PAGE檔案管理制度牌定制一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案管理制度牌定制方案。（二）適用范圍本方案適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）各部門(mén)檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)和保管工作，并定期向公司檔案管理部門(mén)移交。2.明確本部門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的具體工作，并接受公司檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案的安全和完整。4.積極配合公司檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高檔案管理水平。4.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全，防止檔案信息泄露和丟失。5.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)，提高工作能力。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。3.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。4.公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。5.公司的財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案、稅務(wù)檔案等。6.公司的科技檔案，包括科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案等。7.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）檔案收集要求及流程1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門(mén)的檔案材料，并確保檔案材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.檔案收集人員應(yīng)定期對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的材料，對(duì)不符合要求的檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充和完善。3.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前將本年度形成并整理好的檔案材料移交公司檔案管理部門(mén)。移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。4.公司檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的檔案材料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，對(duì)不符合要求的檔案材料退回原部門(mén)重新整理。（三）檔案整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的門(mén)類(lèi)、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，編制檔案分類(lèi)目錄。3.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案盒脊背和備考表，確保檔案的整齊、規(guī)范。4.文書(shū)檔案應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理，采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限的分類(lèi)方法。5.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、階段等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立科學(xué)合理的分類(lèi)體系。6.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理，分類(lèi)存放。7.人事檔案應(yīng)按照《干部檔案工作條例》等相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，確保檔案內(nèi)容的完整和規(guī)范。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整、分類(lèi)準(zhǔn)確、編目規(guī)范，符合檔案整理的有關(guān)規(guī)定。2.歸檔的檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)歸檔的方式，確保檔案信息的一致性和完整性。3.電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（二）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。3.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。（三）檔案保管設(shè)施與環(huán)境要求1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，并配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等報(bào)警裝置，確保檔案的安全。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案保管設(shè)施的正常運(yùn)行。（四）檔案保管方式與標(biāo)識(shí)1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)目錄進(jìn)行存放，排列有序，便于查找和利用。2.檔案柜應(yīng)標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息，便于識(shí)別和管理。3.電子檔案應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)和文件名進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立電子檔案索引目錄，便于檢索和利用。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)的方式，確保檔案信息的安全性。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定工作組織與流程1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)檔案管理人員為成員。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值，確定檔案的存毀。3.檔案鑒定工作應(yīng)按照檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行，對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析和評(píng)估。4.檔案鑒定工作小組應(yīng)形成檔案鑒定報(bào)告，對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行記錄和說(shuō)明，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷(xiāo)毀程序與要求1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量來(lái)源、保管期限等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門(mén)留存，一份交公司財(cái)務(wù)部門(mén)作為記賬憑證。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷(xiāo)毀。4.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。5.嚴(yán)禁將應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。六、檔案的利用與借閱（一）檔案利用范圍與方式1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要可查閱、借閱本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的檔案。2.公司員工因個(gè)人需要可查閱本人的人事檔案、工資檔案等。3.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。4.檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。（二）檔案借閱審批流程1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案的保密級(jí)別、利用范圍等情況進(jìn)行審批，對(duì)符合借閱條件的檔案予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。3.外單位人員查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司檔案管理部門(mén)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、查閱期限等信息，并加蓋單位公章。4.公司檔案管理部門(mén)收到查閱申請(qǐng)函后，應(yīng)進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后，外單位人員應(yīng)按照公司指定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，并由公司檔案管理人員陪同。（三）檔案利用登記與歸還規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記臺(tái)賬，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、用途等信息。2.檔案借閱人員應(yīng)按照約定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。4.檔案利用登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)與規(guī)劃1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，確保檔案信息化建設(shè)工作的順利推進(jìn)。（二）檔案數(shù)字化處理標(biāo)準(zhǔn)與流程1.檔案數(shù)字化處理應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可讀性。2.檔案數(shù)字化處理流程包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。3.檔案掃描應(yīng)采用高分辨率掃描儀進(jìn)行，確保掃描圖像清晰、完整。4.圖像處理應(yīng)包括圖像去污、裁剪、糾偏、拼接等操作，確保圖像質(zhì)量符合要求。5.數(shù)據(jù)掛接應(yīng)將數(shù)字化檔案與檔案目錄信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。6.數(shù)字化檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，確保檔案信息的安全性。（三）檔案信息系統(tǒng)安全與維護(hù)1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)和操作。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)