PAGE店鋪檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司店鋪檔案管理，確保店鋪檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高店鋪運(yùn)營(yíng)管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有實(shí)體店鋪及線上店鋪的檔案管理工作。（三）定義1.店鋪檔案：指與公司店鋪運(yùn)營(yíng)相關(guān)的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于店鋪基本信息、運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)、營(yíng)銷活動(dòng)資料、人員管理記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.檔案管理部門(mén)：公司設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、指導(dǎo)和監(jiān)督店鋪檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：店鋪檔案由檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映店鋪運(yùn)營(yíng)實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.店鋪基本信息店鋪營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證照復(fù)印件。店鋪?zhàn)赓U合同、產(chǎn)權(quán)證明等文件。店鋪裝修設(shè)計(jì)方案、平面圖、效果圖等資料。2.運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)每日銷售記錄，包括銷售時(shí)間、商品名稱、數(shù)量、單價(jià)、銷售額等。庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)記錄，定期和不定期的庫(kù)存數(shù)量、金額、損耗等情況。用戶評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)，包括線上線下顧客的評(píng)價(jià)內(nèi)容、評(píng)分等。3.營(yíng)銷活動(dòng)資料各類促銷活動(dòng)方案、海報(bào)、宣傳單頁(yè)等宣傳資料?；顒?dòng)執(zhí)行記錄，如活動(dòng)時(shí)間、參與人數(shù)、銷售額增長(zhǎng)情況等。會(huì)員管理資料，包括會(huì)員信息、會(huì)員等級(jí)、積分記錄等。4.人員管理記錄店鋪員工入職申請(qǐng)表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核表等。員工考勤記錄，包括出勤、請(qǐng)假、曠工等情況。員工獎(jiǎng)懲記錄。5.財(cái)務(wù)報(bào)表月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。費(fèi)用報(bào)銷憑證、發(fā)票等財(cái)務(wù)資料。（二）收集要求1.各店鋪應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地提交。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損或缺失應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或補(bǔ)充。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可讀性，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將店鋪檔案分為不同類別，如店鋪基本信息類、運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)類、營(yíng)銷活動(dòng)類、人員管理類、財(cái)務(wù)報(bào)表類等。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照檔案類別、年份、順序號(hào)等進(jìn)行編制。3.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，確保檔案的牢固和美觀。4.編目：編制檔案目錄，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，方便查閱。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案收集人員將整理好的檔案提交給檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)提交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過(guò)后，檔案管理人員按照分類和編號(hào)順序?qū)n案進(jìn)行歸檔，存入專門(mén)的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備。（二）保管期限1.永久保管：涉及店鋪重要權(quán)益、歷史沿革、重大決策等方面的檔案，如店鋪營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、長(zhǎng)期租賃合同等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房：應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案柜架：檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。3.電子存儲(chǔ)：對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.安全防護(hù)：檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)備，確保檔案安全。四、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱店鋪檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及店鋪機(jī)密信息的檔案，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱店鋪檔案的，應(yīng)提交正式的查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的和用途，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人員憑審批通過(guò)的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在《檔案查閱申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。（三）利用范圍1.公司內(nèi)部員工可根據(jù)工作需要，利用店鋪檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、業(yè)務(wù)決策、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。2.公司管理層可通過(guò)查閱店鋪檔案，了解店鋪運(yùn)營(yíng)情況，制定戰(zhàn)略規(guī)劃和決策。3.在涉及店鋪法律糾紛、審計(jì)、評(píng)估等情況下，相關(guān)部門(mén)可按照規(guī)定程序查閱和利用檔案。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、法務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和重要性，判斷檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理；對(duì)于仍有一定價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況延長(zhǎng)保管期限或進(jìn)行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，確定銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并做好銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱和數(shù)量等。5.銷毀記錄應(yīng)與銷毀清單一同歸檔保存。六、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各店鋪檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)店鋪限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案管理工作納入公司對(duì)各店鋪的績(jī)效考核體系。2.考核內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案質(zhì)量、檔案