PAGE撫順市城建檔案館制度一、總則（一）目的為加強撫順市城建檔案館的管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保城建檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本館實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于撫順市城建檔案館全體工作人員，以及涉及城建檔案形成、移交、利用等相關(guān)活動的單位和個人。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則城建檔案由撫順市城建檔案館集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映城市建設(shè)活動的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集城市規(guī)劃、建設(shè)、管理過程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.系統(tǒng)性原則對檔案進行科學(xué)分類、整理，保持檔案之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.安全性原則采取有效措施確保檔案實體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案收集（一）收集范圍1.各類城市規(guī)劃檔案，包括總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、專項規(guī)劃等編制過程中形成的文件、圖紙、模型等。2.城市建設(shè)工程檔案，涵蓋建筑工程、市政工程、園林工程、人防工程等從項目立項到竣工驗收全過程的檔案資料。3.城市管理檔案，如城市基礎(chǔ)設(shè)施維護、環(huán)境衛(wèi)生管理、城市交通管理等方面的文件材料。4.與城市建設(shè)相關(guān)的科研成果、技術(shù)標準、規(guī)范等檔案。5.城市建設(shè)活動中形成的聲像檔案、電子檔案等特殊載體檔案。（二）收集要求1.各建設(shè)單位、施工單位、勘察設(shè)計單位等在項目建設(shè)過程中，應(yīng)按照檔案管理要求，及時整理、歸檔本單位形成的城建檔案，并在項目竣工驗收后[X]個月內(nèi)，向撫順市城建檔案館移交。2.移交的檔案應(yīng)符合檔案整理規(guī)范，字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。3.對于重要建設(shè)項目或具有特殊意義的城市建設(shè)活動，應(yīng)實行跟蹤收集，確保檔案的及時、完整獲取。（三）收集程序1.檔案館制定年度檔案收集計劃，明確收集范圍、重點項目和時間要求。2.主動與建設(shè)單位、相關(guān)部門溝通聯(lián)系，提前介入項目建設(shè)過程，了解檔案形成情況，指導(dǎo)檔案整理工作。3.建設(shè)單位在檔案整理完成后，向檔案館提交檔案移交清單，申請檔案移交。4.檔案館對移交的檔案進行審核，對不符合要求的檔案，提出整改意見，退回建設(shè)單位重新整理。5.審核通過后，辦理檔案交接手續(xù)，雙方在交接清單上簽字確認。三、檔案整理（一）整理原則遵循城建檔案的形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類標準1.工程檔案按照工程類別分為建筑工程、市政工程、園林工程、人防工程等，再根據(jù)工程建設(shè)階段進一步細分，如立項文件、設(shè)計文件、施工文件、竣工驗收文件等。2.規(guī)劃檔案按照規(guī)劃類型分為總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、專項規(guī)劃等，按規(guī)劃編制過程中的不同階段進行整理。3.管理檔案根據(jù)管理內(nèi)容分為城市基礎(chǔ)設(shè)施維護檔案、環(huán)境衛(wèi)生管理檔案、城市交通管理檔案等類別。4.特殊載體檔案聲像檔案按照內(nèi)容主題、時間順序等進行分類；電子檔案按照存儲格式、文件類型等進行分類。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案對收集到的紙質(zhì)檔案進行分類、編號、編目、裝訂等工作。編號應(yīng)具有唯一性，編目應(yīng)準確反映檔案的內(nèi)容和特征，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于查閱。2.聲像檔案對照片、錄像等聲像資料進行整理，標注拍攝時間、地點、人物、事件等信息，制作相應(yīng)的文字說明，并進行數(shù)字化存儲。3.電子檔案對電子文件進行分類存儲，建立科學(xué)合理的文件命名規(guī)則和目錄結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。同時，對電子檔案進行元數(shù)據(jù)管理，記錄文件的背景信息、版本信息等。四、檔案保管（一）保管場所1.撫順市城建檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（二）檔案上架1.檔案整理完成后，應(yīng)及時上架保管。上架排列應(yīng)按照分類編號順序進行，便于查找利用。2.不同載體的檔案應(yīng)分區(qū)存放，紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案密集架上，聲像檔案、電子檔案等應(yīng)存放在專門的存儲設(shè)備中，并做好標識。（三）保管期限1.城建檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保存的檔案主要是對城市建設(shè)和發(fā)展具有重要歷史價值、科學(xué)研究價值和憑證作用的檔案。長期保存的檔案保管期限為[X]年，是反映城市建設(shè)一般情況的檔案。短期保存的檔案保管期限為[X]年，是在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用需求等因素綜合確定，并在檔案整理過程中進行標注。（四）定期檢查1.檔案館應(yīng)建立檔案定期檢查制度，每月對檔案庫房進行巡查，每季度對檔案進行全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、載體質(zhì)量、環(huán)境條件等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，建立檔案檢查臺賬，記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等信息。五、檔案利用（一）利用范圍1.城市規(guī)劃、建設(shè)、管理部門及相關(guān)單位因工作需要查閱城建檔案。2.公民、法人和其他組織因個人事務(wù)或?qū)W術(shù)研究等需要查閱城建檔案。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案館查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案，檔案館應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人進行指導(dǎo)。2.借閱對于確需借出檔案館的檔案，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案館負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案館審核同意后，按照規(guī)定的收費標準收取復(fù)制費用，并提供復(fù)制服務(wù)。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案館印章，注明出處。（三）利用程序1.申請利用者向檔案館提交檔案利用申請，說明利用目的、所需檔案內(nèi)容等信息，并填寫相應(yīng)的申請表。2.審核檔案館對利用申請進行審核，根據(jù)檔案的保管期限、密級等規(guī)定，確定是否提供利用及利用方式。3.辦理審核通過后，利用者按照檔案館的要求辦理查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，領(lǐng)取檔案或復(fù)制件。4.歸還借閱的檔案利用完畢后，利用者應(yīng)按時歸還檔案館，并辦理歸還手續(xù)。歸還時，檔案館應(yīng)對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究利用者的責(zé)任。（四）保密規(guī)定1.利用者應(yīng)對查閱、借閱的檔案內(nèi)容予以保密，不得擅自泄露、傳播檔案信息。2.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理和利用，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、復(fù)制和傳播。3.檔案館工作人員在提供檔案利用服務(wù)過程中，應(yīng)嚴格遵守保密制度，對利用者的身份信息、利用目的等予以保密。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，對到期檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面審查、綜合判斷的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成。鑒定小組負責(zé)對擬銷毀檔案進行審查和鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的保管期限是否已滿。2.檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史價值。3.檔案是否涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私等不宜公開的內(nèi)容。（四）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，形成鑒定報告，提出銷毀意見。2.鑒定報告經(jīng)檔案館負責(zé)人審核批準后，編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.銷毀清冊經(jīng)主管部門審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.建立完善的城建檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。2.提高檔案信息資源的開發(fā)利用效率，為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理提供便捷的信息服務(wù)。（二）系統(tǒng)功能1.檔案管理模塊實現(xiàn)檔案的分類編目、著錄標引、存儲管理等功能，對檔案的全生命周期進行跟蹤管理。2.利用服務(wù)模塊提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等在線申請和辦理功能，同時支持遠程利用服務(wù)，方便利用者獲取檔案信息。3.數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析模塊對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.安全管理模塊建立檔案信息安全防護體系，對系統(tǒng)用戶進行權(quán)限管理，確保檔案信息的安全保密。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.按照檔案整理規(guī)范，對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，更新檔案信息，清理無效數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時效性和可用性。（四）安全保障1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，確保數(shù)據(jù)安全。3.對系統(tǒng)用戶進行安全培訓(xùn)，提高用戶的安全意識和操作技能，規(guī)范用戶行為，防止因用戶操作不當(dāng)導(dǎo)致信息安全事故。八、人員職責(zé)（一）館長職責(zé)1.全面負責(zé)撫順市城建檔案館的管理工作，制定工作計劃和目標，組織實施各項工作任務(wù)。2.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，確保檔案管理工作依法依規(guī)進行。3.負責(zé)檔案人員隊伍建設(shè)，組織開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。4.審核檔案收集、整理、保管、利用等工作中的重要文件和報告，協(xié)調(diào)解決工作中的重大問題。5.負責(zé)與上級主管部門、相關(guān)單位及社會各界的溝通協(xié)調(diào)，爭取支持和合作，推動城建檔案事業(yè)發(fā)展。（二）檔案業(yè)務(wù)人員職責(zé)1.負責(zé)城建檔案的收集、整理、保管、利用等具體業(yè)務(wù)工作，嚴格按照檔案管理規(guī)范和工作流程操作。2.指導(dǎo)建設(shè)單位、施工單位等做好檔案整理工作，確保檔案質(zhì)量。3.負責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的操作和維護，及時錄入、更新檔案數(shù)據(jù)，保障系統(tǒng)正常運行。4.開展檔案編研工作，挖掘檔案信息資源，為城市建設(shè)和發(fā)展提供參考依據(jù)。5.協(xié)助利用者查閱、借閱檔案，提供必要的咨詢服務(wù)，做好