PAGE管理處檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)管理處檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于管理處各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：管理處檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映管理處各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集管理處工作中形成的各類檔案資料，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及管理處機(jī)密、敏感信息的檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理室，負(fù)責(zé)管理處檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善管理處檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)管理處各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，保證檔案的安全保管。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.積極開展檔案利用工作，為管理處各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記和催還工作。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括管理處的行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等檔案。2.財(cái)務(wù)管理類：涵蓋財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等檔案。3.工程管理類：包含工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更、竣工驗(yàn)收等檔案。4.物業(yè)管理類：涉及物業(yè)服務(wù)合同、業(yè)主檔案、房屋維修記錄、設(shè)施設(shè)備維護(hù)檔案、環(huán)境衛(wèi)生管理檔案、安全保衛(wèi)檔案等。5.客戶服務(wù)類：包括客戶投訴處理記錄、客戶滿意度調(diào)查資料、社區(qū)文化活動(dòng)檔案等。6.其他類：不屬于上述分類的其他特殊檔案，如重大活動(dòng)檔案、突發(fā)事件處理檔案等。（二）檔案編號(hào)1.采用年度類別編號(hào)法，即按照檔案形成的年度和類別進(jìn)行編號(hào)。例如，2023年行政管理類檔案編號(hào)為“2023XZ”，其中“XZ”代表行政管理類。2.具體編號(hào)規(guī)則如下：年度：用四位數(shù)字表示，如2023年。類別：用兩位大寫字母表示，具體對(duì)應(yīng)上述各類別。流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號(hào)。3.對(duì)于同一類別的檔案，若數(shù)量較多，可進(jìn)一步細(xì)分小類，并在編號(hào)中體現(xiàn)。例如，行政管理類中的人事檔案編號(hào)為“2023XZRS”，其中“RS”代表人資檔案。四、檔案收集（一）收集范圍1.管理處各部門在履行職責(zé)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的檔案材料。2.與管理處業(yè)務(wù)相關(guān)的外部單位發(fā)來的文件、函件、合同等資料。3.員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、報(bào)告、總結(jié)等，按照規(guī)定應(yīng)歸檔的部分。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料辦理完畢后，及時(shí)整理并移交檔案管理部門，不得積壓或自行留存。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案信息的一致性和完整性。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，對(duì)未按要求及時(shí)移交檔案的部門進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。五、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.根據(jù)檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.對(duì)同一類別的檔案材料進(jìn)行排序，按照文件形成時(shí)間先后順序排列，重要文件在前，次要文件在后。3.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)與檔案編號(hào)一致。4.編制文件目錄，文件目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件題名、日期、責(zé)任者等內(nèi)容，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。5.對(duì)破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)，對(duì)字跡模糊或易褪色的文件進(jìn)行復(fù)制。6.按照檔案裝訂要求，將每份文件材料左側(cè)對(duì)齊，采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.按照檔案類別和編號(hào)順序，將檔案整齊排列上架存放，便于查找和利用。2.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，做到賬物相符。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行初步鑒定，提出存毀意見。2.檔案鑒定小組對(duì)初步鑒定意見進(jìn)行審核，結(jié)合檔案的實(shí)際利用情況和歷史價(jià)值，確定最終的存毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等信息。（四）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定小組審核批準(zhǔn)后，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。八、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.管理處內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理室查閱。2.檔案管理室工作人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，及時(shí)查找并提供相關(guān)檔案，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理室進(jìn)行復(fù)印。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理室，檔案管理室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，除填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》外，還應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得在檔案上做任何標(biāo)記或損壞檔案。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。九、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的年度新增數(shù)量、累計(jì)數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：如查閱、借閱檔案的人次、卷次等。3.檔案保管情況統(tǒng)計(jì)：如檔案庫房溫濕度記錄、檔案設(shè)備維護(hù)情況