PAGE會(huì)計(jì)電算化檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)電算化檔案管理，確保會(huì)計(jì)電算化檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及會(huì)計(jì)電算化檔案管理的部門和人員。（三）定義1.會(huì)計(jì)電算化檔案：指公司在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中形成的，記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的電子會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等數(shù)據(jù)，以及與會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)相關(guān)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件、操作手冊、數(shù)據(jù)備份等資料。2.數(shù)據(jù)備份：指將會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)定期復(fù)制到其他存儲(chǔ)介質(zhì)上，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。二、會(huì)計(jì)電算化檔案的內(nèi)容（一）電子會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證的電子影像，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單等。2.記賬憑證，由會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)自動(dòng)生成或人工錄入后保存的憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，反映公司所有賬戶的期初余額、本期發(fā)生額和期末余額。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的詳細(xì)情況。3.日記賬，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.財(cái)務(wù)情況說明書，對公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等進(jìn)行分析和說明。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的操作日志，記錄系統(tǒng)操作的時(shí)間、操作人員、操作內(nèi)容等。2.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的維護(hù)記錄，包括系統(tǒng)升級、故障處理等情況。3.與會(huì)計(jì)電算化相關(guān)的合同、協(xié)議等文件。（五）系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件1.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安裝程序、數(shù)據(jù)庫文件等。2.財(cái)務(wù)軟件的授權(quán)文件、注冊碼等。3.其他與會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)相關(guān)的應(yīng)用軟件。（六）操作手冊1.會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的用戶手冊，介紹系統(tǒng)的功能、操作流程和使用方法。2.財(cái)務(wù)軟件的操作指南，指導(dǎo)操作人員進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理。（七）數(shù)據(jù)備份1.定期備份的會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)，包括每日備份、每周備份、每月備份等。2.不定期備份的重要數(shù)據(jù)，如系統(tǒng)升級前、數(shù)據(jù)發(fā)生重大變化時(shí)等。三、會(huì)計(jì)電算化檔案的管理職責(zé)（一）財(cái)務(wù)部1.負(fù)責(zé)制定和完善會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化檔案的日常收集、整理、保管和利用工作。3.負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。4.負(fù)責(zé)定期對會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的地方。5.配合其他部門查閱和使用會(huì)計(jì)電算化檔案。（二）信息部1.負(fù)責(zé)提供會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行所需的硬件設(shè)備和軟件環(huán)境，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.負(fù)責(zé)對會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)維護(hù)和升級，保障系統(tǒng)的安全性和可靠性。3.協(xié)助財(cái)務(wù)部制定數(shù)據(jù)備份策略，并提供數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)的技術(shù)支持。4.負(fù)責(zé)對會(huì)計(jì)電算化檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性。（三）檔案管理部門（如有）1.負(fù)責(zé)對會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔和保管，建立檔案目錄和索引，便于查閱和利用。2.負(fù)責(zé)制定檔案查閱和借閱制度，對查閱和借閱會(huì)計(jì)電算化檔案的人員進(jìn)行登記和審批。3.負(fù)責(zé)對會(huì)計(jì)電算化檔案的保管環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。（四）其他部門1.按照本制度的規(guī)定，配合財(cái)務(wù)部做好會(huì)計(jì)電算化檔案的管理工作。2.在工作中需要查閱和使用會(huì)計(jì)電算化檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱和借閱手續(xù)。四、會(huì)計(jì)電算化檔案的收集與整理（一）收集1.財(cái)務(wù)部應(yīng)定期收集會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中生成的各類會(huì)計(jì)檔案，確保檔案的完整性。2.對于電子會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)及時(shí)從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中導(dǎo)出，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行保存。3.對于會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，應(yīng)在系統(tǒng)結(jié)賬后及時(shí)生成，并進(jìn)行審核和確認(rèn)。（二）整理1.財(cái)務(wù)部應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案的類別和時(shí)間順序，對收集到的會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行整理。2.對于電子會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)按照憑證編號進(jìn)行排序，并建立相應(yīng)的索引。3.對于會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，應(yīng)按照科目和報(bào)表項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，并編制目錄。4.對于其他會(huì)計(jì)資料，應(yīng)按照資料的性質(zhì)和用途進(jìn)行分類整理，并注明保存期限。五、會(huì)計(jì)電算化檔案的保管（一）存儲(chǔ)介質(zhì)1.會(huì)計(jì)電算化檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如硬盤、磁帶、光盤等。2.存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.對于重要的會(huì)計(jì)電算化檔案，應(yīng)采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。（二）保管環(huán)境1.會(huì)計(jì)電算化檔案應(yīng)存放在專門的檔案保管室或存儲(chǔ)柜中，確保保管環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)。2.檔案保管室應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案保管人員應(yīng)定期對保管環(huán)境進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）保管期限1.會(huì)計(jì)電算化檔案的保管期限應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。2.對于永久保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并妥善保管。3.對于保管期限已滿的會(huì)計(jì)電算化檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（四）檔案登記1.財(cái)務(wù)部應(yīng)建立會(huì)計(jì)電算化檔案登記制度，對檔案的名稱、類別、數(shù)量、存儲(chǔ)介質(zhì)、保管期限等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式進(jìn)行，確保登記信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案登記信息應(yīng)定期進(jìn)行核對和更新，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)記錄。六、會(huì)計(jì)電算化檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)電算化檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)電算化檔案查閱申請表》，注明查閱的目的、內(nèi)容和時(shí)間，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱人員應(yīng)在檔案保管人員的陪同下進(jìn)行查閱，不得擅自復(fù)制、修改或刪除檔案數(shù)據(jù)。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《會(huì)計(jì)電算化檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司外部單位或個(gè)人查閱會(huì)計(jì)電算化檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)電算化檔案借閱申請表》，注明借閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間和歸還日期，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱人員應(yīng)與公司簽訂《會(huì)計(jì)電算化檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)在檔案保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行借閱，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。4.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。七、會(huì)計(jì)電算化檔案的保密（一）保密措施1.公司應(yīng)建立會(huì)計(jì)電算化檔案保密制度，明確檔案管理人員和查閱人員的保密職責(zé)。2.對涉及公司商業(yè)秘密和財(cái)務(wù)機(jī)密的會(huì)計(jì)電算化檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等保密措施。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容和信息。（二）人員管理1.對接觸會(huì)計(jì)電算化檔案的人員進(jìn)行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)。2.定期對檔案管理人員和查閱人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和技能。3.與接觸會(huì)計(jì)電算化檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。八、會(huì)計(jì)電算化檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會(huì)計(jì)電算化檔案保管期限已滿，且按照規(guī)定不需要繼續(xù)保存的，可以進(jìn)行銷毀。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聲?huì)計(jì)電算化檔案損壞或丟失，無法恢復(fù)的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對達(dá)到銷毀條件的會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行清理，編制《會(huì)計(jì)電算化檔案銷毀清單》。2.《會(huì)計(jì)電算化檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《會(huì)計(jì)電算化檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。九、會(huì)計(jì)電算化檔案的安全與風(fēng)險(xiǎn)防范（一）安全措施1.建立健全會(huì)計(jì)電算化檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案存儲(chǔ)介質(zhì)、保管環(huán)境和查閱借閱等環(huán)節(jié)的安全管理。2.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，防止外部非法入侵和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。（二）風(fēng)險(xiǎn)防范1.制定會(huì)計(jì)電算化檔案風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案，明確風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期對會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，