PAGE檔案托管簽收制度及流程一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，規(guī)范檔案托管簽收工作流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門以及與公司/組織有檔案托管業(yè)務(wù)往來的外部機(jī)構(gòu)和個(gè)人。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)和事實(shí)情況。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和管理。二、檔案托管簽收工作流程（一）檔案托管申請(qǐng)1.內(nèi)部部門申請(qǐng)各部門因工作需要，需將檔案委托公司檔案管理部門進(jìn)行托管時(shí)，應(yīng)填寫《檔案托管申請(qǐng)表》?！渡暾?qǐng)表》應(yīng)詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限、密級(jí)等信息，并加蓋部門公章。同時(shí)，提交檔案的交接清單，清單內(nèi)容包括檔案的序號(hào)、名稱、頁數(shù)、保管期限等，交接雙方簽字確認(rèn)。2.外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人申請(qǐng)與公司/組織有業(yè)務(wù)往來的外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人如需托管檔案，應(yīng)向公司檔案管理部門提交書面申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容包括機(jī)構(gòu)或個(gè)人基本信息、檔案名稱及內(nèi)容簡(jiǎn)介、托管期限、用途說明等，并加蓋公章或簽字。公司檔案管理部門收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，審核通過后通知申請(qǐng)人提交檔案交接清單及相關(guān)證明材料。（二）檔案審核1.檔案管理部門收到檔案托管申請(qǐng)及相關(guān)材料后，安排專人對(duì)檔案進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括檔案的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性、保密性以及是否符合國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定。3.對(duì)于不符合要求的檔案，通知申請(qǐng)部門或個(gè)人進(jìn)行補(bǔ)充、整改或說明情況。如經(jīng)多次溝通仍無法達(dá)到要求，不予受理檔案托管申請(qǐng)。（三）檔案交接1.審核通過后，由檔案管理部門與申請(qǐng)部門或個(gè)人進(jìn)行檔案交接。2.交接雙方應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行當(dāng)面交接，并填寫《檔案托管交接清單》。3.《交接清單》應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份，清單內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、起止日期、密級(jí)、交接時(shí)間、交接人簽字等信息。4.交接過程中，雙方應(yīng)對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行核對(duì)，如有疑問應(yīng)及時(shí)溝通解決。5.對(duì)于重要或涉密檔案，交接時(shí)應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案在運(yùn)輸和存儲(chǔ)過程中的安全。（四）檔案簽收1.檔案管理部門接收檔案后，由專人負(fù)責(zé)在《檔案托管交接清單》上簽字確認(rèn)，完成檔案簽收手續(xù)。2.簽收人應(yīng)仔細(xì)核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、密級(jí)等信息，確保與交接清單一致。3.簽收后，將檔案按照公司/組織檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的檔案管理臺(tái)賬。（五）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案保管的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，為托管檔案提供安全、適宜的保管環(huán)境。2.配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全存儲(chǔ)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、變質(zhì)等問題。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采取有效的數(shù)據(jù)備份和存儲(chǔ)措施，防止數(shù)據(jù)丟失。（六）檔案查閱與利用1.內(nèi)部部門查閱檔案各部門因工作需要查閱托管檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。將申請(qǐng)表提交檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后安排專人協(xié)助查閱。查閱過程中，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人查閱檔案外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人因工作需要查閱托管檔案時(shí)，應(yīng)向公司檔案管理部門提交書面申請(qǐng)，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并加蓋公章或簽字。公司檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，必要時(shí)需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。審核通過后，安排專人陪同查閱，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)遵守公司檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并支付相應(yīng)的費(fèi)用。（七）檔案歸還1.檔案查閱或利用完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。2.檔案管理部門接收歸還檔案時(shí)，應(yīng)核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等信息，確認(rèn)無誤后在《檔案查閱申請(qǐng)表》上簽字注明歸還情況。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（八）檔案銷毀1.對(duì)于超過保管期限或已失去保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)。2.申請(qǐng)內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限、銷毀原因等，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同實(shí)施。銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。4.銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?，保存期限按照?guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。三、檔案托管簽收工作的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案托管簽收工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理流程的規(guī)范性、檔案保管環(huán)境的安全性等。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部審計(jì)1.定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司/組織檔案托管簽收工作進(jìn)行審計(jì)，確保檔案管理工作符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)檔案管理工作中存在的問題提出改進(jìn)建議，并監(jiān)督公司/組織進(jìn)行整改。四、檔案托管簽收工作的責(zé)任追究（一）對(duì)違反檔案托管簽收制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的責(zé)任追究。1.對(duì)于因工作失誤導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等情況的，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并給予警告、罰款等處罰。2.對(duì)于故意違反檔案托管簽收制度，造成嚴(yán)重后果的，依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式包括但不