PAGE市檔案局三項制度一、總則（一）目的為了加強市檔案局的管理，規(guī)范工作流程，提高工作效率，確保檔案工作的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本三項制度。（二）適用范圍本制度適用于市檔案局全體工作人員，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家檔案法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作合法合規(guī)開展。2.真實準(zhǔn)確原則：保證檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，如實反映歷史事實。3.安全保密原則：加強檔案安全管理，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露。4.高效便民原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，方便社會各界利用檔案。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.機關(guān)文件材料：本局在履行職能活動中形成的各種文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.重大活動檔案：本局組織或參與的重大會議、重要活動、專項工作等形成的具有保存價值的文件、照片、音像等資料。3.社會捐贈檔案：接收社會各界捐贈的與本市歷史文化、經(jīng)濟社會發(fā)展相關(guān)的檔案資料。4.其他具有保存價值的檔案：根據(jù)檔案管理需要，收集的其他各類檔案。（二）收集要求1.及時收集：各部門應(yīng)在文件材料形成或活動結(jié)束后的規(guī)定時間內(nèi)，將相關(guān)檔案資料移交至檔案部門。2.完整齊全：確保收集的檔案資料完整無缺，能夠全面反映工作活動的全過程。3.質(zhì)量合格：檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖像完整、格式規(guī)范，符合檔案整理要求。（三）收集程序1.部門移交：各部門指定專人負(fù)責(zé)整理本部門的檔案資料，填寫檔案移交清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，定期移交至檔案部門。2.檔案部門接收：檔案部門對移交的檔案資料進行核對、清點，檢查檔案的完整性和質(zhì)量，辦理接收手續(xù)。3.特殊情況處理：對于未能及時移交或存在問題的檔案資料，檔案部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，督促整改，確保檔案收集工作順利進行。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循標(biāo)準(zhǔn)：按照國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)規(guī)定進行整理。2.分類科學(xué)：根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素，進行合理分類，便于管理和查找。3.保持聯(lián)系：維護檔案之間的有機聯(lián)系，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。（二）整理方法1.歸檔文件整理：對紙質(zhì)歸檔文件進行分類、編號、編目、裝訂等操作，編制歸檔文件目錄。2.電子文件整理：按照電子文件管理要求，對電子文件進行分類、命名、存儲，建立電子文件數(shù)據(jù)庫，并進行元數(shù)據(jù)著錄。3.照片檔案整理：對照片進行分類、編號、標(biāo)注說明，制作照片檔案冊或電子相冊。4.音像檔案整理：對音像資料進行分類、編號、標(biāo)注內(nèi)容，建立音像檔案目錄，并進行數(shù)字化存儲。（三）整理流程1.初步分類：檔案人員對接收的檔案資料進行初步分類，確定檔案的類別和保管期限。2.詳細(xì)整理：按照各類檔案的整理方法，對檔案進行詳細(xì)的整理操作，確保整理質(zhì)量。3.質(zhì)量檢查：整理完成后，由檔案部門負(fù)責(zé)人或指定專人進行質(zhì)量檢查，對不符合要求的檔案及時進行整改。4.上架排列：將整理好的檔案按照分類順序上架排列，便于保管和利用。四、檔案保管制度（一）保管場所1.檔案庫房：設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.溫濕度控制：配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.安全設(shè)施：安裝消防設(shè)施、防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫房安全。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：采用密集架存放紙質(zhì)檔案，按照分類順序排列，定期進行清點和檢查。2.電子檔案保管：建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用異地備份、磁帶存儲等方式，確保電子檔案的安全。3.特殊載體檔案保管：對照片、音像等特殊載體檔案，應(yīng)采取專門的保管措施，如制作備份、密封保存等。（三）保管期限1.永久保管：對反映本局主要職能活動、歷史面貌、具有長遠利用價值的檔案，實行永久保管。2.定期保管：對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，分別設(shè)定30年、10年等不同的保管期限。3.保管期限變更：根據(jù)檔案的實際價值和利用需求，對保管期限進行適時調(diào)整。（四）檔案清查1.定期清查：每年定期對檔案進行全面清查，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，填寫檔案清查登記表。2.不定期清查：在檔案管理過程中，如遇機構(gòu)變動、人員調(diào)整等情況，及時進行檔案清查，確保檔案的準(zhǔn)確和完整。3.清查結(jié)果處理：對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改，如補充缺失檔案、修復(fù)損壞檔案等。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.內(nèi)部利用：本局工作人員因工作需要，可查閱、借閱本局檔案。2.外部利用：社會組織、個人因研究、編史修志、文化交流等合法需求，可按照規(guī)定程序查閱、利用本局檔案。（二）利用要求1.申請登記：利用者需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案部門辦理利用手續(xù)。2.查閱限制：對涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱范圍。3.借閱期限：借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.利用記錄：檔案部門對檔案利用情況進行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容等。（三）利用方式1.查閱：利用者可在檔案查閱室查閱檔案，檔案人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：對確需借出檔案的，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞。3.復(fù)制：根據(jù)利用者需求，可為其提供檔案復(fù)印件或電子副本，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案部門印章。（四）利用監(jiān)督1.現(xiàn)場監(jiān)督：檔案人員在利用者查閱、借閱檔案過程中，應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保利用行為符合規(guī)定。2.定期檢查：定期對檔案利用情況進行檢查，查看利用記錄是否完整、利用行為是否規(guī)范等。3.違規(guī)處理：對違反檔案利用制度的行為，檔案部門應(yīng)及時制止，并