案管理部門(mén)應(yīng)向查閱人員強(qiáng)調(diào)安全保密要求，提醒查閱人員遵守查閱制度，確保檔案信息安全。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.建設(shè)局檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案查閱工作進(jìn)行自查，檢查查閱申請(qǐng)手續(xù)是否齊全、查閱流程是否規(guī)范、檔案安全保密措施是否落實(shí)等。2.對(duì)自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況記錄在案。同時(shí)，應(yīng)分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，采取有效措施加以防范，避免類似問(wèn)題再次發(fā)生。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門(mén)的工作，如實(shí)提供檔案查閱工作情況和相關(guān)資料。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中提出的意見(jiàn)和建議，應(yīng)認(rèn)真研究，及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況報(bào)告上級(jí)主管部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自查閱檔案、泄露檔案信息、損毀檔案資料等行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理。2.對(duì)于因違規(guī)行為給建設(shè)局造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)