PAGE部門人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本部門人員檔案管理，確保人員檔案的完整性、準確性和安全性，為公司人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本部門全體在職員工及離職員工的檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映員工的實際情況，嚴禁虛假信息錄入。2.完整性原則：全面收集員工各類相關(guān)資料，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴格保護員工檔案信息安全，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、崗位調(diào)整等情況，及時更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.員工姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（包括手機號碼、電子郵箱）。3.家庭住址、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式。（二）入職資料1.入職申請表，詳細記錄入職時間、崗位、薪資待遇等信息。2.學(xué)歷證書、學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書等復(fù)印件。3.離職證明（如有工作經(jīng)歷）。4.體檢報告。（三）工作經(jīng)歷1.歷任工作單位名稱、職位、工作起止時間。2.工作職責描述、工作成果及業(yè)績表現(xiàn)。（四）培訓(xùn)記錄1.參加的內(nèi)部培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)效果評估。2.外部培訓(xùn)證書、培訓(xùn)報告等資料。（五）考核評價1.年度績效考核結(jié)果、考核評語。2.月度、季度考核記錄。3.專項考核（如項目考核、晉升考核等）結(jié)果。（六）薪資福利1.薪資調(diào)整記錄、薪資構(gòu)成明細。2.福利待遇享受情況，如社保、公積金、假期等。（七）獎懲情況1.獲得的獎勵名稱、獎勵時間、獎勵級別。2.受到的處罰原因、處罰時間、處罰方式。（八）職業(yè)發(fā)展1.員工職業(yè)規(guī)劃書。2.崗位晉升記錄、調(diào)崗記錄。（九）勞動合同及協(xié)議1.勞動合同文本。2.培訓(xùn)協(xié)議、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等相關(guān)協(xié)議。（十）其他資料1.員工個人總結(jié)、述職報告。2.員工在工作中獲得的榮譽證書、發(fā)表的文章等。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.在員工入職前，人力資源部門負責通知新員工準備檔案所需資料。2.新員工入職時，將填寫完整的入職申請表及相關(guān)資料提交至人力資源部門。3.人力資源部門對新員工提交的資料進行審核，確保資料真實、完整。審核無誤后，為新員工建立個人檔案，并將檔案編號錄入公司人力資源管理系統(tǒng)。（二）檔案資料收集1.人力資源部門定期收集員工的各類檔案資料，如績效考核結(jié)果、培訓(xùn)記錄、獎懲情況等。2.各部門負責人負責及時將本部門員工的相關(guān)資料提交至人力資源部門，確保檔案資料的及時性和準確性。3.員工個人如有資料更新或補充，應(yīng)及時向人力資源部門提交書面申請，經(jīng)審核后更新檔案內(nèi)容。四、檔案整理與歸檔（一）檔案分類1.按照檔案內(nèi)容的類別，將員工檔案分為個人基本信息、入職資料、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評價、薪資福利、獎懲情況、職業(yè)發(fā)展、勞動合同及協(xié)議、其他資料等十大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如工作經(jīng)歷類可分為歷任工作單位、工作職責、工作成果等小類。（二）檔案編號1.為每位員工的檔案賦予唯一的編號，編號格式為：部門代碼+員工工號。2.部門代碼由公司統(tǒng)一規(guī)定，員工工號由人力資源部門按照公司編號規(guī)則進行編制。（三）檔案整理1.對收集到的檔案資料進行分類整理，去除重復(fù)、無效的資料。2.將每份資料按照類別順序排列，同一類別的資料按照時間順序排列。3.對每份資料進行編號，并在資料右上角標注編號。（四）檔案歸檔1.將整理好的檔案資料裝入檔案袋或檔案盒，并在檔案袋或檔案盒上標注員工姓名、檔案編號、檔案類別等信息。2.按照檔案編號順序，將檔案存放在專門的檔案柜中，并建立檔案索引目錄，便于查找和管理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門工作人員因工作需要可查閱員工檔案。2.部門負責人在涉及員工績效考核、崗位調(diào)整、晉升等工作時，可查閱本部門員工檔案。3.公司高層管理人員在必要時可查閱員工檔案，但需經(jīng)過人力資源部門負責人批準。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱檔案類別及范圍。2.將申請表提交至人力資源部門負責人審批。3.審批通過后，查閱人在人力資源部門工作人員的陪同下查閱檔案。查閱過程中，查閱人不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱員工檔案的，需經(jīng)人力資源部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人必須妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換、銷毀檔案材料。3.借閱人歸還檔案時，人力資源部門工作人員應(yīng)認真檢查檔案是否完整、有無損壞，如有問題應(yīng)及時向借閱人提出并記錄在案。六、檔案保管與保密（一）保管要求1.設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保檔案安全存放。2.定期對檔案進行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整性和可讀性。3.對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保密措施1.嚴格限制檔案管理人員的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸和處理檔案信息。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.對涉及員工個人隱私的檔案信息，如薪資待遇、健康狀況等，應(yīng)嚴格保密，不得隨意公開。七、檔案更新與維護（一）定期更新1.人力資源部門每年定期對員工檔案進行全面更新，確保檔案信息的時效性。2.更新內(nèi)容包括員工基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價、薪資福利等方面的變化情況。（二）動態(tài)維護1.根據(jù)員工的崗位變動、晉升、調(diào)薪等情況，及時更新檔案內(nèi)容。2.對員工獲得的新獎勵、受到的新處罰等信息，及時錄入檔案。3.關(guān)注員工培訓(xùn)記錄的更新，確保培訓(xùn)信息的準確性和完整性。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.員工離職后，其檔案在公司保存[X]年后，如無特殊需要，可進行銷毀。2.檔案資料因保管期限已滿、失去保存價值或其他原因需要銷毀的，由人力資源部門提出銷毀申請。（二）銷毀流程1.人力資源部門填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的類別、數(shù)量及銷毀原因。2.將申請表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由人力資源部門會同檔案管理人員共同對擬銷毀的檔案進行