PAGE特困人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強特困人員檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保特困人員信息真實、完整、安全，提高特困人員救助供養(yǎng)工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織負責(zé)的特困人員檔案管理工作，包括特困人員的基本信息、救助供養(yǎng)申請與審核、生活照料、醫(yī)療護理、喪葬事宜等相關(guān)檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映特困人員的實際情況，確保信息準(zhǔn)確無誤。2.完整性原則：全面收集特困人員相關(guān)資料，保證檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，保護特困人員的個人隱私和信息安全。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行檔案管理，確保檔案質(zhì)量。5.便利性原則：便于檔案的查閱、使用和管理，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善特困人員檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理特困人員檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的安全存儲和有效利用。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各業(yè)務(wù)部門的檔案收集、整理、歸檔工作。4.負責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)印等服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案利用。5.定期對檔案進行整理、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的時效性和完整性。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門涉及特困人員相關(guān)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步審核工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.在業(yè)務(wù)辦理過程中，確保檔案資料的真實、準(zhǔn)確、完整，并配合檔案管理部門做好檔案管理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴格遵守檔案管理制度。2.負責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案資料的規(guī)范有序。3.做好檔案的存儲、保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。4.為檔案查閱、借閱等利用工作提供服務(wù)，做好登記和記錄。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.特困人員個人基本信息檔案，包括身份證、戶口本、殘疾證、低保證等相關(guān)證明材料。2.特困人員救助供養(yǎng)申請材料，如申請表、家庭經(jīng)濟狀況證明、困難情況說明等。3.審核審批過程中形成的各類文件、調(diào)查材料、審核意見、審批決定等。4.生活照料服務(wù)記錄，包括護理協(xié)議、服務(wù)記錄、健康檢查報告等。5.醫(yī)療護理檔案，如病歷、診斷證明、醫(yī)療費用報銷憑證等。6.喪葬事宜相關(guān)檔案，包括死亡證明、喪葬費用結(jié)算憑證等。7.其他與特困人員相關(guān)的重要文件和資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門在工作過程中應(yīng)及時收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的時效性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、完整、清晰，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，并按照規(guī)定格式進行存儲。4.檔案收集過程中應(yīng)做好交接記錄，明確責(zé)任人和交接時間。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按特困人員類別分類：分為城市特困人員檔案和農(nóng)村特困人員檔案。2.按檔案形成階段分類：分為申請受理檔案、審核審批檔案、生活照料檔案、醫(yī)療護理檔案、喪葬檔案等。3.按檔案內(nèi)容分類：分為基本信息類、救助供養(yǎng)類、服務(wù)記錄類、醫(yī)療健康類、其他類等。（二）整理方法1.對收集到的檔案資料進行清理，去除重復(fù)、無效的材料。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類，同類檔案按照時間順序或重要程度排列。3.對每份檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、類別、題名、日期、保管期限等信息。5.對檔案資料進行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保管。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，定期進行清掃和消毒。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序存放于檔案架或檔案柜中，便于查閱和管理。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。（三）保管期限1.特困人員檔案的保管期限分為短期、中期和長期。2.短期檔案保管期限為[X]年，主要包括特困人員臨時救助申請等相關(guān)檔案。3.中期檔案保管期限為[X]年，如特困人員定期救助申請與審核檔案等。4.長期檔案保管期限為[永久]，包括特困人員基本信息檔案、重要審批文件等。5.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。六、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱特困人員檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及特困人員隱私或機密信息的檔案，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。3.外部單位或個人因工作需要查閱特困人員檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)后，方可查閱。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱特困人員檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如因特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。（三）復(fù)印要求1.因工作需要復(fù)印特困人員檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)印手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進行復(fù)印，并在復(fù)印件上加蓋“與原件核對無誤”章和檔案管理部門公章。3.復(fù)印后的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得用于非法用途。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。檔案鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，對到期檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，予以銷毀。3.對仍具有一定保存價值的檔案，可適當(dāng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案編號、類別、題名、日期、保管期限等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組全體成員簽字確認。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并注明銷毀日期。5.銷毀后的檔案資料應(yīng)進行登記備案，永久保存銷毀記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的特困人員檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理要求1.將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行分類錄入，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和快速查詢。3.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其職責(zé)和權(quán)限訪問相應(yīng)的檔案信息。4.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。2.檔案管理部門應(yīng)定期向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況，接受監(jiān)督和指導(dǎo)。3.設(shè)立舉報信箱和舉報電話，接受社會公眾對檔案管理工作的監(jiān)督和舉報。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，檔案目錄與檔案內(nèi)容是否一致。3.檔案保管場所的安全狀況，保管設(shè)備是否正常運行。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，數(shù)據(jù)是否安全、準(zhǔn)確。