PAGE糧儲局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強糧食儲備管理局（以下簡稱“糧儲局”）檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于糧儲局機關各部門、直屬單位以及下屬分支機構(gòu)在各項工作中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則糧儲局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應如實反映糧儲局各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠，嚴禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集和整理糧儲局在各個工作環(huán)節(jié)中形成的檔案，保證檔案的種類齊全、內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設立糧儲局檔案管理處，作為全局檔案管理的職能部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導全局的檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責1.檔案管理員負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎工作。對檔案進行科學保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務。協(xié)助開展檔案的鑒定、銷毀等工作。2.檔案管理負責人制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作的各項計劃和措施。負責檔案管理部門的人員管理和業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。審核重要檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。協(xié)調(diào)與其他部門的關系，保障檔案管理工作的順利開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與糧儲局工作相關的文件、指示、通知等。2.糧儲局制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.糧儲局召開的重要會議的文件、記錄、紀要等?；?.糧儲局在糧食收購、儲存、輪換、銷售等業(yè)務活動中形成的合同、協(xié)議、憑證、報表等。5.糧儲局在基礎設施建設、設備采購、技術改造等項目中形成的文件、圖紙、資料等。6.糧儲局工作人員在工作中形成的重要報告、調(diào)研材料、工作記錄等。7.糧儲局獲得的榮譽證書、獎勵文件等。8.其他具有保存價值的文件、資料、實物等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集到檔案管理部門。2.收集的檔案應保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.對于電子文件，應按照相關規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務管理類、人事管理類、財務管理類、基建管理類等類別。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的查找和管理。3.編目對整理好的檔案進行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應按照分類順序進行排列上架，便于查找和管理。2.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。備份存儲地點應與檔案庫房分開，以防止因自然災害等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。3.實物檔案應進行妥善保管，可根據(jù)實物的性質(zhì)和特點，采用不同的保管方式，如陳列展示、密封保存等。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案糧儲局制定的重要規(guī)章制度、規(guī)范性文件等。涉及國家機密、國家安全的檔案。糧儲局的歷史沿革、重大事件記錄等。其他具有重要保存價值的檔案。2.長期保管的檔案糧儲局在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件、資料等。業(yè)務活動中形成的重要合同、協(xié)議等。人事檔案中具有長期保存價值的部分。3.短期保管的檔案臨時性的文件、資料等，保管期限一般為15年。（四）定期檢查檔案管理部門應定期對檔案的保管狀況進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等方面。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查和評估。2.對于保管期限已滿的檔案，應重點審查其是否仍具有查考利用價值，如已無保存必要，可提出銷毀意見。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行鑒定和處理，確保檔案信息不泄露。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》應經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字，并報糧儲局分管領導批準。3.檔案銷毀工作應在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷，確保銷毀工作徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》存檔保管。六、檔案的利用（一）利用范圍1.糧儲局內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關、有關部門因工作需要查閱糧儲局檔案。3.司法機關、紀檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱糧儲局檔案。4.其他經(jīng)糧儲局批準的單位或個人因特殊需要查閱糧儲局檔案。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失，歸還時應確保檔案完好無損。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。利用登記記錄應妥善保管，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現(xiàn)糧儲局檔案管理的信息化，提高檔案管理工作的效率和水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。（二）信息化管理系統(tǒng)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，涵蓋檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案管理工作的自動化和網(wǎng)絡化。（三）電子檔案管理1.電子文件的形成、辦理過程應符合國家有關電子文件管理的規(guī)定，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.電子檔案應按照檔案分